O despachante aduaneiro (ou representante aduaneiro) trata do desalfandegamento em nome de importadores e exportadores perante a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Combina a classificação pautal (código da Nomenclatura Combinada), os regimes aduaneiros (importação, exportação, trânsito, depósito, aperfeiçoamento ativo e passivo, importação temporária), as medidas de política comercial da União Europeia e as regras de cada tipo de produto, como as do controlo sanitário e veterinário. Os requisitos para exercer a atividade e as regras de representação são definidos pela legislação aduaneira e pela AT, e devem ser confirmados junto delas.

Um software de gestão para despachantes aduaneiros junta a carteira de clientes, o processo de cada expedição, a preparação das declarações, a faturação e o controlo de prazos e de licenças. Escrevemos este guia como quem constrói este tipo de software: descrevemos cada área, dizemos quando a prateleira chega e, onde um exemplo nosso de outro setor mostra o mesmo problema, contamos o que acontece.

Clientes e expedições

  • Ficha do cliente: dados fiscais e número EORI (necessário para operações aduaneiras na UE), operações habituais, mercadorias com classificações já validadas e procurações em vigor.
  • Processo da expedição: tipo de operação (importação, exportação, trânsito), origem e destino, meio de transporte (marítimo, aéreo, rodoviário ou ferroviário), transportador e transitário, documentos de suporte (fatura comercial, lista de volumes, conhecimento de embarque, certificados de origem e licenças quando exigidas) e estado do processo. Num exemplo que fizemos para um gabinete de serviços administrativos, fictício, cada pedido tem prazo, responsável e a lista do que falta, e o cliente carrega na sua área o documento em falta. A expedição pode seguir a mesma lógica.
  • Prazos críticos: nas importações marítimas, o contentor tem um período no porto antes de começarem a acumular custos de sobreestadia, e no transporte aéreo os prazos são ainda mais curtos. O sistema pode avisar quando a declaração ainda não foi submetida e o prazo está a esgotar-se.
O relógio do contentor no porto
Contentor · chegada ao porto no dia 0Período sem custos: 5 dias (exemplo)
012345678910
Dias sem custosÚltimos diasSobreestadia a acumular
Documentos do processoFatura comercialrecebidoLista de volumesrecebidoConhecimento de embarquerecebidoCertificado de origemem falta
Falta o certificado de origem, e o prazo esgota-se em 2 dias. O sistema avisa o despachante antes de começar a custar dinheiro.
Exemplo hipotético. Cada dia depois da chegada conta, e o desalfandegamento depende de documentos que nem sempre chegam a tempo. O sistema junta o prazo e o que falta no mesmo ecrã.

Declarações aduaneiras

As declarações de importação e de exportação são eletrónicas e submetem-se nos canais oficiais da AT, com regras técnicas que mudam com os sistemas europeus. O software de gestão não substitui esses canais: organiza a documentação e os dados da declaração, incluindo o código da Nomenclatura Combinada, que determina o direito aplicável, as medidas de política comercial (como anti-dumping ou licenças) e a certificação exigida.

Num exemplo que fizemos para um escritório de imigração, fictício, cada processo tem a lista de documentos definida para o tipo de pedido: o cliente envia pelo portal o que falta, o escritório valida-o e a submissão é feita depois nos canais oficiais. Num despacho, a lista seria por tipo de declaração.

Cruzar a fatura comercial, o conhecimento de embarque e os certificados de origem com a nomenclatura, e calcular os direitos e o IVA antes de submeter, ajuda a apanhar erros cedo. Conforme a carteira, pode ser preciso ligar a sistemas como o TRACES (movimentos de animais e produtos de origem animal) e o controlo da DGAV, ou às plataformas de gestão de importação e comércio internacional, se derem acesso ou por exportação.

Direitos e IVA de uma importação
RegimeProcedimento 40 · introdução em livre prática
Código NC8471 30 00
OrigemTerceiro país
Valor aduaneiroValor da fatura mais transporte e seguro até à fronteira da UE
€10.000,00
Direitos aduaneiros6,5% sobre o valor aduaneiro (taxa hipotética do código NC)
€650,00
Base do IVAValor aduaneiro mais direitos
€10.650,00
IVA de importação23% sobre a base (taxa hipotética)
€2.449,50
Total a pagar na declaração€3.099,50
Exemplo hipotético, com taxas ilustrativas. O sistema calcula os direitos e o IVA a partir do valor aduaneiro e do código NC, antes de a declaração seguir, e o cliente sabe quanto vai pagar.

Portos, aeroportos e fronteira terrestre

Um despachante trabalha em portos como Leixões, Lisboa, Sines e Setúbal, em terminais de carga aérea e na fronteira terrestre com Espanha. Cada modo tem requisitos e prazos próprios, e as formalidades de declaração dos navios fazem-se pela Janela Única Logística (JUL). Para quem gere processos em vários locais, o sistema pode mostrar o estado de cada um, da pré-declaração ao desalfandegamento, com prazos, custos acumulados e documentos em falta, por porto e por modo de transporte.

Faturação e custos de despacho

  • Honorários: a fatura inclui os honorários e pode incluir despesas pagas em nome do cliente (direitos, taxas portuárias, análises). O IVA destas despesas depende de cada caso e convém confirmá-lo com o contabilista.
  • Adiantamentos e conta corrente: o despachante paga muitas vezes por conta do cliente e é reembolsado depois, por isso cada cliente precisa de uma conta corrente reconciliada.
  • Direitos e IVA de importação: o cálculo por expedição, a partir do valor aduaneiro e do código NC, serve a reconciliação e um eventual pedido de restituição.
  • Software certificado: a faturação deve sair de software certificado pela AT.

Licenças e autorizações

Certas mercadorias exigem licenças ou certificados antes do desalfandegamento: produtos agrícolas sujeitos a medidas de gestão de mercado (certificados de importação), produtos de dupla utilização, precursores de drogas (Regulamento (CE) n.º 111/2005) e material militar, este com regime próprio. O software deve guardar cada licença com número, validade e quantidades autorizadas e utilizadas, e ligá-la às declarações: ultrapassar a validade ou o saldo é um incumprimento aduaneiro, com risco de coimas e de retenção da mercadoria.

Saldo de uma licença de importação
Licença de importação (exemplo)500 t autorizadas
Validadetermina em 18 dias
Já utilizado410 t · 82%
DU 1120 tDU 2200 tDU 390 tSaldo90 t

Cada declaração aduaneira que usa a licença desconta a quantidade. Com 90 t de saldo e 18 dias de validade, o despachante sabe se a próxima remessa cabe.

Exemplo hipotético. Quantidade autorizada, quantidade já usada por cada declaração e saldo restante, com a validade da licença. Exceder o saldo ou a validade é um incumprimento aduaneiro.

Operador Económico Autorizado (OEA)

O estatuto de Operador Económico Autorizado, previsto no Código Aduaneiro da União (Regulamento (UE) n.º 952/2013), é uma certificação voluntária, concedida pela AT a empresas com bom historial de conformidade e sistemas de controlo interno adequados. Pode trazer menos controlos, procedimentos simplificados e reconhecimento mútuo com alguns países terceiros. O despachante ajuda os clientes a preparar e manter o estatuto, e o software pode acompanhar os critérios e avisar quando uma mudança de procedimentos ou de sistemas os pode pôr em causa.

Confidencialidade e RGPD

O despachante conhece informação comercial sensível: preços, fornecedores e compradores estrangeiros, volumes e valores aduaneiros. Está protegida pelo dever de confidencialidade e pelo RGPD, e não pode ser partilhada sem autorização do cliente. O software deve ter acesso por carteira (cada responsável só vê os seus clientes), arquivo seguro com os prazos de conservação da legislação aduaneira e fiscal, e encriptação dos documentos sensíveis.

Indicadores de gestão

  • Tempo médio de desalfandegamento por operação e por porto ou aeroporto, para dar prazos realistas.
  • Volume de expedições por cliente e por período, para ver quem cresce e quem está em declínio.
  • Valor de direitos geridos por cliente: o risco que o despachante assume por cada um, base para limites e pré-pagamentos.

Prateleira ou à medida

Com poucas expedições e mercadorias que se repetem, um programa de prateleira com faturação certificada chega, e é o que recomendamos. À medida compensa quando:

  • Os documentos chegam por email de clientes, transitários e transportadores, e ninguém sabe o que falta em cada processo.
  • Há licenças com validade e saldo controladas numa folha à parte.
  • Os adiantamentos por conta do cliente são reconciliados à mão.
  • Trabalha em vários portos ou aeroportos e quer ver todos os processos num só ecrã.

A submissão das declarações continua nos canais oficiais; o que fazemos organiza o trabalho à volta dela.

Quanto custa

Um sistema completo para um escritório de despacho é orçamentado à medida e depende do que se pretende ligar. Para começar por partes, os patamares da tabela de preços são: automação pontual, como o alerta de prazo de sobreestadia ou de validade de licenças, a partir de €300; dashboard de expedições, prazos e conta corrente por cliente a partir de €500; aplicação web para um processo, como o processo da expedição ou o controlo de licenças, a partir de €800; app mobile a partir de €2.500; manutenção mensal a partir de €50. As ligações a programas de terceiros, se derem acesso ou por exportação, são orçadas caso a caso, e o preço final fixa-se na proposta.

Veja exemplos para transporte e logística e para comércio internacional, e explore os exemplos por setor. As rotas e a prova de entrega estão no guia de software para transporte e logística. Costumamos começar pelo processo que mais se repete, como os documentos da expedição ou as licenças. Contacte-nos e receba resposta em menos de 24 horas.