Software de Gestão para Agências Marítimas e Transitários

Uma agência marítima ou um transitário lida ao mesmo tempo com armadores, portos, alfândegas, importadores e exportadores, cada um com documentos e prazos. Com tudo em emails e folhas de cálculo, um documento em falta pode descobrir-se tarde. Escrevemos este guia como quem constrói este tipo de software: um software de gestão para agências marítimas e transitários reúne escalas, manifestos, transportes, afretamento, apoio ao despacho e faturação. Mostramos exemplos em vídeo de setores próximos onde a lógica é a mesma e ajudamos a decidir entre prateleira e à medida.

Este guia foca-se na agência marítima e no transitário. Para estiva e operação de terminais, veja o guia de software para estiva e operações portuárias; para despacho aduaneiro, o guia de software para despachantes aduaneiros aprofunda a classificação pautal e os regimes aduaneiros.

As agências marítimas (agentes de navegação) representam os armadores nos portos portugueses. Os transitários organizam o transporte internacional de mercadorias por mar, ar, estrada e ferrovia, ao abrigo do Decreto-Lei n.º 255/99. O contrato de transporte marítimo de mercadorias rege-se pelo Decreto-Lei n.º 352/86.

• Agências marítimas: coordenam a chegada e a partida dos navios, a atracação com piloto e rebocadores, o abastecimento, a receção de resíduos ao abrigo da Diretiva (UE) 2019/883 e a tripulação (vistos, assistência médica, repatriação).
• Transitários: emitem ou endossam documentos de transporte (Bill of Lading, Air Waybill, CMR), gerem o seguro de carga e coordenam a carga e a descarga nos portos.

Escalas de navios e documentação portuária

• Escala do navio: notificação de chegada com a antecedência exigida pela Janela Única Portuária, piloto, rebocadores e serviços de escala.
• Manifesto de carga: dados de cada unidade de carga (BL, contentor, peso bruto, volume e tipo de mercadoria), submetidos por via eletrónica. O sistema pode prepará-los para exportação.
• Mercadorias perigosas: declaração segundo o Código IMDG e a Convenção SOLAS, com verificação das regras de segregação.
• Certificados: de origem, sanitários e fitossanitários, nas exportações agroalimentares.
• Contas de escala: as tarifas portuárias cobradas ao armador, a pilotagem, a rebocagem, a amarração, o abastecimento e o despacho alimentam a proforma account (conta provisória) e a final account (conta definitiva).

Transportes internacionais e documentos logísticos

• Booking e BL: reserva de espaço no navio e de contentor (FCL, contentor completo, ou LCL, carga agrupada) junto do armador. O Bill of Lading identifica o expedidor (shipper), o destinatário (consignee) e o notify party, descreve e pesa a mercadoria e indica se o frete é pré-pago (freight prepaid) ou a pagar no destino (freight collect).
• Consolidação LCL: o transitário agrupa cargas de vários clientes num contentor, emite um House BL (HBL) a cada expedidor e recebe o Master BL (MBL) do armador.
• Cargas especiais: perigosas, frigoríficas (reefer), fora de medidas (oversized) e de alto valor, cada uma com certificados e instruções de manuseamento próprios.

Afretamento, despacho aduaneiro e faturação

No afretamento (chartering), o software gere os contratos (charter party) por viagem (voyage charter) ou a tempo (time charter), calcula o laytime, as sobreestadias (demurrage) e o dispatch money segundo as cláusulas do contrato, e acompanha os contratos de volume (COA, Contract of Affreightment) para cargas recorrentes.

No despacho aduaneiro, a classificação pautal segue o Sistema Harmonizado, ao nível de 8 dígitos da Nomenclatura Combinada da UE, e a mercadoria é colocada num regime aduaneiro (livre prática, trânsito, aperfeiçoamento ativo ou exportação). As declarações são tratadas por despachantes ou pelos operadores habilitados. O software da agência ou do transitário recolhe dados e documentos e entrega-os a quem despacha, por exportação ou por API se der acesso. Num exemplo de outro setor, uma empresa fictícia de serviços administrativos, cada pedido tem prazo, responsável e lista de documentos, e o cliente carrega o que falta na sua área. O ICS2 (Import Control System 2) é o sistema europeu para a declaração sumária de entrada, antes de a carga chegar à UE, e os dados de carga devem estar organizados para a alimentar.

Na faturação, a agência marítima fatura ao armador as despesas portuárias repercutidas e os seus honorários. O transitário fatura ao importador ou exportador o frete, os encargos de origem e de destino, o seguro de carga e os honorários de despacho.

Digitalização portuária e rastreamento

• Janela única marítima: o Regulamento (UE) 2019/1239 cria um ambiente europeu de janela única marítima, para submeter digitalmente as formalidades de declaração dos navios (formulários FAL) numa só plataforma. Em Portugal, a Janela Única Portuária é o ponto de entrada.
• Rastreamento de contentores: ligação ao track and trace dos armadores, se der acesso, até à entrega ao cliente. Num exemplo de outro setor, uma transportadora fictícia, o cliente final recebe o aviso de saída com a janela estimada e outro perto da hora.

Indicadores de agência marítima e de transitário

• Tempo médio de despacho de importação: horas ou dias entre a chegada do navio e a entrega da mercadoria ao importador.
• Receita por shipment: frete marítimo, taxas de origem e de destino (como THC, ISPS, BAF e CAF) e honorários de despacho, base para o pricing e para negociar com os armadores.
• Margem dos serviços de despacho: honorários cobrados menos o custo interno do técnico.
• Satisfação dos clientes (NPS): fiabilidade, comunicação e rapidez.

Programa de prateleira ou à medida

Recomendamos começar por um programa de prateleira do setor se ele já trata bookings, BL e faturação como a empresa trabalha. À medida faz sentido nestes casos:

• Contas de escala em folhas soltas: proforma e conta final feitas à mão, diferenças justificadas ao armador uma a uma.
• Afretamento com cláusulas próprias: o laytime e a demurrage dependem de cláusulas que o programa não lê.
• Os mesmos dados escritos várias vezes: a carga é registada de novo para o despachante, o porto e a faturação.
• Clientes a pedir o estado da carga: o telefone responde ao que uma página de seguimento podia mostrar.

Quanto custa software à medida para uma agência marítima ou um transitário

Um sistema completo, com escalas, manifestos, transportes, afretamento e faturação integrada, orçamenta-se caso a caso. Módulos e complementos começam nestes patamares: automação pontual, como alertas de escalas e de prazos de laytime, a partir de €300; dashboard de indicadores a partir de €500; aplicação web, como a gestão de bookings e BL ou de contas de escala, a partir de €800; app mobile para acompanhamento de cargas a partir de €2.500; manutenção mensal a partir de €50. As integrações com plataformas portuárias e armadores orçam-se caso a caso; o preço final fixa-se na proposta. Exemplo hipotético: uma agência que comece pelas contas de escala fica no patamar da aplicação web.

Veja os exemplos de software para transporte e logística e explore os exemplos por setor. O planeamento de rotas, as guias de transporte e a prova de entrega digital na ponta terrestre da cadeia estão no guia de software para transporte e logística. Na Soluções à Medida começamos pelo processo mais repetitivo e orçamos caso a caso. Contacte-nos.