Área do cliente com a marca do gabinete
Cada cliente entra com o seu acesso, vê só os seus dados, envia documentos, consulta o que foi entregue e descarrega relatórios.
Um gabinete gasta horas antes de começar a lançar: juntar documentos, pedir extratos em falta, manter um calendário fiscal por cliente. Para contabilistas certificados (TOC) e gabinetes pequenos, pode construir-se, ao lado do programa certificado em uso, um portal de entrega de documentos, avisos de prazo e relatórios sem montagem manual.
015 problemas
Um cliente manda a fatura de combustível por WhatsApp, outro reencaminha um PDF, o terceiro deixa uma caixa de papéis à receção. Alguém junta tudo por cliente e por mês antes de começar.
Faltam os extratos bancários, a fatura de uma renda, o recibo de uma viagem. O técnico liga ou escreve, espera, insiste, e repete o ciclo no mês seguinte com o mesmo cliente.
IVA, retenções, declaração mensal de remunerações, IES, Modelo 22: cada cliente tem a sua periodicidade. Quando o técnico responsável falta, ninguém sabe o que vence amanhã.
O extrato do banco é cruzado com os lançamentos linha a linha, e o balancete do cliente é exportado, colado num modelo e enviado por email na última semana do mês.
Sem um sítio onde ver o que foi entregue e o que está pendente, o cliente telefona.
025 passos
Entrega
Hoje
O cliente manda a fatura por WhatsApp ou deixa o papel no gabinete.
Com software à medida
O cliente fotografa a fatura no telemóvel e submete-a na sua área do portal, já associada ao mês e à empresa.
Triagem
Hoje
Um administrativo descarrega, renomeia e arquiva por cliente.
Com software à medida
Com leitura automática de faturas, orçada à parte, o sistema propõe fornecedor, NIF, data e valor; o administrativo confirma ou corrige.
Documentos em falta
Hoje
O técnico compara com o extrato e liga ao cliente.
Com software à medida
Os movimentos do banco sem documento geram uma lista e um lembrete ao cliente, com o que falta.
Lançamento
Hoje
O técnico escreve os dados no programa de contabilidade.
Com software à medida
Os dados confirmados seguem para o programa, por ficheiro ou ligação, conforme o que o fornecedor permitir.
Relatório ao cliente
Hoje
Exporta-se o balancete, monta-se um modelo e envia-se por email.
Com software à medida
O relatório fica na área do cliente quando o mês é fechado, e o cliente recebe um aviso.
035 funcionalidades
Cada cliente entra com o seu acesso, vê só os seus dados, envia documentos, consulta o que foi entregue e descarrega relatórios.
O dono de uma oficina ou de um restaurante fotografa o recibo no momento e envia-o logo, sem esperar pelo fim do mês.
A partir do regime de IVA, do tipo de IRC ou IRS e dos trabalhadores de cada cliente, gera-se a lista de obrigações, com aviso escalonado ao técnico e à gerência antes de cada data.
Todos os meses, num dia fixo, o cliente recebe a lista de extratos e faturas por entregar; o lembrete pára quando o documento chega.
Um painel cruza honorários, horas gastas e obrigações próximas, e mostra que clientes custam mais tempo do que rendem.
044 demonstrações
Demonstrações de 15 segundos, construídas pela nossa equipa com dados fictícios. Abra cada uma para ver as funcionalidades em detalhe.
O cliente fotografa a fatura e envia-a já no mês certo. No gabinete, a leitura automática propõe os dados e o administrativo confirma ou corrige.
Os movimentos do extrato sem documento geram a lista e o lembrete ao cliente. Quando o documento chega, o movimento sai da lista.
As obrigações de todos os clientes numa lista por semana e por técnico. Quando alguém falta, as tarefas passam a outro com um clique.
Quando o gabinete fecha o mês, o cliente vê na sua área o que foi entregue, com comprovativo, e o relatório do mês pronto a descarregar.
054 sistemas
Cada ligação depende do que o fornecedor do sistema permite: uma interface de programação, um ficheiro exportado ou apenas leitura manual.
O gabinete mantém o programa em que lança e entrega declarações. O portal recebe ou envia dados se o fornecedor oferecer exportação, importação ou acesso programático; antes de orçar, confirma-se o que o seu programa permite.
As faturas de honorários e dos clientes saem do programa certificado. O portal guarda cópias para consulta, sem emitir documentos fiscais por conta própria.
As entregas e consultas nos portais oficiais continuam a ser feitas pelo gabinete, nos seus próprios acessos. O sistema não guarda palavras-passe dos clientes: só o comprovativo e o estado de cada obrigação, que o técnico regista.
Os bancos dão extratos em ficheiro ou, nalguns casos, por serviços de acesso a contas; o que está disponível varia de banco para banco e de contrato para contrato.
063 obrigações
O estatuto impõe guardar segredo sobre os factos e documentos de que o contabilista certificado tem conhecimento ao serviço de cada entidade. Um portal com documentos de muitos clientes pede acesso separado por cliente e por perfil.
Fonte: pgdlisboa.pt
Quando o tratamento é feito por conta de outrem, o artigo 28.º prevê que seja regulado por contrato que vincule o subcontratante ao responsável. Quem constrói e mantém o portal pode estar nessa posição, e o enquadramento concreto convém validar com um jurista.
Fonte: pgdlisboa.pt
Ambos aplicam medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco. Num portal de gabinete, isso passa por perfis de acesso, registo de quem consultou cada documento e cópias de segurança.
Fonte: pgdlisboa.pt
Cada empresa responde pelas suas obrigações legais; o software pode guardar os registos e avisar dos prazos.
07Cenário
Exemplo ilustrativo
Um gabinete com três técnicos e cerca de sessenta clientes, entre lojas, oficinas e profissionais liberais, no Minho.
Os documentos chegam por WhatsApp e papel, os extratos aparecem tarde e cada técnico controla os prazos dos seus clientes numa folha própria.
Portal onde cada cliente entrega faturas e extratos por mês
Lista automática de movimentos bancários sem documento, enviada ao cliente
Calendário de obrigações por cliente, visível para toda a equipa
Painel com honorários e horas por cliente
085 pontos de partida
| Selecionar | Ponto de partida | Serviço | Preço |
|---|---|---|---|
| Lembretes de documentos em falta e alertas de prazo por cliente | Automações | a partir de €300 | |
| Painel de honorários, horas e carga por técnico | Dashboards | a partir de €500 | |
| Portal do cliente com carteira, prazos e documentos | Aplicações web | a partir de €800 | |
| App para fotografar e enviar faturas | Apps mobile | a partir de €2.500 | |
| Leitura automática de faturas e ligação ao programa de contabilidade e ao banco | APIs e integrações | orçamento personalizado |
Marque as linhas que lhe interessam: o pedido de orçamento segue com a sua escolha.
Valores de entrada. O preço final depende do âmbito e é fechado na proposta.
092 guias
106 perguntas
Não faz nenhuma das duas. Os lançamentos, as declarações e as faturas continuam no programa de contabilidade e de faturação certificados que o gabinete usa. O que se constrói fica ao lado desse programa: recolha de documentos, prazos, portal, relatórios e painéis.
A maioria dos clientes só precisa de uma ação: fotografar ou carregar o documento. Por isso o portal pode ter poucos campos e um aviso claro do que falta. O papel entregue no gabinete pode ser registado pelo administrativo na mesma lista.
Depende do acesso que cada fornecedor dá. Alguns permitem exportação de ficheiros, outros oferecem acesso programático, outros nenhum dos dois. Só depois de saber o que o programa permite se decide a forma de ligação e o orçamento. Se o fornecedor não der acesso nenhum, o portal funciona na mesma, e os dados seguem para o programa por ficheiro ou são copiados pelo técnico.
Um gabinete que quer começar pequeno pode avançar com os lembretes de documentos em falta, a partir de €300, e juntar depois o portal com carteira e prazos, a partir de €800. A app de fotografia e a leitura automática de faturas são linhas próprias, na tabela acima.
Não impede, mas exige cuidado. Os documentos dos clientes precisam de acesso por perfil e registo de quem consultou, e o tratamento por conta de outrem pede o contrato previsto no RGPD. Convém validar esse enquadramento com um jurista ou com o responsável pela proteção de dados do gabinete.
Serve, se o problema for concreto: os mesmos pedidos de documentos todos os meses, ou prazos que só cabem na cabeça. Com poucos clientes, começa-se por lembretes automáticos, sem portal, e junta-se o portal quando a carteira crescer.
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