Uma agência funerária trabalha com prazos curtos, muitos documentos e famílias em sofrimento. Um software de gestão para empresas funerárias tira os papéis do caminho da equipa. Escrevemos este guia como quem constrói este tipo de software, com exemplos em vídeo onde os temos, e para ajudar a decidir entre um programa de prateleira e um feito à medida.
A atividade funerária rege-se pelo Decreto-Lei n.º 109/2010, que define o acesso e o exercício da atividade: as agências precisam de um responsável técnico e de registar a atividade junto da DGAE. O Decreto-Lei n.º 411/98 regula a remoção, o transporte, a inumação, a exumação, a trasladação e a cremação de cadáveres. A ASAE fiscaliza, e cada câmara municipal tem o seu regulamento para os cemitérios que gere.
Quem trabalha no setor e o que faz cada um
- Agências funerárias: organizam o funeral, da recolha ao cortejo, e acompanham a família nos documentos.
- Crematórios: fazem a cremação e entregam as cinzas.
- Tanatopraxia: preparam e conservam o corpo para o velório.
- Trasladação e repatriamento: transportam cadáveres no país e para o estrangeiro, com a documentação do destino.
- Cemitérios: gerem sepulturas, jazigos, concessões, exumações e ossários.
Gestão de óbitos e serviços funerários
Cada serviço é um processo com muitas etapas e documentos. No exemplo que fizemos para uma agência funerária fictícia, quando a família entrega o último documento, o passo fica concluído e a equipa vê em que ponto está o serviço e o que falta. O software não regista o óbito nem faz pedidos à conservatória ou ao cemitério: acompanha-os e passa os dados por exportação. Guarda:
- Abertura do processo: dados do falecido e do óbito, e contactos da família e de quem pediu o serviço.
- Documentos do óbito: certificado de óbito, registo na Conservatória e certidões, com o que já foi entregue e o que falta.
- Recolha e destino do corpo: equipa, viatura, hora e local de depósito.
- Serviço contratado: urna, velório, serviço religioso, cortejo, e inumação ou cremação. No exemplo fictício, o orçamento separa cada componente e as taxas de terceiros; se a família muda a urna, o total atualiza e segue por email.
- Autorizações e requerimentos: os que cada município exige para inumação, cremação, trasladação ou exumação, com os prazos.
- Tanatopraxia e transporte: registo de cada intervenção e transporte, com a respetiva documentação.
Cemitérios, concessões e ossários
- Planta do cemitério: sepulturas, jazigos e ossários, com o estado de cada um.
- Concessões: titular, prazo (perpétua ou temporária), data de fim e pessoas inumadas.
- Renovações e titularidade: alertas ao titular antes do fim do prazo e registo da transmissão, por exemplo quando o titular falece.
- Exumações: agendamento dentro dos prazos legais e registo do destino dos restos mortais. O Decreto-Lei n.º 411/98 proíbe abrir uma sepultura antes de decorridos três anos sobre a inumação, salvo mandado da autoridade judiciária.
- Ossário e cinzas: registo dos depósitos e da sua localização.
Seguros pré-pagos, crematório e faturação
- Seguros de funeral e planos de pré-necessidade: tomador, beneficiário, capital, atualização e os serviços escolhidos pela pessoa em vida. Os seguros são supervisionados pela ASF.
- Crematório: agendamento, registo e entrega das cinzas em urna, com o documento.
- Faturação: fatura à família e, quando existe seguro ou plano, à seguradora ou à entidade pagadora, com a repartição do valor.
As prestações de serviços das empresas funerárias e de cremação, e os bens acessórios a esses serviços, estão isentas de IVA ao abrigo do artigo 9.º, n.º 26 do CIVA. É uma isenção incompleta: não se liquida IVA nas vendas nem se deduz o das compras. A fatura tem de indicar o motivo da isenção, e o software deve pô-lo automaticamente. Confirme sempre o enquadramento de cada serviço com o seu contabilista.
Digitalização e memorial online
- Memorial online: página de homenagem e livro de condolências digital, que a família pode partilhar.
- Velório virtual: transmissão da cerimónia para familiares no estrangeiro ou que não podem deslocar-se.
- Contratação online: para famílias que preferem um processo digital, com preços transparentes.
Os dados das famílias estão sujeitos ao RGPD, e a publicação de informação e de fotografias deve ter sempre a autorização da família. No exemplo fictício, o aviso de falecimento só é publicado depois de a família o aprovar, e as condolências passam por moderação.
Indicadores de uma empresa funerária
- Conversão do primeiro contacto: percentagem de contactos que resultam num serviço. A família contacta tipicamente uma ou duas agências, e a rapidez, a empatia e a transparência de preços pesam.
- Margem por serviço: valor faturado menos o custo direto de urna, cortejo e cemitério, útil para definir pacotes e opcionais.
- Prazo médio de renovação de concessões: dias entre o fim da concessão e a sua renovação ou notificação de exumação.
- Satisfação das famílias: questionário após o período de luto, num setor em que a recomendação de boca em boca é o principal canal de angariação.
Programa de prateleira ou feito à medida
A recomendação é nossa: com poucos serviços, sem cemitério a cargo e com a isenção de IVA já tratada na faturação, um programa de prateleira chega. O à medida faz sentido nestes casos:
- Vários serviços no mesmo dia: viaturas, salas e pessoas partilhadas. No exemplo fictício, quando um segundo serviço pede a viatura 1, já ocupada, o conflito fica assinalado e a viatura 2 é atribuída.
- Cemitério a cargo: planta, prazos e renovações de concessões.
- Faturação repartida: seguradora e família pagam partes do mesmo serviço.
- Programas que já existem: a faturação ou a contabilidade ficam onde estão, e ligamos por API se o programa der acesso, ou por exportação.
Quanto custa software à medida para uma empresa funerária
Um sistema completo, com gestão de óbitos, cemitério e faturação integrada, é orçado caso a caso, porque depende dos processos e das integrações. Módulos e complementos começam em: automação pontual, como alertas de renovação de concessões, a partir de €300; dashboard de indicadores a partir de €500; aplicação web, como a gestão de óbitos ou de cemitério, a partir de €800; app mobile para a equipa de recolha a partir de €2.500; manutenção mensal a partir de €50. As integrações são orçadas à parte, e o preço final fixa-se na proposta.
Há mais exemplos de software para empresas funerárias e exemplos por setor; a faturação a seguradoras está no guia de software para contabilidade e gestão financeira. Começamos pelo processo mais repetitivo e orçamos caso a caso. Contacte-nos: se um programa de prateleira chegar, dizemos-lhe.