Estado dos quartos no telemóvel
A governanta e as empregadas de andar podem marcar cada quarto como limpo, inspecionado ou bloqueado. A receção vê a mudança no momento e, se o PMS aceitar escrita, o estado é atualizado lá também.
Hotéis independentes, casas de turismo rural, guest houses e pequenos grupos com 10 a 80 quartos trabalham com um PMS e, se vendem online, com um channel manager. O que falha fica entre eles: a governanta, a manutenção, os boletins de hóspedes estrangeiros, os extras e os números do mês. O software à medida liga essas peças ao PMS e deixa-o onde está.
014 problemas
Sem módulo de andares no PMS, o quarto continua sujo até alguém o mudar à mão. A governanta passa o estado por telefone ou numa folha impressa, e o hóspede que chega às 15h espera enquanto a receção liga para o andar.
Quando o PMS não comunica com o SIBA, o rececionista da noite copia nomes e passaportes para o portal, hóspede a hóspede, à entrada e à saída. Com a casa cheia, o trabalho passa para o dia seguinte e o prazo encurta.
Ocupação do PMS, comissões do channel manager, faturas do programa certificado e consumos do bar. O diretor calcula o RevPAR e a ocupação por canal numa folha de Excel que só ele atualiza.
O técnico recebe pedidos por WhatsApp e em papéis na receção. O autoclismo que já foi reparado avaria de novo e ninguém tem o historial do quarto à mão.
02Contexto
Mapa de quartos, reservas, check-in e conta do hóspede são trabalho do PMS. Há vários no mercado, já ligados a channel managers e a programas de faturação certificados, e para uma unidade independente é mais simples escolher um do que mandar fazer um.
O que o PMS resolve mal fica à volta dele: a app da equipa de andares, o registo de avarias, o painel que cruza canais com faturação, as mensagens aos hóspedes, os boletins que o PMS não envia. É aí que o software à medida trabalha, lendo e escrevendo no PMS pela interface que o fornecedor abrir.
Numa casa de turismo rural, isto inclui o que se vende com a estadia: passeios, provas de vinho ou aulas de cozinha, marcados por hora e cobrados na conta do quarto.
035 funcionalidades
A governanta e as empregadas de andar podem marcar cada quarto como limpo, inspecionado ou bloqueado. A receção vê a mudança no momento e, se o PMS aceitar escrita, o estado é atualizado lá também.
Cada pedido fica associado ao quarto, com fotografia, técnico responsável e data de fecho. O historial mostra o que avaria repetidamente e quando um quarto deve sair de venda.
Um painel pode calculá-los por dia, canal e tipologia com reservas e faturas reais. Onde falta um dado, mostra a falha em vez de a preencher com uma estimativa.
Se o PMS não comunicar com o SIBA, pode desenvolver-se uma automação que lê os hóspedes estrangeiros com entrada ou saída e envia os boletins, com aviso quando falta um documento.
Jantares, bar, massagens e atividades lançados na conta do hóspede, para que no check-out saia uma única fatura.
044 demonstrações
Demonstrações de 15 segundos, construídas pela nossa equipa com dados fictícios. Abra cada uma para ver as funcionalidades em detalhe.
A empregada de andar marca o quarto como limpo, a governanta inspeciona e a receção vê-o pronto no momento. Se o PMS aceitar escrita, o estado atualiza-se lá também.
Cada avaria fica associada ao quarto, com fotografia e técnico. O historial mostra o que se repete e ajuda a decidir reparar de vez.
Ocupação, preço médio e RevPAR calculados a partir de reservas e faturas reais, com o líquido por noite de cada canal. Onde falta um dado, o painel mostra a falha.
Restaurante, bar e spa lançam os extras na conta do quarto. No check-out sai uma só conta, pronta para o programa de faturação certificado.
053 sistemas
Cada fornecedor dá mais ou menos acesso aos seus dados. O que se consegue ligar confirma-se antes do orçamento.
Reservas, estado dos quartos e contas dos hóspedes podem ser lidos e escritos se o fornecedor do PMS abrir acesso aos dados. Se o PMS só exportar ficheiros, a ligação faz-se por importação agendada.
As reservas da Booking.com, da Expedia ou do Airbnb chegam pelo channel manager. Como as APIs de conectividade da Booking.com estão reservadas a parceiros aprovados, o software à medida lê essas reservas do channel manager ou do PMS.
Quando o hotel fatura fora do PMS, as estadias e os extras podem seguir para o programa certificado já apurados, sem cópia manual.
065 obrigações
Hotéis, pousadas e casas de turismo rural são empreendimentos turísticos. O alojamento local tem registo próprio, o RNAL (Decreto-Lei n.º 128/2014), e fica fora do RNET.
Um boletim por hóspede estrangeiro, incluindo cidadãos de outros Estados da União Europeia, com entrada e saída comunicadas em três dias úteis. A lei indica hoje a GNR ou a PSP como destinatárias; o envio eletrónico faz-se no SIBA. Os boletins guardam-se durante um ano.
Fonte: pgdlisboa.pt
Inscrição em 30 dias após o título de abertura e alterações comunicadas em 10 dias. O número de registo tem de constar da placa identificativa e das plataformas eletrónicas que vendem o alojamento.
O livro em papel mantém-se no estabelecimento, a par do formato eletrónico, com acesso visível no site. Uma reclamação eletrónica tem resposta em 15 dias úteis, no máximo.
Fonte: pgdlisboa.pt
Uma aplicação à medida não emite faturas: passa estadias e extras ao PMS ou ao programa certificado pela AT, que as emite.
Fonte: pgdlisboa.pt
Valores, isenções e declaração mudam de município para município; no Porto, os valores cobrados registam-se na plataforma municipal da taxa. O sistema pode contar as dormidas sujeitas e isentas de cada mês.
Fonte: portaldomunicipe.cm-porto.pt
Cada empresa responde pelas suas obrigações legais; o software pode guardar os registos e avisar dos prazos.
075 pontos de partida
A ligação ao PMS é a linha que mais varia: cada fornecedor abre os dados à sua maneira, o que só se sabe depois de ler a documentação.
| Selecionar | Ponto de partida | Serviço | Preço |
|---|---|---|---|
| Painel de ocupação, preço médio e RevPAR sobre os dados do PMS | Dashboards | a partir de €500 | |
| Envio automático de boletins ou de emails antes da chegada | Automações | a partir de €300 | |
| Registo de manutenção por quarto, com historial e fotografias | Aplicações web | a partir de €800 | |
| App de andares para a governanta e a equipa de limpeza | Apps mobile | a partir de €2.500 | |
| Ligação ao PMS, ao channel manager ou ao programa de faturação | APIs e integrações | orçamento personalizado |
Marque as linhas que lhe interessam: o pedido de orçamento segue com a sua escolha.
Valores de entrada. O preço final depende do âmbito e é fechado na proposta.
085 guias
095 perguntas
Não. O PMS de mercado continua a tratar reservas, mapa de quartos e conta do hóspede, e pode ficar onde está. O software à medida liga-se a ele para o que falta: housekeeping, manutenção, painéis, mensagens e boletins. Um PMS de raiz só compensa quando o modelo de exploração não cabe em nenhum pacote.
Uma primeira peça possível num hotel é o envio automático de boletins ao SIBA, a partir de €300, ou a app de andares para a governanta, a partir de €2.500. A ligação ao PMS orçamenta-se à parte, porque depende do acesso que o fornecedor dá. Os restantes valores de partida estão na tabela acima.
Pode, desde que tenha acesso aos dados dos hóspedes. O SIBA disponibiliza um serviço web para comunicação entre aplicações, além do formulário e do carregamento de ficheiro. Uma automação pode ler do PMS os estrangeiros com entrada ou saída e enviar os boletins com as credenciais da unidade. Confirme antes se o seu PMS já faz este envio: se fizer, não há nada a desenvolver.
Serve para as duas, com desenhos diferentes. Numa casa de campo pequena, a mesma pessoa faz receção, pequenos-almoços e atividades, e bastam boletins automáticos e extras na conta do quarto. Num hotel urbano há governanta, técnico e rececionistas por turno, e o estado dos quartos passa a ser a peça central.
Só a ligação ao PMS tem de ser refeita; a app de andares, o registo de manutenção e o painel podem manter os seus dados. Se o fornecedor alterar a interface, a ligação pede um ajuste, que se combina como manutenção. Se o hotel trocar de PMS, escreve-se uma ligação nova e o resto continua igual.
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