Criar um orçamento devia ser simples: listar o que se vai fazer, indicar o preço e enviar ao cliente. Na prática, o comercial copia o Word do último orçamento, ajusta os valores à mão, envia o PDF e espera, sem saber se o cliente o abriu. Depois perde-se entre o «orçamento v2 final» e o «v2 final DEFINITIVO». Quando o cliente aprova, os dados são copiados à mão para a fatura. Para uma PME que envia mais de cinco ou seis propostas por mês, este processo torna-se um estrangulamento comercial.
Escrevemos este guia como quem constrói este tipo de software; onde temos um exemplo em vídeo, mostramos o que acontece no ecrã. Cobre o que um software de orçamentação deve fazer, o que muda em Portugal (IVA, faturação certificada, assinatura), como decidir entre prateleira e à medida, e quanto custa.
O que deve fazer um software de orçamentação
- Catálogo de serviços e produtos: preços, descrições e referências normalizadas, para o comercial usar o preço atual sem perguntar ao financeiro.
- Regras de preço: descontos por volume, margem mínima e preços diferenciados por tipo de cliente, com aprovação interna quando a margem desce abaixo do limite. Num exemplo que fizemos para uma empresa de instalações elétricas, fictícia, entra a nova tabela do fornecedor, o cabo passa de 0,62 € para 0,67 € por metro e o orçamento recalcula material, margem e total antes de seguir.
- Modelos de proposta: logótipo e secções configuráveis, com o mesmo aspeto, faça-a quem a fizer.
- Envio por ligação: o cliente vê a proposta online, e o comercial vê quando ela foi aberta e quantas vezes.
- Aprovação online: o cliente aceita a proposta sem trocas de emails, e fica registado quem aceitou, quando e que versão. Numa oficina automóvel fictícia, o cliente recebe o orçamento por SMS e aprova no telemóvel, e a aprovação fica registada antes de o carro ir para a rampa.
- Histórico de versões: cada revisão com a data, o autor e as alterações, e a versão aprovada identificada sem dúvida.
- Prazo de validade: uma proposta com prazo de aceitação obriga quem a faz durante esse prazo (artigos 228.º e 230.º do Código Civil), por isso a data de validade deve constar do documento e do sistema, com aviso antes de expirar. Em contratos relevantes, confirme os termos com um advogado.
Orçamentação simples ou CPQ
A orçamentação simples serve serviços com preços relativamente fixos e poucas variáveis: o comercial escolhe itens do catálogo, aplica descontos e gera a proposta. Chega à maioria das PMEs de serviços.
O CPQ (Configure, Price, Quote) serve produtos com muitas opções interdependentes que afetam o preço, como equipamento industrial com dezenas de acessórios e combinações impossíveis. Automatiza a validação e o cálculo. Para consultoria, arquitetura, construção ou serviços profissionais, a orçamentação simples com bons modelos e rastreio costuma bastar. A nossa opinião: só compensa subir de nível quando a configuração é genuinamente complexa.
Requisitos específicos de Portugal
- IVA por linha: em Portugal continental as taxas são 23% (normal), 13% (intermédia) e 6% (reduzida), e as regiões autónomas têm taxas próprias. A isenção não é uma taxa, mas um regime legal previsto no CIVA. Por isso, a taxa ou o motivo de isenção fica associado a cada item do catálogo, e o total discrimina o imposto por taxa. Em obras, a inversão do sujeito passivo aplica-se a certos serviços de construção civil, por isso valide a configuração com o contabilista.
- Do orçamento à fatura: quando o cliente aprova, os dados passam para um rascunho de fatura sem reintrodução manual. A fatura tem de ser emitida por programa certificado pela Autoridade Tributária, e os documentos que não são faturas (como os orçamentos) devem estar identificados como tal. Confirme com o fornecedor do programa. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
- Dados fiscais do cliente: o NIF português tem um dígito de controlo que o sistema pode validar ao registar o cliente. Para clientes da União Europeia, o número de IVA pode ser confirmado no sistema VIES da Comissão Europeia.
- Formato e língua: euro, separadores decimais em português, datas DD/MM/AAAA e terminologia legal correta em português europeu.
Integração com CRM, ERP e faturação
- CRM: cada proposta fica associada à oportunidade, com o estado (enviada, aberta, aprovada ou recusada), e a direção vê o valor do pipeline em cada fase. Veja o guia de CRM à medida para PME.
- ERP: quando a proposta é aprovada, o ERP pode verificar stock ou capacidade e lançar a ordem de produção ou a requisição de compra. Veja o guia de ERP à medida para PME.
- Faturação certificada: a passagem da proposta aprovada à fatura deve respeitar as séries e a comunicação à AT do programa de faturação que a empresa usa.
Costumamos ligar por API quando o programa dá acesso e, se não der, por exportação. O que é possível em cada caso avalia-se programa a programa.
Assinatura digital de propostas
Aceitar com um clique serve a maioria das relações correntes, mas nem sempre é a melhor prova. Para contratos de maior valor, uma assinatura eletrónica qualificada tem o valor de uma assinatura manuscrita, nos termos do Regulamento eIDAS (Regulamento (UE) n.º 910/2014). Em Portugal, a Chave Móvel Digital e o Cartão de Cidadão permitem assinar documentos com assinatura qualificada. A ligação a estes serviços avalia-se caso a caso, e para a maioria das propostas correntes o registo da aceitação online, com data, versão e identificação de quem aceitou, é suficiente.
Métricas que o software deve medir
- Taxa de aceitação, por comercial, por tipo de serviço e por segmento.
- Tempo até à decisão, para saber quando fazer follow-up.
- Aberturas: proposta nunca aberta pode ser problema do email; aberta e sem resposta, do preço ou do momento.
- Valor médio por proposta e a sua evolução.
- Motivos de recusa, registados na altura da decisão.
O registo das aberturas é tratamento de dados pessoais do destinatário. Informe-o na política de privacidade e registe apenas o necessário.
Propostas aceites, por tipo de serviço
Motivos das 27 propostas não aceites
Casos de uso por setor
- Construção e obras: orçamentação por mapas de quantidades, sub-orçamentos por fase e ligação aos autos de medição. Numa construtora fictícia, a fiscalização contesta a pintura, a medição revista passa de 380 para 350 m² e o cliente aprova a versão 2 do auto. Veja as soluções para construção e o guia de software de gestão de obras.
- Consultoria e serviços profissionais: propostas por pacote de horas, por projeto a preço fixo ou por tempo e material, com taxa horária por perfil. Veja as soluções para consultoria.
- Arquitetura e engenharia: honorários por fase de projeto, em percentagem do custo da obra ou valor fixo. Veja as soluções para arquitetura e engenharia.
- Serviços industriais e manutenção: peças, mão de obra, deslocações e urgência, com histórico por equipamento e cliente. Veja as soluções para serviços industriais.
Prateleira ou à medida
Há ferramentas de prateleira, módulos de orçamentação no ERP ou CRM que a empresa já tem, e software à medida. Os critérios que usamos:
- Catálogo e descontos: se a proposta é escolher linhas e aplicar descontos, e o programa que já usa tem módulo de orçamentos, recomendamos começar por aí.
- Preços que mudam por fora: se o custo depende de tabelas de fornecedor e de margens por família, vale a pena um orçamento que as leia.
- O que acontece depois do sim: se a aprovação tem de gerar a ordem de trabalho, a encomenda de material, os autos ou o registo de horas, o circuito é próprio da empresa.
- Dados em vários programas: se hoje copia o orçamento aprovado para a faturação ou o CRM, pesa mais a ligação do que o editor de propostas.
Quanto custa
Os preços das ferramentas de terceiros mudam com frequência e dependem do número de utilizadores, por isso peça propostas atuais e compare o custo total ao longo de vários anos. Para software à medida, o preço final fixa-se na proposta:
- Automação pontual (por exemplo, aviso de propostas sem resposta ao fim de X dias, ou geração de PDF a partir de uma folha): a partir de €300.
- Dashboard com taxa de aceitação, valor do pipeline e motivos de recusa: a partir de €500.
- Aplicação web com catálogo, regras de preço, propostas por ligação e aprovação online: a partir de €800.
- App mobile para o comercial criar e enviar propostas em visita ao cliente: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Integrações com ERP, CRM ou faturação certificada, e sistemas completos com fluxos de aprovação em vários níveis: orçamento personalizado, caso a caso.
Um exemplo hipotético: se cada proposta consome duas horas e a empresa envia 30 por mês, um processo que reduza esse tempo a meia hora liberta cerca de 45 horas por mês. O valor real depende do tempo atual e do custo da hora, por isso meça primeiro.
Por onde começar
Primeiro perceba onde está o estrangulamento, depois escolha software:
- Quanto tempo demora, em média, criar um orçamento de raiz?
- Quantas versões de um mesmo orçamento são habituais antes da aprovação?
- Sabe, agora, quais as propostas dos últimos 30 dias que ainda não tiveram resposta?
- Quanto tempo demora a emitir a fatura depois de o orçamento ser aprovado?
- Tem a taxa de aceitação por tipo de serviço e por comercial?
Se responder «não sei» ou «demora demasiado» a mais de duas, o processo é candidato a digitalização. A seguir, mapeie o circuito do pedido ao arquivo e veja onde se perde tempo.
Se o seu caso for à medida, começamos pelo passo mais repetitivo do circuito, ligamos aos programas que já usa se derem acesso, ou por exportação, e orçamos caso a caso. Fale connosco para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo. Veja também os exemplos por setor.