Contratos com a respetiva regra de faturação
Cada mandato pode ser registado como avença, preço fixo por fase, bolsa de horas ou honorário de sucesso, e as horas lançadas pela equipa alimentam a regra certa.
Avenças mensais, diagnósticos a preço fixo, bolsas de horas de suporte, honorários de sucesso: numa consultora de gestão, engenharia, IT, ambiente ou auditoria, cada contrato conta o tempo à sua maneira. Um sistema próprio pode juntar a proposta aceite, as folhas de horas, os entregáveis de cada marco e as faturas, e mostrar ao sócio-gerente quanto rende cada cliente antes de renovar.
015 problemas
A avença de acompanhamento de um cliente, o diagnóstico a preço fixo de outro e o honorário de sucesso de uma renegociação de contratos de energia vivem lado a lado. Em nenhum deles se sabe quantas horas já foram gastas face ao que se cobra.
Cada consultor abre o ficheiro na sexta-feira e tenta lembrar-se do que fez na terça. As chamadas curtas e as revisões de relatório desaparecem do registo.
Numa consultora de IT, o contrato de suporte fixa tempos de resposta e uma bolsa mensal de horas. Os pedidos entram por email e telefone, e o consumo da bolsa só se apura quando o cliente contesta a fatura.
O estudo prévio ou o relatório de monitorização ambiental passa por várias versões e o cliente aprova por email. A fatura desse marco depende de alguém se lembrar da aprovação.
Numa firma de auditoria, papéis de trabalho, confirmações de terceiros e declarações de independência da equipa ficam em pastas de rede com nomes diferentes de ano para ano.
02Contexto
Uma consultora de gestão trabalha por projeto ou por avença, e a pergunta que pesa é a margem de cada cliente. Um gabinete de engenharia ou de consultoria ambiental junta visitas ao terreno, recolhas e entregáveis técnicos com aprovação formal. Uma consultora de IT mistura projetos com contratos de suporte medidos em tempos de resposta. Uma firma de auditoria organiza-se por mandato anual, com dossiê de trabalho e verificação de independência antes de aceitar o cliente.
O ponto comum é o tempo como matéria-prima e o contrato como regra de faturação. Um sistema à medida começa por modelar os tipos de contrato em uso na consultora e deixa o que é próprio de cada área para módulos específicos, tratados nos guias mais abaixo.
035 funcionalidades
Cada mandato pode ser registado como avença, preço fixo por fase, bolsa de horas ou honorário de sucesso, e as horas lançadas pela equipa alimentam a regra certa.
Quando o cliente aprova o relatório de um marco, pode gerar-se o pedido de fatura com o valor contratado para essa fase e um aviso ao gestor do projeto.
Um painel pode cruzar horas, custo interno por perfil e valor faturado, e mostrar que avenças dão prejuízo e quem tem disponibilidade no mês seguinte.
Para engenharia e ambiente, uma aplicação no telemóvel pode guardar a visita, as fotografias, as leituras e o tempo gasto, já associados ao projeto.
Em consultoria de IT, cada pedido pode registar a entrada, a primeira resposta e o tempo gasto, descontando da bolsa de horas do cliente.
044 demonstrações
Demonstrações de 15 segundos, construídas pela nossa equipa com dados fictícios. Abra cada uma para ver as funcionalidades em detalhe.
As reuniões da semana chegam como rascunho da folha de horas. O consultor corrige, junta o que faltou e submete, com cada linha no contrato certo.
Num projeto a preço fixo por fases, a aprovação do cliente fecha o marco e gera o pedido de fatura com o valor contratado para essa fase.
Horas de cada cliente vezes o custo interno, face ao que foi faturado. A avença que custa mais do que rende fica à vista.
Cada pedido de suporte regista a entrada, a primeira resposta e o tempo gasto. As horas descontam da bolsa do cliente, que vê o consumo sem esperar pela fatura.
05Cenário
Exemplo ilustrativo
Exemplo ilustrativo: uma consultora de gestão e engenharia com 12 pessoas, que faz diagnósticos a preço fixo, avenças de acompanhamento e alguns projetos com honorário de sucesso.
As horas vivem numa folha partilhada, as propostas em Word e a faturação é pedida por email à contabilidade externa. Os sócios desconfiam de que algumas avenças custam mais do que rendem, mas não o conseguem provar.
Ficha de contrato com o modelo de honorários, as fases e os marcos de cada cliente.
Registo semanal de horas por contrato e fase, no browser.
Painel de margem por cliente, com avenças abaixo do custo assinaladas.
Pedido de fatura gerado quando um marco é aprovado, enviado ao programa de faturação.
064 sistemas
Numa consultora, o trabalho já passa por várias ferramentas. O sistema próprio fica no meio e lê de cada uma apenas o necessário.
As reuniões marcadas com cada cliente podem servir de rascunho para a folha de horas, se a conta da empresa autorizar essa leitura.
A fatura continua a sair do programa certificado pela AT. O pedido segue de forma automática quando o fornecedor abre essa porta; caso contrário, por ficheiro de importação.
Documentos assinados com Cartão de Cidadão, Chave Móvel Digital ou numa plataforma de assinatura eletrónica podem ficar associados à adjudicação ou ao marco respetivo.
Tarefas e tempos já lançados nessas ferramentas podem alimentar o registo de horas, na medida do acesso que cada uma permite a programas externos.
0710 guias
085 pontos de partida
O painel de margem é a entrada mais leve: lê as folhas de horas e as faturas que já existem, antes de se mexer na forma de trabalhar.
| Selecionar | Ponto de partida | Serviço | Preço |
|---|---|---|---|
| Painel de margem por cliente e ocupação, sobre os ficheiros de horas atuais | Dashboards | a partir de €500 | |
| Aplicação web de projetos, horas e pedidos de faturação | Aplicações web | a partir de €800 | |
| Avisos de marcos por faturar e de projetos perto do orçamento | Automações | a partir de €300 | |
| Ligação ao programa de faturação ou à contabilidade | APIs e integrações | orçamento personalizado | |
| Manutenção do sistema depois de entrar em uso | Manutenção | a partir de €50/mês |
Marque as linhas que lhe interessam: o pedido de orçamento segue com a sua escolha.
Valores de entrada. O preço final depende do âmbito e é fechado na proposta.
096 perguntas
Uma ferramenta pronta resolve bem o registo de horas e, se isso chega, é a opção mais barata. O desenvolvimento próprio justifica-se quando as horas têm de se ligar à proposta aceite, aos marcos, às avenças e à faturação, e essa ligação obriga hoje a exportar e recolar dados todas as semanas.
Registam, se o registo demorar menos do que evitá-lo. Pode configurar-se o ecrã para mostrar só os contratos em que cada pessoa está alocada, e propor as horas a partir do calendário, se o sistema de agenda o permitir, e deixar corrigir a semana até sexta. O gestor pode receber um aviso quando falta o registo de alguém.
Cabem, desde que o modelo de honorários fique definido em cada contrato. No preço fixo compara-se o valor vendido com as horas gastas por fase; na avença, o valor mensal com o tempo consumido; à hora, as horas aprovadas passam a linhas do pedido de fatura. O painel de margem lê os três da mesma forma.
Registando a condição de sucesso, a base de cálculo acordada e o tempo investido desde o início. Enquanto o resultado não chega, o painel mostra o trabalho feito sem receita; quando a condição se verifica, pode gerar-se o pedido de fatura. Assim a gerência vê quanto tempo está empatado em contratos que só pagam no fim.
Só quem estiver alocado ao contrato, se os acessos forem configurados por projeto; os sócios podem ter visão total. Cada consulta e descarga pode ficar registada. Numa firma de auditoria, a pasta do mandato pode ainda guardar as declarações de independência da equipa antes de o trabalho começar.
Uma primeira peça razoável é o painel de margem por cliente, a partir de €500, construído sobre as folhas de horas e a lista de faturas atuais. Se o painel confirmar onde se perde dinheiro, o passo seguinte pode ser a aplicação web de contratos e horas, a partir de €800. A tabela acima mostra os restantes escalões.
Um processo transparente, iterativo e sem surpresas.
Ouvimos as suas necessidades e entendemos os processos do seu negócio.
Apresentamos uma proposta clara com funcionalidades, prazos e investimento.
Construímos por fases, com demos regulares para validar cada funcionalidade.
Formação da equipa, migração de dados e suporte contínuo incluído.
Diga-nos que processo quer resolver e que sistemas já usam. Respondemos em menos de um dia com uma proposta pensada para o seu setor.
Resposta em menos de 24 horas.
Pedido de orçamento gratuito
Usamos cookies para medir as visitas e o resultado dos anúncios. Só com a sua autorização. Política de cookies