Muitas PME portuguesas que movimentam produtos físicos ainda controlam o stock em folhas de cálculo. Funciona nos primeiros meses e depois começa a falhar.
Escrevemos este guia como quem constrói sistemas de stocks e, onde temos exemplo em vídeo, mostramo-lo. Cobre o que deve fazer um software de gestão de stocks, quando basta um programa pronto, o que a lei e os setores regulados exigem em Portugal e como dar o primeiro passo.
Onde a folha de cálculo falha
- Erros de introdução: um zero a mais ou a menos numa contagem gera encomendas desnecessárias ou ruturas sem aviso.
- Versões diferentes: dois colaboradores em ficheiros diferentes acumulam divergências até ao próximo inventário físico.
- Sem alertas: ninguém é avisado quando um artigo crítico chega ao mínimo, e a rutura descobre-se com o cliente à espera.
- Sem rastreabilidade de lotes: em alimentação, farmácia ou químicos, saber que lote foi vendido a quem e quando é difícil de manter numa folha.
- Sem análise de rotação: saber que artigos mais saem, quais estão parados e quais se aproximam da validade pede horas de trabalho manual.
- Sem ligação: a folha não fala com a faturação, a loja online nem as compras, e cada alteração faz-se três vezes.
O que deve fazer um software de gestão de stocks
- Entradas e saídas: receção, venda, transferência entre armazéns, devoluções e ajustes, cada movimento com data, utilizador, documento de origem e quantidade.
- Localização: corredor, estante e posição de cada artigo, para reduzir a procura e os erros de preparação.
- Lotes e validades: registo do lote na receção, saída pelo critério FEFO (o que caduca primeiro sai primeiro) e alertas de validade. Num exemplo que fizemos para uma distribuidora fictícia, o operador lê primeiro um lote de leite que expira a 28/11 e o sistema avisa que há um lote com validade mais curta; os dois lotes recolhidos ficam na guia.
- Stock mínimo e reposição: um nível mínimo por artigo, que gera alerta ou proposta de encomenda ao fornecedor.
- Análise ABC e rotação: artigos de maior e menor saída, artigos sem movimento e previsão de consumo a partir do histórico.
- Valorização do stock: o inventário entra no balanço, e a norma contabilística de inventários (NCRF 18, no SNC) admite fórmulas como o FIFO e o custo médio ponderado. A fórmula confirma-se com o contabilista, e o software aplica-a de forma consistente.
Stocks simples ou WMS
Programa pronto: com um armazém ou uma loja, algumas centenas de referências, sem localização por posição e com picking simples, basta muitas vezes o módulo de stocks do programa de faturação ou do ERP, e recomendamos começar por aí. Na nossa leitura, o caso é de sistema à medida quando há:
- Variantes: tamanhos, cores ou acabamentos com stock próprio.
- Vários pontos de venda: loja, site e marketplaces a vender do mesmo stock, ou várias lojas a transferir entre si.
- Lotes e validades: saída por FEFO e resposta a uma recolha de lote.
- Programas que já usa: faturação, loja online e ERP ligados ao stock, por API se derem acesso ou por exportação.
WMS (Warehouse Management System): compensa com vários armazéns, milhares de referências, percursos de recolha otimizados ou exigências regulatórias de rastreabilidade. Gere o armazém posição a posição, com leitores de código de barras. Para uma PME, um sistema à medida mais simples que um WMS completo é muitas vezes o meio-termo.
Reposição: quando e quanto encomendar
O ponto de encomenda de um artigo depende de duas coisas: quanto sai por dia e quanto demora o fornecedor a entregar. Somando o consumo durante esse prazo a uma margem de segurança, obtém-se o nível a partir do qual se deve encomendar. O software usa o histórico de saídas e o prazo de cada fornecedor para propor a encomenda, e o comprador revê e aprova. Num exemplo que fizemos para uma loja de bicicletas fictícia, o tamanho M em verde que falta numa loja fica reservado na outra, e os tamanhos sem stock entram na proposta de encomenda antes da época.
Requisitos específicos de Portugal
- Rastreabilidade alimentar: o Regulamento (CE) n.º 178/2002, no artigo 18.º, exige que os operadores consigam identificar quem lhes forneceu um alimento e a quem o forneceram (um passo atrás e um passo à frente). A fiscalização em Portugal é da ASAE e, para produtos de origem animal, também da DGAV. O software regista o lote do fornecedor, associa-o às saídas e permite tirar o relatório numa recolha. Veja também o guia de rastreabilidade alimentar e HACCP digital.
- HACCP: o Regulamento (CE) n.º 852/2004 obriga os operadores alimentares a procedimentos baseados nos princípios HACCP. O módulo de stocks pode registar a temperatura na receção de refrigerados e congelados, com alerta de desvio e arquivo para auditoria.
- Guias de transporte: os documentos de transporte de mercadorias têm de ser comunicados à Autoridade Tributária antes do início do transporte (Portaria n.º 161/2013), no caso dos sujeitos passivos abrangidos pela obrigação, e com programa certificado. O sistema de stocks pode preparar os dados da guia e passá-los ao programa certificado, ou receber dele o documento, sem dupla introdução. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
- Resíduos e e-GAR: o transporte de resíduos em território nacional é acompanhado pela guia eletrónica e-GAR, da APA, que não substitui a guia de transporte da AT. Se a empresa movimenta resíduos, estas saídas registam-se com os dados do stock, e a ligação à plataforma da APA avalia-se caso a caso.
- Medicamentos: farmácias e distribuidores têm regras próprias de rastreio de lotes e validades, e de registo de estupefacientes e psicotrópicos. Os registos e comunicações aplicáveis confirmam-se com o INFARMED e com o software de farmácia que já usa.
Ligações a faturação, e-commerce, ERP e compras
- Faturação certificada: quando a fatura é emitida, o stock baixa, e quando há uma nota de devolução, volta a entrar.
- Loja online e marketplaces: cada venda atualiza o stock, para não vender o que está esgotado. Num exemplo que fizemos para uma loja online fictícia, a última toalha vendida ao balcão põe o stock a 0 e a quantidade nova segue para os três canais online. Depende do acesso que cada plataforma dá.
- ERP: por API, se o ERP der acesso, ou por exportação, para sincronizar movimentos, encomendas e requisições. Veja o guia de ERP à medida para PME.
- Compras: propostas de encomenda ao fornecedor habitual, pelo consumo e pelo prazo de entrega.
Casos de uso por setor
- Farmácias e distribuidores de saúde: controlo de validades por lote, alertas de rutura de medicamentos críticos e registos obrigatórios. Num exemplo para a parafarmácia de uma farmácia fictícia, protetores solares perto da validade entram numa campanha e o que sobrar fica assinalado para devolução ou abate. Veja as soluções para farmácia e nutrição.
- Comércio por grosso e distribuição: vários armazéns, picking por localização, integração com transportadoras e devoluções. Veja as soluções para comércio por grosso e o guia de software para transporte e logística.
- Fabricação e indústria: matérias-primas, produto em curso e acabado, consumo por ordem de fabrico e desperdício. Veja as soluções para fabricação, as soluções para indústria e o guia de software de gestão industrial e produção.
- Alimentação e bebidas: FEFO, registos HACCP na receção e certificados de fornecedores. Veja as soluções para alimentação e bebidas.
Inventário no armazém com o telemóvel
- Receção: ler o código de barras do artigo, confirmar a quantidade e associar lote e validade.
- Picking: seguir uma lista de recolha e confirmar cada artigo com leitura de código, para evitar trocas.
- Transferências: registar a saída de uma posição e a entrada noutra na hora.
- Inventário cíclico: contar uma zona de cada vez, sem parar o armazém, e ver as diferenças face ao stock teórico.
- Etiquetas: imprimir a partir do telemóvel numa impressora compatível.
Em paletes e localizações, o QR Code guarda mais informação do que o código de barras e lê-se a maior distância.
Como migrar da folha de cálculo
- Mapear os dados: código, descrição, unidade, localização, stock atual, mínimo, fornecedor e custo, o que revela duplicados e campos em branco.
- Limpar: eliminar duplicados, uniformizar unidades, corrigir descrições e decidir o que fazer aos obsoletos. Dados sujos na folha dão dados sujos no sistema.
- Importar e validar: importar por ficheiro CSV ou Excel estruturado, comparar totais e conferir uma amostra de artigos críticos.
- Trabalhar em paralelo: nas primeiras semanas, manter a folha como referência, o que revela movimentos nunca registados.
Quanto custa
- Automação ou integração pontual (por exemplo, alertas de stock mínimo ou de validade a partir de dados que já existem): a partir de €300.
- Dashboard de rotação, rutura e valor do stock: a partir de €500.
- Aplicação web com artigos, movimentos, lotes, localizações e reposição: a partir de €800.
- App mobile para leitura de códigos de barras e QR no armazém: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Integrações com ERP, faturação certificada, loja online ou transportadoras, e WMS completos com vários armazéns: orçamento personalizado, caso a caso.
O preço final fixa-se na proposta. Antes de decidir, vale a pena medir o custo atual das ineficiências: horas em tarefas manuais, ruturas, stock parado e erros de inventário.
Por onde começar
Se se reconhece em ruturas frequentes, num inventário que não bate com a contabilidade ou em auditorias difíceis, o passo seguinte é um diagnóstico: quantos artigos e utilizadores, que ligações existem e que regras se aplicam ao seu setor. Na Soluções à Medida começamos pelo processo mais repetitivo do seu armazém, ligamos aos programas que já usa por API se derem acesso ou por exportação, e orçamos caso a caso. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo, e veja os exemplos por setor.