Uma loja de bicicletas faz três negócios ao mesmo tempo: vende bicicletas e componentes, repara as dos clientes e, nalguns casos, aluga frota a turistas. Cada um tem o seu problema. Na venda, o tamanho e a compatibilidade das peças. Na oficina, bicicletas de clientes em fases diferentes. No aluguer, o estado de cada bicicleta à saída e à devolução. Este guia é para quem gere uma loja, uma oficina ou um centro de aluguer de bicicletas em Portugal. Escrevemo-lo como quem constrói este tipo de software, com exemplos em vídeo de uma loja fictícia. Cobre o que o sistema deve fazer, as regras, quando chega um programa de prateleira e quanto custa.
Stock: por modelo, por tamanho e por compatibilidade
O stock de uma loja de bicicletas tem duas camadas. As bicicletas completas, cada uma com marca, modelo, tamanho, cor e número de quadro, e os componentes e acessórios (pneus, câmaras-de-ar, correntes, cassetes, pastilhas), que só servem se forem compatíveis com a montagem. Uma gestão por quantidade não chega: um tamanho M não serve quem pede L. No exemplo que fizemos, fictício, falta o M em verde e há um na outra loja: fica reservado em nome do cliente e transferido, e os tamanhos sem stock entram na proposta de encomenda.
- Bicicletas por número de quadro, com componentes instalados, preços, data de entrada e, quando vendida, o cliente e a data, para a garantia.
- Componentes com campo de compatibilidade (por exemplo, dimensões de pneu ou número de velocidades), para apoiar o balcão e a oficina.
- Stock mínimo por referência e lista de encomenda ao fornecedor com o que falta, incluindo as peças consumidas nas reparações.
- Código de barras ou QR por bicicleta, para entradas e saídas rápidas no ponto de venda.
A oficina: cada bicicleta e o seu estado
Uma oficina ativa pode ter uma dúzia de bicicletas ao mesmo tempo, em fases diferentes. Sem registo, as etiquetas de papel caem, o balcão não sabe se a bicicleta de quem telefonou está pronta, e o cliente que aprovou um orçamento não recebe notícias. No quadro de reparações por estado que fizemos, fictício, uma e-bike espera por pastilhas de travão e avança quando chegam. Outra fica pronta e o cliente recebe mensagem para levantar.
- Entrada com cliente, queixa, fotografia e técnico responsável.
- Estados: diagnóstico, orçamento enviado, aprovado ou recusado, em reparação, pronta e entregue.
- Avisos ao cliente por SMS ou email (orçamento com ligação para aprovar, peças chegadas, bicicleta pronta), conforme o consentimento que o cliente deu para receber mensagens.
- Horas por intervenção, para saber se a oficina é rentável.
Aluguer: o estado à saída e à devolução
Um centro de aluguer precisa de saber, a qualquer momento, que bicicleta está com quem, até quando e em que estado saiu. Sem registo, quando uma bicicleta volta com um dano, é difícil provar que é novo. No exemplo que fizemos, fictício, a bicicleta é fotografada na entrega e a caução registada. Na devolução é verificada ponto a ponto contra a entrega, e o desconto na caução fica justificado com fotografia.
- Calendário de frota por tipo de bicicleta, com reservas online no site da loja, se a loja o quiser.
- Ficha de aluguer com o cliente, a bicicleta, o prazo, os acessórios entregues (capacete, cadeado) e o depósito ou seguro, conforme o contrato.
- Fotografia à saída e à devolução, com comparação.
- Aviso ao cliente e ao balcão quando o prazo de devolução se aproxima.
- Enquadramento: o aluguer a turistas pode exigir registo como atividade turística e seguros próprios, por isso confirme com o Turismo de Portugal e com a sua seguradora. Veja também o guia de rent-a-car, que trata do aluguer de outros veículos.
Bicicletas elétricas
As bicicletas elétricas têm componentes com vida própria: bateria, motor e ecrã. O sistema deve guardar, por bicicleta, os números de série do motor e da bateria, as revisões do sistema elétrico e as intervenções, para dar ao cliente uma indicação informada do estado da bateria. No nosso exemplo fictício, a capacidade da bateria fica registada em cada revisão, para comparar. A leitura de dados de ciclos de carga ou de erros do motor depende do fabricante e da ferramenta de diagnóstico que este disponibiliza, por isso confirme-o antes de prometer essa função.
Regras que interessam
- Classificação da bicicleta elétrica: o Código da Estrada, na redação do Decreto-Lei n.º 102-B/2020, define o velocípede com motor, com assistência que se interrompe aos 25 km/h, e, segundo as fontes que consultámos, com o limite de potência alargado em relação aos 250 W da definição europeia. Acima de 25 km/h, a bicicleta deixa de ser tratada como velocípede e passa a ser tratada como ciclomotor ou motociclo, com matrícula, seguro e carta. As fontes indicam ainda obrigações de uso de capacete em certos casos. Confirme a redação em vigor: é a loja quem informa o cliente.
- Normas de produto: a EN ISO 4210 para requisitos de segurança das bicicletas e a EN 15194 para as de assistência elétrica. A loja que repara o sistema elétrico deve usar componentes compatíveis com a certificação original.
- Garantia legal: nas vendas a consumidores, o Decreto-Lei n.º 84/2021 prevê três anos de garantia de conformidade para bens móveis novos. O registo de cada venda com número de quadro e data é o que permite tratar uma reclamação e acionar a garantia do fabricante ou do importador.
- Segurança de produtos e recolhas: quando um fabricante anuncia uma recolha de um componente, o vendedor deve poder identificar e contactar os clientes afetados. O regulamento europeu de segurança geral dos produtos (Regulamento (UE) 2023/988) reforçou as obrigações dos operadores, por isso confirme o que se aplica à sua loja.
- Faturação e dados pessoais: por programa de faturação certificado pela AT, e com RGPD nos contactos e nas fotografias dos clientes.
Este resumo vem de fontes públicas, e as regras de trânsito mudaram recentemente. Não substitui a confirmação junto da autoridade competente ou de um advogado.
Recolhas e revisões
- Pesquisa por componente: quando há uma recolha, o sistema lista as bicicletas em stock e as vendidas com esse componente, e os clientes a contactar.
- Lembretes de revisão por tempo desde a última revisão, e por quilómetros quando o cliente os declara ou quando o dispositivo os fornece.
- Histórico por bicicleta e por cliente, para campanhas sazonais e para propostas de troca de componentes.
Indicadores que vale a pena seguir
- Rotação de stock por modelo e tamanho, e bicicletas paradas há mais tempo.
- Tempo na oficina por bicicleta e orçamentos por responder.
- Margem da oficina (horas e peças) contra o custo.
- Ocupação da frota de aluguer por tipo e por época, e danos por aluguer.
- Clientes com revisão em atraso.
Programa de prateleira ou à medida
- Uma loja, sem oficina nem aluguer com peso: recomendamos um programa de prateleira de ponto de venda e faturação certificado.
- Oficina com muitas bicicletas em fases diferentes: caso típico para à medida.
- Mais de uma loja, com stock por tamanho e cor em cada uma.
- Frota de aluguer com fotografias e caução por aluguer.
- Faturação que já funciona: mantém-se, e ligamos por API se der acesso, ou por exportação.
Quanto custa
- Automação pontual (aviso de bicicleta pronta, lembrete de revisão, lista de encomenda de peças abaixo do mínimo): a partir de €300.
- Dashboard com stock por modelo e tamanho, oficina e aluguer: a partir de €500.
- Aplicação web com inventário, oficina com estados e fichas de aluguer com fotografia: a partir de €800.
- App mobile para o mecânico e para o balcão fotografarem e registarem: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50. O preço final fixa-se na proposta.
- Ponto de venda e faturação certificada, reservas online com pagamento, ligação a fornecedores e integrações: orçamentamos caso a caso.
O retorno depende de onde a loja perde hoje: vendas perdidas por falta do tamanho certo, bicicletas esquecidas na oficina, danos de aluguer sem prova. Conte-os durante uma época antes de pedir propostas. Se a loja vende online, veja o guia de software para comércio eletrónico, e para a gestão de stocks em geral o de gestão de stocks.
O que perguntar a um fornecedor
- Como gere o stock por modelo, tamanho e número de quadro?
- Como se regista a compatibilidade de componentes?
- Como funciona o aviso ao cliente, e como se respeita o consentimento?
- Como se guarda a fotografia à saída e à devolução do aluguer?
- O que consegue ler de uma bicicleta elétrica, e o que depende do fabricante?
- Quais são os custos ao fim de três anos, e como levo os meus dados se mudar?
Por onde começar
Costumamos começar pelo processo mais repetitivo: aqui, a oficina com estados e avisos ao cliente, e o stock por tamanho, que são o que mais se sente ao balcão. O aluguer com fotografias entra quando houver frota, e a ligação ao ponto de venda e à loja online depois.
Na Soluções à Medida fazemos software para lojas, oficinas e centros de aluguer de bicicletas, adaptado ao seu modo de trabalhar. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo. Veja também as soluções para o setor das bicicletas, as soluções para turismo e os exemplos por setor.