Um grupo empresarial de média dimensão, como uma holding familiar com três a dez empresas operacionais, tem um problema que cresce com cada empresa nova: a informação existe em cada uma, e não existe ao nível do grupo. Cada empresa tem o seu ERP, fecha as suas contas e envia uma folha de cálculo à holding, e a equipa financeira passa dias a compilar, a eliminar as vendas entre empresas do grupo e a calcular os indicadores. Quando o relatório chega à administração, os dados já têm duas semanas. Escrevemos este guia como quem constrói este software, com exemplos em vídeo. É para quem gere ou dirige um grupo empresarial de média dimensão em Portugal: quando basta a prateleira, o que deve fazer um software à medida, os limites e quanto custa. Os grupos cotados têm equipas e sistemas próprios, e não são o público deste guia.
Onde um software à medida ajuda, e onde não
A contabilidade de cada empresa continua no seu programa, e o contabilista certificado continua a ser responsável pelas contas. O que o software à medida acrescenta é a camada de grupo: juntar os dados das empresas, conferir as operações entre elas, mostrar os indicadores e as posições de tesouraria e guardar a estrutura societária. A consolidação para efeitos legais tem regras técnicas próprias, e quem a valida é o contabilista certificado ou o revisor, e não o software, que prepara os dados. Se todas as empresas usam o mesmo ERP e o contabilista já trabalha com um programa de consolidação, recomendamos ficar por aí. Veja o guia de como escolher um ERP. A camada à medida compensa nestes casos:
- Empresas em programas diferentes, juntas hoje à mão em folhas de cálculo.
- Muitas operações entre empresas, com saldos acertados por email no fecho.
- Serviços partilhados a imputar às empresas. No exemplo que fizemos para um grupo fictício, cada serviço é repartido pelo seu critério (pessoas, utilizadores, volume de compras) e as faturas internas seguem para o programa certificado da sociedade que presta os serviços.
- Regras de aprovação próprias. No mesmo grupo fictício, o pedido de um camião de 85.000 € sobe à administração por passar os 50.000 €, e é aprovado com o orçamento ao lado.
As regras em resumo
- Consolidação de contas: a obrigação de elaborar contas consolidadas depende da dimensão e da estrutura do grupo, nos termos do Código das Sociedades Comerciais e do Sistema de Normalização Contabilística. Pelo SNC aplica-se a NCRF 15, e os grupos com valores cotados usam as normas internacionais. Em qualquer caso, eliminam-se as operações e os saldos entre empresas do grupo.
- Aprovação e entrega de contas: cada sociedade aprova as suas contas em assembleia geral, dentro dos prazos do Código das Sociedades Comerciais, e entrega a IES (Informação Empresarial Simplificada), que serve também para o depósito das contas no registo comercial.
- Registo comercial e beneficiário efetivo: as alterações à estrutura societária e aos órgãos sociais têm de ser registadas, e os beneficiários efetivos declarados e atualizados no registo central (RCBE), com prazos próprios.
- Tributação: os grupos de sociedades com participações relevantes podem optar pelo regime especial de tributação dos grupos de sociedades em IRC, e as operações entre empresas relacionadas estão sujeitas às regras de preços de transferência. Valide com o seu consultor fiscal.
Este resumo é geral e não substitui o parecer de um contabilista certificado ou de um advogado. As regras e os prazos mudam.
Conferir as operações dentro do grupo
Uma venda entre duas empresas do grupo não é receita do grupo. O trabalho está em saber o que cada empresa vendeu à outra e se a outra o registou da mesma maneira. As diferenças (fatura por receber, datas, notas de crédito) têm de ser resolvidas antes do fecho. No mesmo grupo fictício, os saldos de cada par de empresas são comparados dos dois lados: entre Distribuição e Transportes faltam 1.850 €, uma fatura de setembro registada só pela empresa que a emitiu.
- Mapa de relações entre empresas: quem vende a quem, em que categorias (mercadorias, serviços, rendas, juros, royalties).
- Conferência vendedor e comprador, com as diferenças assinaladas e a causa registada.
- Dados das empresas lidos dos programas de cada uma: costumamos ligar por API se o programa der acesso, ou por exportação.
- Trilha de auditoria dos valores individuais até aos consolidados, para o contabilista e o revisor.
Estrutura do grupo e secretariado societário
O mapa do grupo guarda as empresas, as participações, o método de consolidação que o contabilista definir para cada uma e os órgãos sociais com as datas dos mandatos. Com dez empresas, mandatos a terminar, atas por lavrar, assembleias por convocar e declarações por atualizar são secretariado que se perde facilmente.
- Mapa de participações diretas e indiretas, com histórico de alterações.
- Mandatos de gerentes e administradores, com aviso antes de acabarem.
- Atas e deliberações arquivadas por empresa, com pesquisa por data e tema.
- Calendário de obrigações por empresa: assembleia de contas, IES, atualizações do registo de beneficiários efetivos.
Tesouraria do grupo
A liquidez do grupo é a soma das posições de cada empresa, mas raramente se vê junta. Uma empresa pode pagar juros de descoberto enquanto outra tem excedente.
- Saldos bancários de todas as empresas num só ecrã, por empresa, banco e moeda. A importação depende do acesso que cada banco dá, e muitas vezes faz-se por ficheiro.
- Previsão de tesouraria a algumas semanas, com base nas contas a receber e a pagar de cada empresa.
- Cenários: o que acontece à tesouraria se um cliente grande pagar mais tarde.
- Financiamentos entre empresas do grupo (suprimentos, contratos de tesouraria): o sistema regista-os e os juros, mas os termos têm enquadramento fiscal e societário próprio: valide com o seu consultor.
Indicadores por unidade de negócio
Empresas de negócios diferentes têm indicadores diferentes: uma fábrica mede eficiência de equipamentos e rejeições, uma distribuidora a rotação de stock, uma empresa de serviços a utilização da equipa. O painel do grupo deve mostrar, por empresa, os indicadores financeiros (receita, margem, resultado, dívida líquida) e os operacionais próprios, comparados com o orçamento e o histórico, com alertas de desvio por empresa. No grupo fictício, o painel junta vendas, orçamento e margem de quatro empresas, vindos de programas diferentes: a transportadora fecha setembro com 134 mil € face a 155 mil € orçamentados, e o detalhe mostra o desvio por cliente e por custo. Veja os guias de dashboards de gestão e de business intelligence.
Relatório para a administração e para os auditores
- Pacote mensal gerado a partir dos dados do fecho: resultados por empresa, desvios ao orçamento, tesouraria e alertas.
- Formatos de saída (PDF, folha de cálculo, apresentação) para reunião.
- Informação para o revisor e o contabilista, com a rastreabilidade dos ajustamentos.
Quanto custa
- Automação pontual (recolha mensal dos dados de cada empresa, alerta de mandatos e prazos, relatório de saldos bancários): a partir de €300.
- Dashboard de grupo com indicadores por empresa, desvios e tesouraria: a partir de €500.
- Aplicação web com estrutura do grupo, mandatos, calendário de obrigações e conferência de operações entre empresas: a partir de €800.
- App mobile para a administração consultar indicadores e aprovar: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Consolidação automática de contas, ligação aos programas de cada empresa e aos bancos, e integrações: orçamento caso a caso.
O retorno depende de onde o grupo perde hoje: dias de compilação por fecho, erros de intragrupo e decisões com dados de há duas semanas. Conte os dias do último fecho antes de pedir propostas. O preço final fixa-se na proposta.
O que perguntar a um fornecedor
- O que propõe construir, e o que recomenda comprar já feito, como a consolidação legal?
- Como lê os dados de cada um dos nossos programas, e o que fica manual?
- Como se conferem as operações entre empresas, e como se resolvem as diferenças?
- Quem valida o método de consolidação, e como fica a trilha de auditoria?
- Quem vê o quê, e como se separam os dados de cada empresa?
- Quais são os custos ao fim de três anos, e como levo os meus dados se mudar?
Por onde começar
Comece pelo painel de grupo com indicadores e saldos de tesouraria, que é o que a administração mais sente, e pelo calendário de obrigações e mandatos, que evita coimas. A conferência de operações entre empresas e o pacote de reporting vêm depois.
Fazemos software para grupos de média dimensão e holdings familiares, adaptado à estrutura de cada um. Começamos pelo processo mais repetitivo do fecho e orçamos caso a caso. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso. Veja também as soluções para grupos empresariais, o guia de software para contabilidade e gestão financeira e os exemplos por setor.