Software para Revendedores de Informática

Que software precisa um revendedor de informática para vender, instalar e manter tecnologia sem perder o controlo do negócio? Um software de gestão para revendedores de informática junta num só sistema clientes e oportunidades, orçamentos e encomendas, stock e fornecedores, contratos de manutenção e de suporte e a faturação de equipamentos e de serviços IT. Escrevemos este guia como quem constrói este software e, onde temos exemplo em vídeo, mostramo-lo. Percorre cada área, ajuda a decidir entre prateleira e à medida e fecha com preços.

O setor não é uniforme, e cada tipo de negócio pesa de forma diferente no software:

• Distribuidores por grosso: fornecem retalhistas, integradores e empresas de IT com equipamentos de fabricantes como a Cisco, a HPE e a Dell, com contratos de distribuição, condições de volume e de projeto e programas de parceiro.
• VARs (Value Added Resellers): juntam à venda de hardware e de software a pré-venda, a implementação e o suporte pós-venda, com contratos de manutenção e de help desk.
• Lojas de informática, físicas e online: vendem ao consumidor final computadores, periféricos, componentes, impressoras e consumíveis, em concorrência direta com a Amazon, a FNAC e a Worten.
• Revenda de licenças: Microsoft 365, Adobe Creative Cloud ou Autodesk, com renovações anuais e licenças OEM e de volume.
• Equipamento recondicionado: compra usados, recondiciona, certifica e revende, com a garantia destas vendas a seguir o Decreto-Lei n.º 84/2021.

A AGEFE, associação dos setores elétrico, eletrodoméstico, eletrónico e das tecnologias da informação e comunicação, representa parte destas empresas em Portugal.

CRM, oportunidades, propostas e programas de parceiro

• Ficha de cliente e historial: dados da empresa, responsável de IT e decisor comercial, parque de equipamentos (PCs, servidores e dispositivos de rede) e o historial do que foi fornecido. No exemplo que fizemos para uma empresa de informática fictícia, o inventário de uma clínica cliente assinala as garantias a acabar e um portátil com 5 anos, para propor a substituição.
• Pipeline de oportunidades: em prospeção, proposta, negociação, ganhas ou perdidas, com previsão de fecho por mês.
• Propostas técnicas e comerciais: especificação dos equipamentos e das soluções, preços unitários e totais, descontos negociados com o fabricante ou o distribuidor, condições de pagamento e de entrega, e os serviços incluídos (instalação, migração, formação e suporte pós-venda), com os preços de catálogo do fabricante e do distribuidor importados, se derem acesso, ou por exportação.
• Programas de parceiro dos fabricantes: níveis, certificações exigidas aos técnicos (como CCNA ou certificações Microsoft Azure), objetivos de vendas para manter o nível e benefícios (descontos adicionais, suporte dedicado, unidades de demonstração). Cada fabricante define os seus programas, que mudam com o tempo.

Stocks e encomendas a distribuidores

• Stock de equipamentos e componentes: número de série, estado (novo, recondicionado ou reservado para cliente), custo de aquisição, preço de venda por canal (retalho, revendedor e projeto) e alertas de stock mínimo nos produtos de maior rotação.
• Preços por cliente e por quantidade: num exemplo que fizemos para uma empresa de comércio por grosso, fictícia, a encomenda sai com a tabela do cliente e, quando a quantidade passa o escalão de 20, o preço desce sozinho de 9,80 € para 9,30 €. Num distribuidor de informática, a mesma lógica serve as condições de volume.
• Encomendas a distribuidores e a fabricantes: a distribuidores por grosso (como a Ingram Micro, a TD Synnex ou a Warpcom) e a fabricantes em ordem direta, com a disponibilidade consultada pela API do distribuidor quando este dá acesso, ou por exportação, a reserva de stock para projetos aprovados, o estado (confirmada, em trânsito e entregue) e os documentos de entrega lançados na receção.

Contratos de suporte, help desk, licenças e faturação IT

• Contratos de manutenção e de suporte: SLA (Service Level Agreement) de resposta e de resolução por prioridade, horário do help desk, níveis de serviço (break-fix a pedido, preventiva com visitas programadas ou suporte remoto ilimitado) e faturação recorrente, mensal ou anual.
• Help desk: pedidos por email, telefone ou portal self-service, atribuição a um técnico por especialidade e disponibilidade, acompanhamento até à resolução, avaliação de satisfação (CSAT) no fecho e relatórios de SLA cumprido e falhado, por cliente e por técnico.

• Licenças de software e renovações: as licenças geridas para os clientes (por exemplo, Microsoft 365 por utilizador, licenças CAL de Windows Server e licenças de segurança por endpoint), com os contratos de subscrição, as datas de renovação, alertas com 60 e 30 dias de antecedência e o processo de renovação (cotação ao fabricante, proposta ao cliente e faturação). Na mesma empresa fictícia, a lista de renovações junta domínios e licenças de todos os clientes: as licenças de email passam de 15 para 16 utilizadores e as linhas a faturar seguem para o programa certificado.
• Projetos de IT: migrações para a cloud, firewalls, sistemas de email ou renovações de parque, com fases, tarefas por técnico, prazos, horas face ao estimado e fatura por fase concluída.
• Equipamento recondicionado: avaliação, teste de componentes e cotação de recompra na entrada, recondicionamento (limpeza, substituição de componentes e formatação) e venda com certificação e garantia, com número de série, estado e preço no inventário.
• Faturação: venda de equipamentos, projetos (por fase ou por tempo e material) e faturação recorrente de contratos e subscrições, com faturação eletrónica certificada pela AT e IVA à taxa normal de 23% nos equipamentos e nos serviços IT.

Serviços geridos, e-commerce e indicadores

• Serviços geridos (MSP): monitorização proativa de servidores, redes e postos de trabalho dos clientes, patches e atualizações de segurança, backup gerido e testado e resposta a incidentes, em outsourcing de IT para PMEs sem departamento próprio. O software pode juntar a monitorização, se as ferramentas derem acesso, e preparar o relatório mensal.
• Loja online B2C e B2B: catálogo com especificações técnicas e filtros, preços atualizados a partir dos catálogos dos distribuidores, pagamento online seguro e ligação às transportadoras.
• Margem bruta por categoria: compara a margem do hardware com a do suporte e do MSP. Como os valores variam muito entre empresas, convém medir as margens reais da carteira.
• Receita recorrente mensal (MRR): a receita dos contratos de suporte, das subscrições e dos serviços geridos. É previsível e menos sensível a ciclos económicos.

• Taxa de renovação de contratos de suporte: percentagem de contratos renovados no prazo, que reflete a satisfação dos clientes e a qualidade do serviço.
• Crescimento da base de clientes existente: receita adicional dos clientes atuais face à de novos clientes, que mostra o que rende a venda cruzada e a venda adicional.

Prateleira ou à medida

Uma loja que vende sobretudo ao balcão, com stock simples e um programa de faturação certificado, fica bem servida com prateleira, e é isso que recomendamos. À medida compensa nestes casos:

• Vários negócios na mesma casa: equipamento, contratos de suporte, licenças recorrentes e recondicionado, cada um com a sua faturação.
• Renovações espalhadas por portais: licenças e domínios renovados no fornecedor que ficam por refaturar ao cliente.
• Preços que dependem do cliente: tabelas por canal e condições de volume e de projeto que vivem na memória de quem atende.
• Receita recorrente sem visão: contratos e MRR que não se cruzam com o help desk nem com a margem.

Quanto custa e por onde começar

Começamos pelo processo mais repetitivo para a equipa comercial e técnica, que em muitos revendedores é o ciclo orçamento, encomenda ao distribuidor e faturação, ou a renovação de contratos de suporte e de licenças. Os projetos começam nestes patamares: automação pontual, como alertas de renovação de licenças a 60 e 30 dias, a partir de €300; dashboard de margem por categoria e receita recorrente a partir de €500; aplicação web com CRM, stocks, contratos e faturação a partir de €800; app mobile para técnicos em campo a partir de €2.500; manutenção mensal a partir de €50. A ligação às APIs de stock dos distribuidores, quando dão acesso, orçamos caso a caso, e o preço final fixa-se na proposta.

Há mais exemplos para informática e tecnologia, para comércio por grosso e nos exemplos por setor. Catálogo, preços por cliente e encomendas B2B online estão no guia de software para comércio eletrónico; picking e despacho para transportadoras, no de software para transporte e logística. Se se reconheceu nos casos à medida, contacte-nos e receba resposta em menos de 24 horas.