Um promotor de concertos assume um risco: contrata um artista por um cachê, paga produção, segurança e marketing, e só sabe se ganha ou perde à medida que os bilhetes se vendem. O software serve para saber, a cada dia, onde está a venda face ao que já foi gasto, e para tratar contratos, riders, parceiros e licenças sem perder nada. Escrevemos este guia como quem constrói este tipo de software e, onde temos, ligamos a um exemplo em vídeo. É para quem promove concertos e espetáculos de pequena e média dimensão em Portugal (promotoras, salas, companhias, produtoras): o que o software deve fazer, que regras interessam, quando chega um programa pronto e quanto custa. Não é para os grandes festivais, que têm equipas e sistemas próprios. Se organiza eventos em geral, veja o guia de software de gestão de eventos.

Regras que condicionam um espetáculo

  • Espetáculos de natureza artística: o Decreto-Lei n.º 23/2014, alterado pelo Decreto-Lei n.º 90/2019, define o regime dos espetáculos de natureza artística e dos recintos fixos onde se realizam, e a classificação etária dos espetáculos, que cabe à IGAC (Inspeção-Geral das Atividades Culturais). Recintos improvisados ou itinerantes, como um festival ao ar livre, licenciam-se junto da câmara municipal: confirme o que se aplica ao seu caso.
  • Ruído: atividades ruidosas temporárias, como concertos, costumam precisar de licença especial de ruído da câmara municipal.
  • Direitos de autor: a execução pública de música exige autorização dos titulares dos direitos, obtida em regra através da Sociedade Portuguesa de Autores (SPA); peças de teatro fora do domínio público também têm direitos a licenciar.
  • Segurança: planos de emergência, evacuação e segurança contra incêndio do recinto, com os meios de assistência que a lei e a câmara exigirem.
  • Seguros: responsabilidade civil do evento e seguros específicos que o recinto ou os parceiros pedirem.

Este resumo vem de fontes públicas consultadas em setembro de 2026 e não substitui o parecer de um jurista nem a confirmação junto da câmara municipal e da IGAC. O software não trata destes pedidos: guarda, por espetáculo, cada licença e cada seguro com data de validade, e avisa antes de faltar algum.

O número que importa: o ponto de equilíbrio

Antes de abrir a bilhética, o promotor deve saber quantos bilhetes tem de vender para cobrir os custos fixos já contratados: os custos fixos a dividir pelo que cada bilhete rende, depois de comissões e impostos. Depois, as vendas diárias dizem se o espetáculo lá chega, e a que ritmo.

Bilhetes vendidos contra o ponto de equilíbrio
02505007501 000D-60D-45D-30D-15DPonto de equilíbrio: 809 bilhetesLotação: 1 000Hoje (D-7): 700 vendidosPrevisão pela tendência: 880
A venda diz, a uma semana do concerto, se o espetáculo chega ao ponto de equilíbrio. O ponto de equilíbrio sai dos custos fixos já contratados (cachê, produção, segurança, marketing) a dividir pelo que cada bilhete rende depois de comissões. Com 700 vendidos a 7 dias e a tendência atual, a previsão passa-o, mas por pouco, e ainda dá tempo para uma ação de venda. Os valores do exemplo são fictícios.
Exemplo hipotético de um concerto de sala (D é o dia do concerto) com lotação de 1 000, custos fixos de €19 000 e receita líquida de €23,50 por bilhete (bilhete de €25, menos uma comissão de 6%).
  • Setores e preços configurados por espetáculo, com bilhetes de cortesia e de imprensa separados dos vendidos.
  • Vendas por canal: bilheteira, plataformas e parceiros. Ligamos às plataformas de bilhética se derem acesso às vendas, ou por exportação. Num exemplo que fizemos para um espaço cultural fictício, a venda online e a de balcão contam para a mesma lotação: o bilhete sai com código e a lotação do concerto atualiza.
  • Comparação com espetáculos anteriores do mesmo artista ou tipo, para saber se o ritmo é normal.
  • Preço final claro ao consumidor, incluindo taxas de serviço, nos termos da legislação do consumo.

Contratos de artistas e riders

O contrato com o artista ou com a agência define o cachê, as condições de pagamento (muitas vezes adiantamento no fecho e saldo perto do espetáculo), a data, o local, a duração, o cancelamento e a força maior. O sistema guarda os contratos por espetáculo e avisa dos pagamentos a fazer. Num exemplo que fizemos para uma galeria de arte, fictícia, a artista vê a conta de cada venda, com a comissão acordada e o valor a receber. Numa promotora, pode mostrar ao artista ou à agência o saldo de cada data.

O rider técnico é a lista do que o artista exige em palco, som, luz, backline e camarim. Determina o custo de produção e se a sala serve, por isso compara-se com a sala antes de assinar.

O rider técnico contra a sala
Item do riderO artista pedeA sala temSituaçãoO que fazer
Palco10 × 8 m9 × 7 mNão cabePedir adaptação ao artista ou alugar plataformas
Sistema de som2 colunas por lado2 colunas por ladoCumpre—
Monitores de palco86Faltam 2Alugar 2 monitores
BacklineBateria e 2 amplificadoresSó bateriaIncompletoAlugar amplificadores
CamarimPara 6 pessoasPara 8 pessoasCumpre—
RefeiçõesPara 10 pessoas—A contratarOrçamento de catering
O rider é comparado com a sala antes de se assinar, e não na montagem. Cada exigência do artista fica ligada ao que a sala tem e ao que é preciso alugar ou negociar, e o custo entra no orçamento de produção. Um palco pequeno demais, descoberto na véspera, custa muito mais do que descoberto no contrato. As exigências e a sala do exemplo são fictícias.
Exemplo hipotético, com um rider e uma sala fictícios.
  • Ficha de rider por artista, com as exigências de som, luz, palco, backline e camarim.
  • Comparação com a sala e lista do que é preciso alugar ou negociar, com o custo a entrar no orçamento.
  • Orçamento de produção técnica: equipamento, equipas e montagem, com os contratos dos prestadores.
  • Hospitalidade: alojamento, transportes e refeições do artista e da equipa.

Acerto de contas

No fim do espetáculo, o acerto junta a bilheteira por canal, as comissões e cada custo contratado, e dá o resultado do promotor, incluindo a parte variável do cachê, se a houver.

Acerto de contas de um concerto (euros)
22 000Bilheteirabruta (880 ×€25)−1 320Comissão dasplataformas(6%)−10 000Cachê doartista−4 500Produçãotécnica−1 600Segurança eassistência−2 000Marketing−900Direitos elicenças1 680Resultado dopromotor
O acerto de contas junta no mesmo papel o que entrou e o que saiu. A bilheteira por canal, as comissões e cada custo contratado ficam lado a lado, e o resultado do promotor sai no fim, para o contrato com o artista e com os parceiros. Se o cachê tiver parte variável sobre a bilheteira, é aqui que se calcula. Os valores são fictícios, e cada espetáculo tem a sua estrutura de custos.
Exemplo hipotético do mesmo concerto de sala, com 880 bilhetes vendidos a €25 e custos fictícios.

Patrocínios, merchandising e segurança no dia

  • Patrocínios: contrapartidas acordadas (logótipo, espaço de ativação, bilhetes, menção em palco), com o cumprimento registado no evento e prova para o patrocinador.
  • Merchandising: stock por referência e tamanho, vendas no recinto e, se o contrato o previr, a partilha de receitas com o artista.
  • Segurança no dia: listas de verificação antes do evento, número de seguranças por zona, pontos de primeiros socorros, contactos de emergência e registo de incidentes. Num exemplo que fizemos para uma empresa de catering e eventos, fictícia, o turno segue por ligação para a equipa extra e cada pessoa confirma no telemóvel; num concerto, o mesmo pode servir para a escala de seguranças.
  • Faturação: a patrocinadores, a operadores de bar e restauração que ocupem áreas, e a parceiros, por programa certificado pela AT. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.

Teatro, dança e digressões

Para companhias, o núcleo é o orçamento de produção (cenografia, figurinos, som e luz), os contratos com encenadores, atores e bailarinos, o calendário de ensaios e as licenças de direitos de autor. Numa digressão, acrescentam-se os contratos com cada sala (percentagem de bilheteira ou cachê fixo), o transporte de cenografia e o alojamento. O sistema junta tudo por produção e por data.

Indicadores que vale a pena seguir

  • Taxa de ocupação por espetáculo e por sala.
  • Receita por espectador, somando bilhete, bar e merchandising.
  • Custos de produção sobre a receita, por espetáculo.
  • Vendas online e presenciais, porque as comissões das plataformas pesam.
  • Desvio do orçamento de produção.

As metas dependem do tipo de espetáculo e da sala: defina-as com o histórico da sua empresa, não com valores de outras.

Programa pronto ou à medida

Se faz poucos espetáculos por ano, vende por uma só plataforma e o acerto cabe numa folha de cálculo, recomendamos a folha e o programa de faturação certificado que já usa. O à medida compensa quando:

  • vende por vários canais e quer somá-los contra o ponto de equilíbrio;
  • os cachês têm parte variável sobre a bilheteira, ou há partilha de merchandising;
  • faz digressões, com riders e contratos diferentes por sala;
  • licenças, seguros e contratos andam espalhados por emails e pastas.

Quanto custa

  • Automação pontual (alerta de pagamentos de cachê, lembrete de licenças a caducar, relatório diário de vendas por canal): a partir de €300.
  • Dashboard com vendas contra o ponto de equilíbrio, por espetáculo: a partir de €500.
  • Aplicação web com espetáculos, contratos, riders, orçamento de produção e acerto de contas: a partir de €800.
  • App mobile para a equipa no dia do espetáculo (listas de verificação, incidentes): a partir de €2.500.
  • Manutenção mensal: a partir de €50.
  • Ligação às plataformas de bilhética, à faturação certificada e a outros sistemas: orçada caso a caso, se derem acesso ou por exportação.

O preço final fixa-se na proposta. O retorno depende de onde a promotora perde hoje: espetáculos que só se percebe que não vão ao equilíbrio tarde demais, custos de produção que derrapam, licenças esquecidas: veja onde foi nos últimos espetáculos.

O que perguntar a um fornecedor

  • Como se calcula o ponto de equilíbrio, e quem atualiza os custos contratados?
  • Que plataformas de bilhética consegue ligar, e o que depende delas?
  • Como se compara o rider com a sala, e como entra o custo no orçamento?
  • Como se faz o acerto de contas, incluindo partes variáveis do cachê?
  • Como se guardam licenças, seguros e contratos com validade?
  • Quais são os custos ao fim de três anos, e como levo os meus dados se mudar?

Por onde começar

Começamos pelo processo mais repetitivo. Numa promotora, sugerimos o controlo de vendas contra o ponto de equilíbrio e o orçamento de cada espetáculo, o que evita surpresas, e depois os riders, o acerto de contas e as licenças.

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