Um gabinete de contabilidade trabalha com dezenas ou centenas de clientes, cada um com as suas obrigações declarativas e o seu calendário. Ao trabalho técnico (lançamentos, fechos, IVA, IRC, IRS, IES, SAF-T) junta-se a relação com o cliente: pedir documentos, avisar de prazos, responder a dúvidas. E quando um prazo falha, falha para muitos clientes ao mesmo tempo. Escrevemos este guia como quem constrói este tipo de software para quem gere um gabinete de contabilidade em Portugal; onde temos, mostramos um exemplo em vídeo, feito para um gabinete fictício.

Este guia trata da gestão do gabinete (carteira de clientes, prazos, documentos, honorários e equipa). Se procura a perspetiva de um contabilista ou de um responsável financeiro numa empresa, veja o guia de software para contabilistas e gestão financeira. O software de gestão do gabinete não substitui o programa de contabilidade certificado que faz os lançamentos e as declarações: esse fica, e recomendamos que fique. O que se acrescenta é a camada à volta: prazos, clientes, documentos.

Carteira de clientes

  • Ficha do cliente: NIF, CAE, regime de IVA e de IRC ou IRS, obrigações específicas (trabalhadores, rendimentos internacionais, imóveis arrendados), contactos e condições dos honorários.
  • Complexidade: uma empresa comercial com muitas faturas e trabalhadores pesa mais do que um profissional liberal com poucos recibos, e essa classificação é a base do planeamento da equipa e dos honorários.
  • Documentos permanentes: certidão permanente, atas, cartões e certidões da AT e da Segurança Social, com aviso quando um deles está a caducar. As validades dependem de cada certidão.
  • Portal do cliente: área segura onde o cliente envia faturas, extratos e recibos, em vez de os trocar por email. No exemplo do gabinete fictício, quando o técnico fecha o mês, o cliente vê o que foi entregue, com comprovativo, e o relatório pronto a descarregar.

Prazos declarativos

O calendário fiscal é denso, e o incumprimento de prazos pode dar origem a coimas. Numa carteira de 100 clientes, uma data de entrega são 100 declarações em poucos dias. O software deve:

  • Calendário por cliente: as obrigações de cada cliente, a partir do seu perfil (periodicidade do IVA, regime de IRC, retenções na fonte, declaração mensal de remunerações da Segurança Social, IES, Modelo 22, SAF-T), atualizado quando os prazos legais mudam.
  • Vista agregada: as obrigações da carteira nos próximos 7, 14 e 30 dias, com o estado (pendente, em preparação, entregue), por técnico e para a gerência.
  • Alertas escalonados: um aviso com antecedência, outro perto do prazo e um urgente no dia.
  • Registo de entrega: o número de confirmação e o comprovativo arquivados, para responder a dúvidas do cliente. A entrega em si é feita pelo gabinete, nos seus acessos.

Os prazos e as regras mudam com frequência e confirmam-se no Portal das Finanças e na Segurança Social, por isso o calendário deve ser configurável pelo gabinete e revisto com o contabilista responsável.

Obrigações da carteira por dia, num mês
SegTerQuaQuiSexSábDom128345126157208269311011121413221438156416411718191820522133222023924252611271528232919304431
Os picos concentram-se em poucos dias. O sistema mostra quantas obrigações de toda a carteira caem em cada data, para que o gabinete distribua o trabalho antes de o prazo chegar e não no próprio dia.
Exemplo hipotético de uma carteira de 100 clientes, em outubro. O número em cada dia é a quantidade de obrigações declarativas que caem nessa data. Os dias e os números são ilustrativos, e os prazos reais consultam-se no Portal das Finanças e na Segurança Social.

Documentos, SAF-T e conciliação

  • Receção de documentos: por carregamento direto, por email ou pelo portal, organizados por cliente e por período, com o que está recebido e o que falta. No nosso exemplo, o cliente fotografa a fatura e a leitura automática propõe fornecedor, NIF, data, total e IVA; o administrativo corrige o total, lido com confiança baixa, e a fatura fica pronta para o programa de contabilidade.
  • Ficheiros SAF-T: muitos clientes geram o ficheiro no programa de faturação, e o gabinete precisa de saber quais entregaram e quais faltam. Os prazos e a obrigação de comunicação dependem do caso de cada cliente.
  • Conciliação bancária: os movimentos por conciliar assinalados e as dúvidas enviadas ao cliente com um clique.

Honorários e cobranças

  • Avença mensal: fatura emitida automaticamente para toda a carteira.
  • Serviços extraordinários: relatórios de gestão, constituição de empresas, inspeções e reembolsos, registados e faturados sem duplicar informação.
  • Cobranças: faturas em dívida por cliente, lembretes automáticos e o valor total em aberto.
  • Faturação certificada: as faturas de honorários saem de programa certificado pela AT. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
Honorários face ao tempo gasto, por cliente
025050075010000 h8 h16 h24 h32 hObjetivo: €30 por horaABCDEFGHHoras gastas por mês
Os clientes abaixo da linha são os que custam mais tempo do que rendem. O cliente E consome 30 horas por mês por €700, e o F, mais pequeno, rende bem por hora. Com este retrato, o gabinete renegoceia honorários ou muda a forma de trabalhar com o cliente.
Exemplo hipotético, com oito clientes fictícios. A altura de cada ponto é o valor mensal de honorários, e a posição na horizontal é o tempo que a equipa gasta com esse cliente. A linha é um objetivo de valor por hora escolhido pelo gabinete.

Equipa e afetação de trabalho

Quando um técnico está de férias ou de baixa, os prazos dos clientes dele não param. O software deve indicar, para cada cliente, o técnico responsável e o de reserva, mostrar a carga de cada pessoa e permitir a transferência temporária sem perder o contexto. No exemplo em vídeo, com uma equipa fictícia, a Ana está de férias, cinco tarefas da semana ficam sem técnico e são reatribuídas ao Bruno com um clique. A mesma vista ajuda a decidir a quem entregar um cliente novo.

Carga da equipa por complexidade dos clientes
Ana9 clientes · 17 pontos
Férias de 12 a 16
Rui5 clientes · 9 pontos
Sofia4 clientes · 5 pontos
Complexa (3 pontos)Média (2 pontos)Simples (1 ponto)
Quando a Ana está de férias, os clientes dela passam para o técnico de reserva de cada um. Quem os recebe vê o histórico, os prazos e os documentos pendentes, e a carga da equipa fica equilibrada em vez de cair toda no primeiro colega disponível.
Exemplo hipotético, com uma equipa fictícia. Cada quadrado é um cliente, e a cor mostra a complexidade, com uma ponderação simples em pontos. O número de clientes sozinho engana, porque a carga real depende de quem são esses clientes.

A Ordem dos Contabilistas Certificados define requisitos de formação contínua para manter a cédula profissional. O sistema pode registar as ações de formação de cada técnico e avisar quando falta cumprir o mínimo aplicável, que convém confirmar junto da Ordem.

RGPD no gabinete

Um gabinete trata dados pessoais dos trabalhadores dos clientes (salários, dados bancários, NIF), dos sócios e gerentes e, no IRS, dos próprios contribuintes. Em regra, o gabinete atua como subcontratante quando trata dados por conta dos clientes, o que exige um contrato que defina as condições do tratamento. Valide o enquadramento com o encarregado de proteção de dados ou com um jurista.

  • Contratos de subcontratação por cliente, registados no sistema.
  • Segurança: dados cifrados, controlo de acesso por perfil e registo de acessos.
  • Direitos dos titulares: a resposta a pedidos de acesso e de apagamento tem de ter em conta as obrigações legais de conservação dos documentos contabilísticos, que em regra são de 10 anos (Código Comercial, artigo 40.º, e Lei Geral Tributária, artigo 123.º).

Indicadores úteis

  • Honorários por cliente: a base para renegociar avenças cuja complexidade cresceu sem ajuste.
  • Valor por hora: se a equipa registar o tempo, mostra os clientes mais e menos rentáveis.
  • Cumprimento de prazos: a percentagem de obrigações entregues no prazo, com o objetivo de 100%.
  • Documentação em atraso: os clientes com documentos por entregar, um risco para o prazo.

Prateleira ou à medida

O programa de contabilidade certificado é de prateleira e deve continuar a sê-lo: a decisão é sobre o que fica à volta. Se o programa que já usa, ou uma ferramenta de prateleira para gabinetes, cobre os prazos e os pedidos de documentos, recomendamos ficar por aí. À medida faz sentido quando:

  • Os prazos vivem na folha de cada técnico, e quando alguém falta ninguém sabe o que vence.
  • Os documentos chegam por mensagem, email e papel e juntam-se à mão.
  • Os mesmos documentos em falta pedem-se todos os meses, ao telefone.
  • Os clientes telefonam a perguntar o que foi entregue.

Nesses casos, o programa certificado fica e o sistema novo trata do resto: ligamos por API quando o programa dá acesso, ou por exportação quando não dá, e começamos pelo processo mais repetitivo.

Quanto custa

  • Automação pontual (alertas de prazos por cliente, lembretes de documentos em falta, envio das faturas de avenças): a partir de €300.
  • Dashboard com prazos, carga por técnico e rentabilidade por cliente: a partir de €500.
  • Aplicação web com carteira, prazos, documentos, portal do cliente e honorários: a partir de €800.
  • App mobile para o técnico consultar prazos e carregar documentos: a partir de €2.500.
  • Manutenção mensal: a partir de €50.
  • Integrações com o programa de contabilidade, faturação certificada, banco e portais, e sistemas para gabinetes com muitas equipas: orçamento caso a caso.

O preço final fixa-se na proposta. Ao avaliar um fornecedor, de prateleira ou à medida, pergunte: os prazos são configuráveis e quem os atualiza? O portal do cliente separa os acessos por cliente? As horas dos técnicos entram no cálculo do valor por hora? E onde ficam os dados, e como se exportam se mudar de sistema?

Podemos desenvolver software de gestão para o seu gabinete, adaptado à carteira e ao processo, a começar pelo que mais se repete. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo. Veja também as soluções para contabilidade e finanças, as soluções para consultoria e serviços profissionais e os exemplos por setor.