Faturação Eletrónica em Portugal: O Que o Seu Software Precisa de Cumprir

Em Portugal, emitir faturas com programas informáticos obriga, em regra, a usar software de faturação certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, define as regras de processamento e de conservação de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, e a AT certifica os programas que as cumprem. Para quem tem um software de gestão desenvolvido à medida, a pergunta prática é: como se liga isto à faturação sem quebrar a lei?

Escrevemos este guia como quem liga sistemas de gestão à faturação: não fazemos programas certificados, ligamos o sistema de gestão ao programa certificado do cliente, por API se der acesso ou por exportação. O guia explica o que a lei exige ao software de faturação, o que são o SAF-T (PT) e o ATCUD, e como decidir entre prateleira e sistema à medida. As regras técnicas mudam por portaria, por isso confirme sempre o que está em vigor no Portal das Finanças ou com o seu contabilista.

O que a lei exige ao software de faturação

O programa de faturação tem de estar certificado pela AT, o que significa que cumpre requisitos técnicos e funcionais verificados por ela. Entre os principais:

• Assinatura eletrónica (hash) em cadeia: cada documento leva uma assinatura calculada a partir de dados do próprio e do documento anterior, o que garante a integridade e impede alterações ou eliminações sem deixar rasto.
• Numeração sequencial por série, sem falhas, dentro de cada série definida no programa.
• Comunicação prévia das séries à AT: a AT devolve um código de validação da série, que entra no ATCUD.
• ATCUD e código QR em cada documento. A Portaria n.º 195/2020 regulamentou-os, e a menção ao ATCUD é obrigatória desde 1 de janeiro de 2023.
• Exportação em SAF-T (PT): o ficheiro normalizado que a AT pode pedir numa inspeção.
• Conservação dos documentos, pelo prazo legal e com integridade garantida.

O incumprimento pode dar lugar a coimas, e emitir documentos fora de um programa certificado expõe a empresa a problemas fiscais. A lista de programas certificados está no portal da AT.

O que é o SAF-T (PT) e porque importa

O SAF-T (PT), Standard Audit File for Tax, é um ficheiro XML normalizado para exportar dados de faturação e, na versão contabilística, de contabilidade, para efeitos de controlo fiscal. Tipicamente inclui a identificação da empresa e do período, o cadastro de produtos e serviços, os clientes e os fornecedores, os documentos emitidos e os movimentos contabilísticos.

A AT pode pedir o ficheiro de um período numa ação de inspeção, e a comunicação de dados de faturação à AT é feita a partir dele. Se o software não o gera ou o gera com dados incompletos ou inconsistentes, a empresa fica exposta. Um programa de faturação que não consiga produzir SAF-T (PT) conforme as especificações da AT está, para este efeito, incompleto.

Sistema à medida e faturação: dois caminhos

Um software de gestão à medida para a operação, a logística, o CRM ou os stocks articula-se com a faturação de dois modos:

• Módulo de faturação certificado dentro do software à medida: tudo no mesmo ambiente, com os dados partilhados. É o modelo que dá mais autonomia, mas obriga a desenvolver o programa de faturação segundo as regras da AT, a testá-lo e a submetê-lo a certificação, e depois a acompanhar as alterações legais. É um projeto pesado, que só compensa em casos de volume elevado ou de processos de faturação muito próprios.
• Integração com um programa de faturação já certificado: o software à medida trata da operação e envia os dados da venda para o programa certificado, que emite o documento em conformidade e devolve o número, o ATCUD e o hash, que ficam registados no sistema de gestão. É o caminho que recomendamos à generalidade das PMEs.

O segundo é o único que fazemos, e só quando o sistema à medida se justifica. Recomendamos a prateleira, só o programa certificado, quando a venda é simples e entra por um só canal. O sistema à medida compensa quando se reconhece nestes sinais:

• Os mesmos dados escritos duas vezes: cliente, NIF, artigos e valores entram na gestão e voltam a ser escritos na faturação.
• Vendas por vários canais: site, marketplaces e telefone em listas separadas, que alguém junta antes de faturar.
• Passos próprios antes da fatura: aprovações, tipos de documento, stocks ou terminais de venda que o programa não segue como a empresa trabalha.
• Documentos que chegam de fora: faturas de compra em papel, email ou mensagem, lançadas à mão para a contabilidade.

Que programas certificados existem

Alguns dos programas certificados mais usados por PMEs em Portugal, cada um com o seu perfil:

• PHC: solução portuguesa, com versões para várias dimensões de empresa.
• Primavera: muito usada por PMEs e médias empresas, com opções de integração.
• Moloni: cloud, popular em empresas mais pequenas e no comércio eletrónico.
• Vendus: cloud, com foco no retalho e na restauração, e integração com terminais de venda.
• Jasmin: da Primavera, orientado a microempresas e novas empresas.

Ligamos por API quando o programa e o plano contratado dão acesso, por exportação de ficheiros quando não dão, e confirmamos o que o seu permite antes de planear.

Quando o sistema de gestão não tem faturação integrada

Sem ligação à faturação, o fluxo habitual é a dupla digitação: cliente, artigo, quantidade e valor inseridos primeiro no sistema de gestão e depois no de faturação. Isto traz:

• Erros de transcrição, como NIF incorreto, valores diferentes ou artigos trocados;
• Tempo perdido em trabalho repetitivo que se pode automatizar;
• Dados desalinhados entre o sistema de gestão e as faturas emitidas, o que complica a reconciliação;
• Risco de emitir fora do programa certificado, por pressa ou por engano, com as consequências fiscais que isso tem.

Num exemplo que fizemos para uma loja online fictícia, as encomendas do site, dos marketplaces e por telefone ficam numa só lista. Quando o pagamento da encomenda #1047, de 64,80 €, é confirmado por MB WAY, a fatura é emitida no programa certificado e segue por email para o cliente.

Comunicação à AT e e-Fatura

O e-Fatura é o sistema da AT para receber e consultar os dados das faturas. Um programa certificado deve comunicar estes dados dentro dos prazos legais, registar o resultado da comunicação, tratar as séries e o ATCUD e gerar os ficheiros SAF-T (PT) de cada período. Os prazos e as formas de comunicação foram sendo revistos, e devem ser confirmados no portal da AT.

Fora da fatura tradicional, a fatura eletrónica em formato estruturado é já usada na contratação pública, e a União Europeia está a avançar para a fatura eletrónica entre empresas. Acompanhe o calendário oficial para saber quando isso lhe chegará.

Exemplos por setor

• Restauração e hotelaria: faturas emitidas a cada transação, muitas vezes em terminais de venda, com integração em tempo real. Veja restauração.
• Comércio eletrónico: uma fatura por cada venda, emitida automaticamente após o pagamento. Veja comércio eletrónico.
• Contabilidade e finanças: exportação de SAF-T, reconciliação com dados da AT e documentos retificativos. Num exemplo para um gabinete fictício, a fatura de combustível fotografada por um cliente é lida automaticamente, o administrativo corrige o total para 62,40 € e a fatura confirmada fica pronta para seguir para o programa de contabilidade. Veja contabilidade e finanças.
• Alojamento: faturas de serviços, taxas turísticas e regularizações de estadia. Veja alojamento.

Perguntas frequentes

Posso emitir faturas manualmente, sem software certificado?

A lei prevê situações excecionais, como uma falha do sistema informático, em que se podem emitir documentos em papel. Essas situações têm regras de numeração, de comunicação e de conteúdo. Para uso regular, quem está abrangido tem de usar programa certificado. Confirme o seu caso com o contabilista.

Um software à medida pode ser certificado pela AT?

Em princípio, qualquer programa de faturação que cumpra os requisitos pode ser submetido a certificação. É, no entanto, um processo exigente, e para a maior parte das empresas é mais sensato integrar o sistema à medida com um programa já certificado. É o que fazemos.

Que prazo existe para comunicar faturas à AT?

O prazo e a forma de comunicação dependem da legislação em vigor e foram sendo alterados por portaria. Consulte o portal da AT ou o seu contabilista certificado para a sua situação.

O que é o ATCUD e como se obtém?

O ATCUD (Código Único de Documento) identifica cada documento e é composto pelo código de validação da série, atribuído pela AT quando o contribuinte comunica a série, e pelo número sequencial do documento nessa série. Aparece nos documentos com o formato ATCUD:código-número, junto ao código QR, e é obrigatório desde 1 de janeiro de 2023.

Qual é a diferença entre fatura e fatura simplificada?

A fatura simplificada pode ser emitida nas condições previstas no Código do IVA, sobretudo em vendas e serviços a consumidores finais até um limite legal, sem identificação completa do cliente. A fatura completa identifica o cliente com o NIF e é obrigatória quando este a pede ou quando a operação excede esses limites. Um programa certificado deve suportar os dois tipos. Os limites e as regras devem ser confirmados no Código do IVA.

Quanto custa ligar o sistema à faturação

Orçamos a integração com o programa de faturação caso a caso, porque depende do programa, do plano contratado e do que se pretende automatizar. Para as automações à volta da faturação, os patamares são: automação pontual, como o envio automático das faturas ou o alerta de faturas por emitir, a partir de €300; dashboard de faturação e cobranças a partir de €500; aplicação web para um processo de faturação ou de cobrança a partir de €800; app mobile a partir de €2.500; manutenção mensal a partir de €50. O preço final fixa-se na proposta.

Por onde começar

Começamos por um levantamento: faturas por mês e crescimento previsto, faturação manual ou já integrada, e que programa certificado usa e que acesso dá. O que não é opção é continuar a emitir fora de um programa certificado.

Explore os exemplos por setor e leia mais sobre integração de sistemas e sobre dashboards e automações de contabilidade. Na Soluções à Medida ligamos o seu sistema de gestão ao programa de faturação certificado que usa. Contacte-nos para uma análise sem compromisso do seu caso, com resposta em menos de 24 horas.