Uma agência de viagens ou um operador turístico vende um produto composto: voos, hotéis, transfers, atividades e seguros de fornecedores diferentes, com custos que chegam em momentos diferentes e uma margem que só se conhece quando todos estão registados. Muitas agências juntam sistemas de reservas, portais de fornecedores e folhas de cálculo, e não têm uma visão única das margens reais.

Escrevemos este guia como quem constrói este tipo de software, para quem gere uma agência de viagens, um operador turístico ou um operador de turismo recetivo em Portugal e hesita entre um programa de prateleira e um feito à medida. Cobre as regras que interessam, o que o sistema deve fazer, os critérios para escolher e quanto custa. Onde temos, mostramos um exemplo em vídeo.

  • Regime das agências de viagens: o Decreto-Lei n.º 17/2018, em vigor desde 1 de julho de 2018, regula o acesso e o exercício da atividade das agências de viagens e turismo e transpõe a Diretiva (UE) 2015/2302 sobre viagens organizadas. Revogou o Decreto-Lei n.º 61/2011, que ainda aparece citado em muitos sítios.
  • Registo: só pode exercer a atividade quem estiver inscrito no Registo Nacional das Agências de Viagens e Turismo (RNAVT), do Turismo de Portugal.
  • Informação pré-contratual: o regime reforça o direito do viajante a informação normalizada, clara e bem visível sobre a viagem, por isso o software deve guardar o que foi dado a cada cliente e quando.
  • Proteção em caso de insolvência e FGVT: as agências contribuem para o Fundo de Garantia de Viagens e Turismo, com contribuições adicionais por escalões em função do volume de serviços prestados. Os valores e os prazos constam do regime e da regulamentação do Turismo de Portugal.
  • IVA: as agências de viagens têm um regime especial de tributação (assente na margem) para certos serviços que revendem em nome próprio. A aplicação depende do tipo de serviço e do cliente.

Este resumo não substitui o parecer de um jurista: confirme no Turismo de Portugal o que se aplica à sua agência, e o IVA com o contabilista.

Dossier de viagem e margens

Cada reserva tem o seu dossier digital: cliente, serviços reservados, fornecedores, custos, documentos emitidos e histórico de comunicações. O agente vê num só ecrã o que está confirmado, o que está pendente e o que é preciso pagar e quando.

O dossier de uma viagem: serviços, estado e margem
Dossier 2026/0231Família Exemplo · 4 pessoas · partida a 6 dez
Margem atual9%mínimo definido: 12%
Voo de ida e voltaCompanhia aéreaConfirmadoPagar até 12 nov
Hotel, 5 noitesHotelConfirmadoPagar até 20 nov
Transfer aeroportoTransportador localPendenteSem confirmação, pedida a 3 out
Visita guiadaGuia localPendenteA aguardar resposta do fornecedor
Seguro de viagemSeguradoraEmitidoPago
O agente vê num só ecrã o que está confirmado, o que falta e o que é preciso pagar e quando. Enquanto o transfer e a visita não estão confirmados, a margem é provisória, e o sistema assinala que está abaixo do mínimo definido pela agência, para intervir antes de confirmar ao cliente.
Exemplo hipotético, com dados fictícios. O dossier junta os serviços, os fornecedores, os prazos de pagamento e a margem da reserva, e mostra o que ainda está por confirmar.
  • Margem em tempo real: à medida que os custos de cada componente (voo, hotel, transfer, seguro, taxas) são registados, o sistema calcula a margem atual e a prevista, e assinala as reservas abaixo do mínimo definido, antes de confirmar ao cliente.
  • Prazos de pagamento a fornecedores, com alertas de vencimento.
  • Documentos: contrato, condições gerais, seguros e informação pré-contratual arquivados por reserva.

Comissões de fornecedores

Hotéis, companhias aéreas e operadores pagam comissões em momentos e por vias diferentes. O sistema pode registar as comissões esperadas por reserva e por fornecedor, confirmar as recebidas e alertar quando há atrasos. Um painel mostra o esperado contra o recebido por período, sem cruzar emails e extratos bancários.

Comissões por fornecedor: recebidas, a receber e em atraso
Hotel A
125
sem atraso
Companhia B
492
2 em atraso
Operador C
637
7 em atraso
Hotel D
92
sem atraso
Operador E
315
5 em atraso
RecebidasA receber, dentro do prazoEm atraso
O Operador C e a Companhia B têm comissões em atraso. O painel mostra, por fornecedor, quantas comissões estão recebidas, quantas ainda estão dentro do prazo e quantas passaram o prazo, em vez de se cruzar emails e extratos. As comissões são contadas em número de reservas, e os prazos são os acordados com cada fornecedor.
Exemplo hipotético, com fornecedores e números de reservas fictícios. Cada barra é o conjunto de comissões esperadas de um fornecedor, dividido pelo estado de cada uma.

Turismo de negócios

As agências que servem empresas têm requisitos que as plataformas de lazer raramente cobrem. As empresas clientes têm políticas de viagem (classe permitida por duração do voo, limite de diária de hotel por cidade, aprovação da chefia acima de um valor). O sistema pode seguir este fluxo: o colaborador pede, o sistema verifica a política do cliente, envia para aprovação e só então confirma ao agente.

Um pedido de viagem de negócios contra a política da empresa
Pedido do colaborador
→
Verificação da política de viagens
→
Aprovação da chefia
→
Confirmação pela agência
Classe do vooEconómica, para voos até 4 horasEconómica
Hotel, por noiteAté €140 nesta cidade€128
Antecedência da marcaçãoMínimo de 7 dias5 dias
AprovaçãoObrigatória acima de €600 por viagem€790
O pedido só chega ao agente depois de verificado e aprovado. A política de viagens é a de cada empresa cliente, e os valores do exemplo são fictícios. Aqui, o pedido viola a antecedência mínima e passa a depender de aprovação, o que o sistema regista com o motivo.
Exemplo hipotético, com uma política de viagens e valores fictícios. O sistema compara o pedido com as regras do cliente, assinala o que falha e encaminha para aprovação antes de chegar à agência.
  • Faturação com centro de custo e referência interna do cliente, que têm de coincidir com as contas a pagar dele, por programa certificado pela AT. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
  • Relatórios mensais de despesa por colaborador e por centro de custo, que interessam aos clientes empresariais.

Turismo recetivo: grupos e operações locais

Os operadores que recebem grupos de outros países gerem uma camada operacional própria: guias por idioma e disponibilidade, autocarros e transfers com capacidade variável, restaurantes, museus e atividades com confirmações e pagamentos em simultâneo. Um sistema à medida pode planear o grupo inteiro num só ecrã, com serviços, fornecedores, horários e documentos, gerar o voucher de cada serviço para o guia e mostrar a margem do grupo.

Para as atividades, num exemplo que fizemos para uma empresa de experiências turísticas, fictícia, cada experiência tem horário, guia, línguas e lotação. Chega um grupo de 4 pessoas para um passeio onde só cabem 2, e a agenda propõe outra data com lugares: o grupo passa para a vindima de domingo.

  • Dados de passageiros: nomes, documentos e necessidades especiais são dados pessoais e, por vezes, de saúde. O tratamento e a partilha com fornecedores devem ter base legal e estar limitados ao necessário. Se o grupo usa transporte coletivo, confirme com o transportador e com as autoridades quais as comunicações exigidas em cada caso.
  • Eventos e incentivos (MICE): espaços, audiovisual e catering em coordenação com o programa de viagem, com orçamentos por evento, aprovação do cliente e registo de alterações. Veja o guia de software de gestão de eventos.

Portal de reservas e vendas online

Um portal onde o cliente consulta as propostas preparadas pelo agente, confirma a reserva e paga online, ligado ao sistema de gestão da agência. Para quem quer vender diretamente, o portal pode ter também pesquisa de pacotes com preços e disponibilidade. Num exemplo que fizemos para um alojamento com experiências próprias, fictício, a família que reserva duas noites no site vê as experiências com lugares nessas datas, junta uma prova de vinhos à estadia e paga o sinal. Ligamos cada fornecedor por API se der acesso, ou por exportação, e muitos fornecedores locais não têm nenhuma interface.

Sistemas de reservas, back-office ou software à medida?

Os sistemas globais de distribuição (GDS) dão acesso a voos e hotéis com tarifas negociadas, mas são canais de distribuição e de reserva, e não sistemas de gestão de agência. Há sistemas de gestão para agências, alguns ligados aos GDS. Para decidir, veja em qual destes casos se reconhece:

  • Vende sobretudo lazer e pacotes pré-definidos: um sistema de gestão para agências de prateleira pode chegar, e é o que recomendamos.
  • Trabalha um nicho (aventura, negócios com a política de viagens de cada cliente, recetivo com operações locais): é aqui que o à medida compensa.
  • Depende de fornecedores locais sem interface, ou vende experiências e atividades que os sistemas padrão não suportam.
  • O sistema atual serve para reservar mas não mostra a margem: um módulo à medida ao lado evita trocar tudo.

Em qualquer caso, compare propostas atuais e o custo total em vários anos.

Quanto custa

  • Automação pontual (envio de vouchers, alertas de pagamentos a fornecedores, relatório semanal de comissões por email): a partir de €300.
  • Dashboard com margem por reserva, comissões em atraso e pagamentos a vencer: a partir de €500.
  • Aplicação web com dossiers, margens, comissões, fornecedores e faturação: a partir de €800.
  • App mobile para guias e coordenadores consultarem o programa e os vouchers no terreno: a partir de €2.500.
  • Manutenção mensal: a partir de €50.
  • Integrações com GDS, fornecedores, pagamentos e faturação certificada, e sistemas completos com portal de reservas: orçamento caso a caso.

O preço final fixa-se na proposta. O retorno depende de onde a agência perde hoje: num caso hipotético, uma agência que só descobre depois da venda que certas reservas ficaram abaixo da margem mínima pode ajustar preços ou renegociar com fornecedores. Meça o ponto de partida antes de calcular o que espera ganhar.

Por onde começar

Costumamos começar pelo processo mais repetitivo; numa agência, sugerimos o controlo de margens por reserva. Um módulo focado nisso, ligado aos sistemas que já usa, não exige substituir tudo. Depois, juntam-se as comissões, os pagamentos a fornecedores e o portal de reservas.

Na Soluções à Medida fazemos software para agências de viagens e operadores turísticos, adaptado ao nicho de cada um, e orçamos caso a caso. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo, e veja também as soluções para turismo, as soluções para hotelaria e turismo e os exemplos por setor.