Numa joalharia, ourivesaria ou relojoaria, cada peça é diferente: tem um metal e um título, um peso medido ao miligrama, por vezes gemas com certificado (como o GIA ou o HRD) e um preço de custo que pode estar longe do preço de venda. A rastreabilidade de cada peça serve a gestão, as seguradoras, as participações de furto e obrigações legais como a contrastaria e a prevenção do branqueamento de capitais.
Escrevemos este guia como quem constrói software para joalharias e ourivesarias; onde temos exemplo em vídeo, mostramo-lo. Cobre inventário por peça, reparações, consignações, obrigações legais, clientes e a escolha entre programa pronto e à medida.
Principais desafios da gestão
- Inventário por peça única: uma joalharia com centenas de peças em stock não tem duas iguais. Cada anel, colar, pulseira ou relógio precisa da sua ficha, com material, peso, gemas, fornecedor, custo, preço de venda e localização (montra, cofre, oficina, evento, consignação). Uma linha de Excel com «anel diamante» não chega para um seguro ou para uma participação de furto.
- Reparações sem registo fotográfico: se o cliente reclama de um risco na pedra depois de redimensionar um anel, a joalharia precisa de provar o estado em que o recebeu. Sem fotografia, essa prova fica na memória de quem atendeu.
- Consignações sem controlo: peças de particulares ou de outras joalharias, pagas ao proprietário só quando se vendem. Sem saber por peça o dono, o valor, a comissão e o prazo, perdem-se peças no inventário geral ou vendem-se sem acertar contas.
- Prevenção do branqueamento de capitais: os comerciantes de metais e pedras preciosas são entidades obrigadas nos termos da Lei n.º 83/2017 quando vendem acima de certos valores. Sem registo organizado, o cumprimento depende da memória e do papel.
Funcionalidades essenciais
- Ficha individual da peça: código único (etiqueta com QR ou RFID), fotografias em vários ângulos, categoria, metal e título, peso, gemas (tipo, quilates, cor, pureza, certificado), fornecedor, custo, preço de venda, localização e estado. Pesquisa por qualquer atributo, por exemplo «anel de ouro branco com diamante até €500». No exemplo que fizemos para uma joalharia fictícia, quando a etiqueta é lida ao balcão, a peça sai da montra e o anúncio sai do site, para não ser vendida duas vezes.
- Reparações com registo fotográfico: fotografia de entrada com os danos existentes, diagnóstico e orçamento (aprovado pelo cliente por SMS ou assinatura no tablet), estados (recebida, em oficina, pronta, entregue), fotografia à saída e aviso automático ao cliente. Quando a peça vai a uma oficina externa, o sistema pode registar quem a tem, desde quando e com que valor de custódia. No nosso exemplo, um fio partido fica com peso, fotografia e orçamento aceite registados e o talão impresso; quando fica pronto, o cliente recebe uma mensagem para levantar com o talão.
- Clientes e datas especiais: histórico de compras e reparações, estilos preferidos, tamanho de anel e datas como aniversários. Um aviso interno cerca de 30 dias antes permite propor peças, com o consentimento do cliente para comunicações comerciais.
- Consignações: proprietário, data de receção, valor acordado, comissão, prazo e localização. O sistema pode avisar quando o prazo está a acabar, identificar no ponto de venda que a peça é consignada, calcular o valor a liquidar ao proprietário (preço de venda menos comissão) e emitir o comprovativo. No exemplo que preparámos, um relógio de bolso consignado é vendido por 1.200 € e, com 25 % de comissão, a conta dá 300 € para a loja e 900 € a pagar ao consignante, e o extrato segue-lhe.
- Registo para a prevenção do branqueamento: nas vendas que atingem os limiares aplicáveis, o sistema pode pedir os dados de identificação do cliente antes de fechar a venda, registar a operação e manter os registos pelo prazo legal. Convém também alertar quando o mesmo cliente faz várias compras que, somadas, passam o limiar.
- Contrastaria: estado de contrastação de cada peça e alerta para peças destinadas a venda sem a marca exigida. Para quem tem produção própria, controlo das peças enviadas à contrastaria e das que regressaram.
Enquadramento legal
- Ourivesaria e contrastarias: o regime jurídico da ourivesaria e das contrastarias consta da Lei n.º 98/2015, alterada pelo Decreto-Lei n.º 120/2017. Os artigos de metais preciosos (ouro, prata, platina e paládio) destinados a comércio estão sujeitos a contrastaria, e a INCM tem competências de fiscalização e de aplicação de coimas. Confirme os títulos legais dos metais e as regras de marcação no site da INCM.
- Prevenção do branqueamento de capitais (Lei n.º 83/2017): os comerciantes de bens de elevado valor, incluindo metais preciosos e pedras preciosas, são entidades obrigadas quando o pagamento é feito em numerário e atinge €3.000, ou por outros meios e atinge €10.000. Têm deveres de identificação e diligência, de conservação de documentos, de formação e de comunicação de operações suspeitas à UIF (Unidade de Informação Financeira), e são fiscalizados pela ASAE. Os procedimentos devem ficar documentados. Consulte o guia e o regulamento da ASAE para os detalhes.
- Processo de Kimberley: as importações de diamantes em bruto para a União Europeia exigem o certificado do Processo de Kimberley, que atesta que os diamantes não financiam conflitos. Aplica-se a quem importa diamantes em bruto, não à venda de peças já lapidadas.
Perguntas frequentes
Como ajuda a rastreabilidade em caso de furto ou de seguro?
Com ficha individual, fotografias e código único por peça, o relatório de uma peça (descrição, fotografias e valor) exporta-se para a participação às autoridades e para a seguradora. O inventário valorizado, peça a peça, é o documento que as seguradoras costumam pedir. A rastreabilidade ajuda também a detetar desaparecimentos internos.
O sistema pode registar as vendas sujeitas à Lei n.º 83/2017?
Um sistema à medida pode pedir a identificação do cliente antes de fechar as vendas que atinjam os limiares, guardar os dados da operação e emitir um relatório periódico para o responsável pelo cumprimento. O que a lei exige em cada caso, incluindo a comunicação à UIF, deve ser confirmado com o guia da ASAE e com um jurista, e o software apoia o registo, não substitui esta avaliação.
Consegue gerir consignações de particulares e de outras ourivesarias?
Sim, no mesmo fluxo da consignação descrita acima. Os relatórios separam o inventário próprio do consignado.
Programa pronto ou à medida
Quatro perguntas. Se a maioria das respostas for «não», recomendamos um programa pronto de gestão de loja e faturação.
- Peças únicas: tem centenas de peças, com gemas e certificados que um código de artigo genérico não guarda?
- Loja e site: vende a mesma peça nos dois e precisa que a venda num a retire do outro?
- Oficina e consignantes: tem reparações, peças em oficinas externas ou contas a acertar com consignantes?
- Registos legais: a contrastação e as vendas acima dos limiares vivem em papel?
Com várias respostas «sim», costumamos manter o programa de faturação e acrescentar o que falta, ligado por API se der acesso ou por exportação.
Quanto custa
O custo de um sistema para uma joalharia depende do número de peças em stock, de lojas e de integrações. Em vez de um orçamento único, começamos por um módulo e crescemos a partir daí. Os valores seguintes são os da tabela de preços, sem IVA, e o preço final fixa-se na proposta.
- Automação pontual, como o aviso de fim de prazo de consignação ou de reparação pronta: a partir de €300, tipicamente €300–1.500.
- Painel de stock, margem e rotação por categoria: a partir de €500, tipicamente €500–3.000.
- Aplicação web para um processo, como reparações com fotografia ou consignações: a partir de €800, tipicamente €2.000–12.000.
- App mobile, por exemplo para fotografar as peças à entrada: a partir de €2.500, tipicamente €4.000–20.000.
- Ligação ao software de faturação ou à loja online: a partir de €300, tipicamente €500–5.000.
- Manutenção mensal: a partir de €50, tipicamente €50–300 por mês.
Começamos pelo processo mais repetitivo. Fale connosco com uma ideia do número de peças e de lojas e respondemos com uma proposta por módulo, com estimativa de custo e prazo.
Veja os exemplos para joalharia e o apoio ao comércio especializado online, e explore os exemplos por setor. A gestão de catálogo, o stock em vários canais e a ligação a transportadoras estão no guia de software para comércio eletrónico. Na Soluções à Medida fazemos software para joalharias, do inventário por peça às reparações e consignações.