O software certo para uma consultora de IT em Portugal liga num só sítio o que decide a margem de quem vende horas de pessoas qualificadas: quem está alocado a quê, quantas horas um projeto consome face ao que foi vendido, e o que o comercial está prestes a vender sem saber se há gente para o fazer. Quando as horas estão numa ferramenta, os contratos noutra, a faturação num programa certificado e a pipeline numa folha de cálculo, ninguém consegue dizer no fim do mês quanto rendeu cada projeto. Este guia é para quem dirige uma consultora de IT boutique ou de média dimensão em Portugal (desenvolvimento, cloud, dados, cibersegurança, nearshore). Escrevemo-lo como quem constrói estes sistemas e, onde temos exemplo em vídeo, mostramo-lo. Cobre o que ligar, que regras interessam, quando a prateleira chega e quanto custa.
O guia pensa em consultoras que vendem projetos e equipas por preço fixo, por tempo e materiais ou por bolsa de horas. Para suporte e gestão de IT de PME, com tickets e monitorização, o mais indicado é o guia de software para suporte técnico e MSP; para reparação e venda de equipamento ao balcão, o de software para centros de informática; para consultoria de gestão sem desenvolvimento, o de software para consultoras de gestão. Em qualquer caso, a ideia é ligar os dados sem largar ferramentas que funcionam, como o Jira, nem substituir o programa de faturação certificado.
Alocação de consultores e capacidade
A alocação é o centro de uma consultora. Cada consultor tem competências (linguagens, plataformas cloud, certificações), um custo interno (salário, encargos e estrutura) e uma percentagem da semana alocada a cada projeto. Sem esta vista, o mesmo sénior é prometido a dois clientes, ou fica três semanas sem projeto sem que ninguém repare.
- Alocação por semana e por projeto, com conflitos (acima de 100 %) e folgas assinalados.
- Competências e certificações com validade, para concursos e parceiros tecnológicos.
- Procura prevista: perfis pedidos pelas propostas em curso, com data de início, cruzados com a capacidade livre.
- Ausências (férias, formação) refletidas na capacidade, não descobertas na véspera.
Timesheet, margem e tipo de contrato
O timesheet só é útil se for preenchido todos os dias ou semanas e validado pelo gestor de projeto. No exemplo que fizemos para uma consultora fictícia, a semana chega como rascunho feito das reuniões da agenda: a chamada de 30 minutos passa a 1 h, juntam-se 2 h de revisão de relatório e as 7,5 h são submetidas por três contratos. Depois, o sistema compara as horas com o que foi vendido, conforme o contrato:
- Preço fixo: horas gastas face ao trabalho entregue. Um desvio cedo é o primeiro sinal de prejuízo e a altura de renegociar o âmbito ou tratar a mudança como pedido adicional.
- Tempo e materiais: horas faturáveis face ao que o cliente aprovou, com aviso antes de chegar ao limite.
- Bolsa de horas ou retainer: cada intervenção desconta do saldo, e o cliente e o gestor de conta são avisados antes de acabar.
- Custos diretos: licenças, viagens e subcontratados entram na margem do projeto, e não só as horas.
Se a equipa já usa o Jira ou outra ferramenta para tarefas e sprints, costumamos ler as horas daí quando a ferramenta dá acesso, ou por exportação, em vez de pedir um segundo registo. A metodologia fica na ferramenta da equipa; o sistema de gestão só precisa das horas, do projeto e da fase.
Pipeline de propostas e recrutamento
A pipeline guarda as oportunidades com valor, probabilidade e data, como em qualquer empresa. Numa consultora há um campo que faz a diferença: os perfis que cada proposta exige, e a partir de quando. É isso que antecipa a contratação ou a subcontratação.
O recrutamento nas áreas mais disputadas pode demorar meses, por isso a decisão de contratar deve partir da pipeline ponderada, e não da proposta já ganha. As parcerias tecnológicas (Microsoft, AWS, Google Cloud e outras) têm níveis e certificações exigidas que mudam e convém acompanhar no mesmo sistema.
Consultores no cliente: prestação de serviços ou cedência?
Muitas consultoras têm consultores a trabalhar nas instalações ou nas equipas do cliente. A fronteira legal importa: numa prestação de serviços, o consultor continua sob a direção da consultora, que responde pelo resultado. Se, na prática, é o cliente que dirige o trabalho do dia a dia, a situação pode ser vista como cedência de trabalhadores, que só é lícita nos casos previstos na lei (por exemplo, através de empresa de trabalho temporário licenciada). O Código do Trabalho prevê consequências pesadas para a cedência ilícita, incluindo a integração do trabalhador no utilizador e contraordenações para as duas empresas.
O software não resolve a questão jurídica, mas ajuda a documentá-la: contratos com âmbito e entregáveis, quem dá as instruções, relatórios de atividade por entregável e não só por presença. A redação dos contratos deve ser vista por um advogado de direito do trabalho.
Contratos, RGPD e faturação
- Contratos e renovações: datas de fim, cláusulas de indexação, níveis de serviço e alertas com antecedência para o gestor de conta preparar a renovação. Veja o guia de gestão de contratos.
- Contratos de suporte: na mesma consultora fictícia, um pedido por email tem primeira resposta em 25 minutos, dentro do SLA de 1 hora, e a 1,5 h gasta desconta da bolsa de 20 h, que o cliente vê a 70 % no resumo.
- RGPD: quando a consultora acede a dados pessoais do cliente (bases de dados, sistemas em produção), atua em regra como subcontratante, e o artigo 28.º do RGPD exige um contrato que defina instruções, segurança, subcontratação e devolução ou eliminação dos dados no fim. O sistema deve guardar esse contrato por cliente e quem tem acessos a quê.
- Faturação: horas, fases de projeto e retainers, emitidos por programa certificado pela AT. Nos serviços a empresas de outros países da UE, em regra é o cliente que autoliquida o IVA; fora da UE ou noutra moeda, o sistema deve gerir a moeda e a taxa de câmbio. Confirme o enquadramento de cada contrato com o contabilista e veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
- Nearshore: fusos horários, idioma e integração nas ferramentas do cliente (Jira, Confluence, GitHub) fazem parte da operação, e as horas registadas devem bater com o que o cliente vê.
Indicadores de uma consultora de IT
- Taxa de utilização: horas faturáveis sobre horas disponíveis, por consultor e por equipa. O alvo depende do perfil e deve ser fixado pela própria empresa, com a fórmula escrita.
- Margem de contribuição por projeto: receita menos custos diretos, por tipo de projeto e por cliente. No mesmo exemplo fictício, a avença de 1.500 € fecha outubro com margem de −260 €, com 32 h a 55 €/h de custo interno.
- Desvio em projetos de preço fixo: horas reais face às orçamentadas, no fecho de cada projeto.
- Receita recorrente: suporte, retainers e subscrições, e o seu peso no total.
- Renovação de contratos, comparada com o histórico da própria carteira.
- Pipeline ponderada face à capacidade: perfis que vão faltar e quando.
Prateleira ou à medida
Há programas de prateleira de registo de horas e projetos que servem muitas consultoras. Se a equipa é pequena, vende sobretudo por tempo e materiais e fatura as horas sem ajustes, recomendamos começar por um deles. À medida compensa num destes casos:
- Três modelos de contrato em simultâneo: preço fixo, tempo e materiais e bolsas de horas, cada um com a sua regra de margem e de faturação.
- Margem feita à mão: tarefas no Jira, faturas no programa certificado e o cruzamento numa folha de cálculo no fim do mês.
- Venda presa à capacidade: as propostas pedem perfis com data de início, e é preciso vê-los contra a alocação antes de prometer.
- Custo interno só para a gestão: a margem por cliente tem de existir sem que a equipa veja o custo de cada perfil.
Quanto custa
- Automação pontual (alerta de timesheets por preencher, aviso de bolsa de horas a acabar, alerta de renovação): a partir de €300.
- Dashboard de utilização, margem por projeto e pipeline ponderada: a partir de €500.
- Aplicação web com alocação, timesheet, contratos, margem e pipeline: a partir de €800.
- App mobile para registo de horas e despesas: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Integrações com o Jira, ferramentas de monitorização, o programa de faturação ou sistemas do cliente, e sistemas completos: orçamento caso a caso.
O preço final fixa-se na proposta.
O que perguntar a um fornecedor
- Como se calcula a taxa de utilização? Peça a fórmula por escrito, ajustável.
- Como entram as horas (aplicação, Jira, folhas de cálculo) e quem valida?
- Como trata preço fixo, tempo e materiais e bolsas de horas no mesmo sistema?
- Como cruza a pipeline com a alocação?
- O que fica fora da proposta e o que é integração orçada à parte?
- Quem tem o código e os dados, e quanto custa o suporte depois da entrega?
Por onde começar
Começamos pelo processo mais repetitivo, aqui o timesheet validado com a margem por projeto, porque mostra onde se perde margem. Seguem-se a alocação semanal e, por fim, a pipeline com perfis e o portal do cliente. Vale a pena ter um primeiro módulo em produção, validado pela equipa no trabalho real, antes do sistema completo.
Se se reconheceu nos casos à medida, contacte-nos para uma conversa sem compromisso: orçamos caso a caso, com estimativa de custo e prazo. Veja também os exemplos de software para informática e tecnologia e para consultoria, e os exemplos por setor.