Uma quinta de eventos vende datas: cada sábado da época é um casamento possível, e uma data prometida a dois casais, ou presa numa «opção» que nunca se confirma, é receita perdida. Se a quinta tem quartos, o fim de semana do casamento mistura evento e alojamento, com regras diferentes. Escrevemos este guia como quem constrói este tipo de software e, onde temos, mostramos um exemplo em vídeo. É para quem gere uma quinta ou herdade de eventos, com ou sem alojamento de turismo rural, em Portugal: o que o software deve tratar, que regras interessam, quando chega um programa de prateleira e quanto custa à medida. Se o seu negócio é sobretudo organização de eventos sem espaço próprio, veja o guia de software de gestão de eventos; se é sobretudo alojamento, o de gestão hoteleira.
O calendário: datas, opções e sinais
O casal visita a quinta, pede uma data e muitas vezes fica com uma «opção» uns dias antes de decidir. Só com o sinal pago a data fica reservada. O problema clássico é perder o controlo das opções: datas presas sem prazo, ou dois casais com a mesma data em conversa. O software deve tratar cada data como um recurso com estado e prazo:
- Estados claros: livre, em opção (com data de expiração), reservada com sinal, realizada.
- Lista de espera para datas em opção, com aviso quando a opção caduca.
- Regras de coexistência: se a quinta aceita um batizado no salão pequeno no dia de um casamento.
- Plano de pagamentos por evento (sinal, prestações, saldo), com lembretes e recibos.
O sinal tem regras próprias no Código Civil: em termos gerais, quem o deu e desiste perde-o, e quem o recebeu e falta devolve-o em dobro, salvo acordo diferente. Cancelamento e alteração de data devem estar no contrato e, sendo contratos com consumidores e cláusulas pré-redigidas, convém que um jurista os reveja.
O evento: convidados, menus e fornecedores
Nas semanas antes do casamento, o trabalho é de coordenação: convidados com confirmações, planta de mesas, menus, alergias, cronograma do dia e fornecedores externos, como fotógrafo, florista ou DJ. Se tudo vive em mensagens e folhas de cálculo, a cozinha recebe números desatualizados e a alergia de um convidado perde-se. O software deve ligar tudo à mesma lista:
- Lista de convidados com confirmação, mesa, menu e restrições alimentares, atualizável pelos noivos num portal.
- Totais para a cozinha por menu e alergias por mesa, atualizados com a lista.
- Proposta por convidado: no exemplo que fizemos para uma empresa de catering e eventos, fictícia, o cliente passa de 120 para 150 convidados e a proposta recalcula equipa e deslocação e guarda a versão anterior.
- Material por data: no mesmo exemplo, dois eventos de sexta-feira pedem 7 estufas e há 6, e o calendário mostra o conflito e reserva-se uma estufa de aluguer.
- Cronograma do dia partilhado com a equipa e com os fornecedores.
- Fornecedores externos: contactos, chegada, acesso e seguro de responsabilidade civil, se exigido.
As alergias e as restrições por motivos de saúde são dados de saúde no RGPD: recolhidas só para servir o convidado, vistas só pela cozinha e chefe de sala e apagadas depois do evento, no prazo definido pela quinta.
Alojamento no fim de semana do casamento
Quando a quinta tem quartos, os noivos querem-nos para a família e a quinta quer vendê-los se ninguém os usar. O software deve permitir um bloqueio de quartos ligado ao evento, com nomes dados pelos noivos e uma data a partir da qual os quartos sem nome voltam à venda:
- Bloqueio ligado ao evento, com data de libertação acordada.
- Faturação separada dos quartos e do evento, por hóspede ou por família, com as taxas de IVA de cada componente. Num exemplo para um hotel, fictício, bar e spa lançam extras na conta do quarto e no check-out a conta fecha e segue para o programa de faturação certificado.
- Ligação aos canais, como Booking, Airbnb ou site próprio, através de um gestor de canais se der acesso, para não vender o mesmo quarto duas vezes.
- Boletins de alojamento dos hóspedes estrangeiros, comunicados ao SIBA no prazo legal.
- Taxa turística, onde o município a cobra, com as isenções do regulamento municipal.
Regras que interessam
- Classificação do alojamento: um empreendimento de turismo no espaço rural ou de turismo de habitação segue o regime dos empreendimentos turísticos (Decreto-Lei n.º 39/2008, com alterações) e está registado no Registo Nacional dos Empreendimentos Turísticos; um alojamento local segue o seu regime próprio, alterado pelo Decreto-Lei n.º 76/2024. Confirme em qual se enquadra e que identificação deve constar dos anúncios.
- Ruído: perto de habitações, as atividades ruidosas temporárias estão limitadas aos fins de semana, feriados e à noite, e precisam de licença especial de ruído da câmara municipal, pedida com antecedência (vários municípios pedem 15 dias úteis). Um espaço com autorização de utilização que permita estas atividades pode estar dispensado, dentro do horário licenciado. As regras variam por município: confirme na sua câmara.
- IVA: o alojamento em estabelecimentos do tipo hoteleiro tem taxa reduzida, as refeições têm a taxa intermédia e as bebidas alcoólicas a taxa normal; o aluguer do espaço e os outros serviços do evento têm o seu próprio enquadramento. A fatura de um casamento deve separar estas linhas, com o enquadramento confirmado pelo contabilista.
- Música: a música num evento pode exigir licenças de direitos de autor e conexos, normalmente tratadas pelo DJ ou pela banda; confirme quem as tem.
- Livro de reclamações físico e eletrónico, e faturação por programa certificado. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
Este resumo vem de fontes públicas e de conhecimento geral, e não substitui o parecer de um jurista ou de um contabilista.
Outros produtos da quinta
Muitas quintas vendem também provas de vinho, visitas à adega, retiros ou experiências para grupos. Cada um pode ser um produto com agenda, capacidade e preço, sem se misturar com os eventos. No exemplo que fizemos para uma casa de turismo, fictícia, uma família reserva duas noites no site da casa e junta a prova de vinhos de sábado à estadia, com o sinal pago na reserva. Se a quinta produz vinho, o guia de software para vinícolas e adegas cobre a parte de produção.
Indicadores que vale a pena seguir
- Sábados reservados na época e opções que não se converteram.
- Tempo entre a visita e o sinal.
- Receita por evento: espaço, catering, bebidas e alojamento.
- Ocupação dos quartos nas noites com e sem evento.
- Pagamentos em atraso antes do evento.
Prateleira ou à medida
Para muitas quintas, um programa de prateleira chega. Na nossa opinião:
- Poucos eventos por época e sem quartos? Agenda partilhada e programa de faturação certificado. É o que recomendamos.
- Só alojamento, com eventos raros? Um programa de gestão hoteleira serve melhor.
- Opções, sinais e prestações controlados à mão em várias folhas? É caso de calendário à medida.
- Evento e quartos no mesmo fim de semana, com bloqueio e faturação separada? Também.
Se já usa gestor de canais ou faturação certificada, não os substituímos: costumamos ligar por API quando o programa dá acesso, ou por exportação.
Quanto custa
- Automação pontual, como aviso de opção a expirar ou lembrete de prestação: a partir de €300.
- Dashboard com datas, conversão de visitas, receita por evento e ocupação: a partir de €500.
- Aplicação web com calendário, ficha do evento, convidados, mesas e bloqueio de quartos: a partir de €800.
- App mobile para os noivos gerirem convidados, ou para a equipa no dia: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Integração com gestor de canais, faturação certificada, SIBA e pagamentos, e sistemas completos: orçamento caso a caso. O preço final fixa-se na proposta.
Antes de pedir propostas, conte as opções que caducaram sem resposta e as horas gastas a refazer listas de convidados e mesas na última época.
O que perguntar a um fornecedor
- Como trata as opções com prazo e a lista de espera?
- Os noivos podem atualizar convidados e menus? Como chegam os totais à cozinha?
- Como se ligam os quartos aos canais sem vender duas vezes?
- Como separa na fatura o espaço, as refeições, as bebidas e o alojamento?
- Onde ficam guardados os dados dos convidados e por quanto tempo?
- Quanto custa ao fim de três anos, e como levo os dados se mudar?
Por onde começar
Comece pelo calendário de datas com opções e sinais, que é onde está a receita. A lista de convidados com mesas e menus e o bloqueio de quartos vêm a seguir.
Se o seu caso é à medida, começamos pelo processo mais repetitivo da quinta e orçamos caso a caso. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso. Veja também o guia de software para promotoras de espetáculos, as soluções para catering e eventos, as soluções para hotelaria e turismo e os exemplos por setor.