Um escritório de advogados vive de prazos que não perdoam, de tempo que tem de chegar à fatura e de informação que está sob segredo profissional. Muitos escritórios ainda gerem isto com email, pastas partilhadas e folhas de cálculo, até ao dia em que um prazo escapa ou uma peça entregue não é a versão certa. Este guia é para quem dirige um escritório de advogados, pequeno ou médio, ou um departamento jurídico em Portugal e hesita entre uma plataforma de mercado e um sistema à medida. Escrevemo-lo como quem constrói este tipo de software: o que o sistema deve tratar, que regras interessam, quando a plataforma chega e quanto custa, com exemplos em vídeo onde os temos.
Prazos processuais e Citius
O Citius é a plataforma dos tribunais judiciais onde os mandatários recebem notificações, entregam peças e consultam os processos. O software do escritório não substitui o Citius: guarda, para cada processo, o que chegou, que prazo corre e quem é o responsável, e avisa com antecedência.
É na contagem que as folhas de cálculo falham. A notificação eletrónica ao mandatário presume-se feita no terceiro dia posterior ao da sua elaboração, ou no primeiro dia útil seguinte se esse não o for (artigo 248.º do Código de Processo Civil). O prazo é contínuo, mas suspende-se nas férias judiciais, salvo nos processos urgentes e nos prazos de seis meses ou mais (artigo 138.º). As férias judiciais vão de 22 de dezembro a 3 de janeiro, do domingo de Ramos à segunda-feira de Páscoa e de 16 de julho a 31 de agosto. Se o prazo terminar num dia em que os tribunais estão fechados, passa para o primeiro dia útil seguinte. Depois do termo, o ato ainda pode ser praticado nos três dias úteis seguintes, mas com multa (artigo 139.º).
- Calendário de férias judiciais e feriados dentro do sistema, atualizado todos os anos, incluindo os feriados municipais das comarcas onde trabalha.
- Tipo de processo na ficha (urgente ou não), porque muda a contagem.
- Dois responsáveis por prazo e alertas a vários dias, com confirmação de que o ato foi praticado.
- Registo de quem calculou cada prazo e com que regra, para ser revisto por outra pessoa.
No exemplo que fizemos para um escritório fictício, o prazo de 30 dias para contestar conta de 11/12/2026, fica suspenso nas férias judiciais e o fim aparece calculado a 22/1/2027, com avisos à advogada e à sócia a 15/1 e a 20/1. Um cálculo automático ajuda, mas não substitui a leitura da notificação e da lei aplicável. Confirme sempre os prazos especiais do tipo de processo.
Conflitos de interesses e abertura de processo
O Estatuto da Ordem dos Advogados (Lei n.º 145/2015) proíbe, no artigo 99.º, aconselhar ou representar clientes cujos interesses estejam em conflito no mesmo assunto ou em assunto conexo, e o advogado tem de verificar isso antes de aceitar. Com centenas de processos, ativos e findos, a pesquisa à mão falha. O sistema deve procurar todas as partes do novo assunto (clientes, contrapartes, beneficiários efetivos, sociedades do mesmo grupo) e mostrar as coincidências para um sócio decidir, ficando a decisão registada.
Prevenção do branqueamento de capitais
Os advogados são entidades obrigadas da Lei n.º 83/2017 quando intervêm em certas operações, como a compra e venda de imóveis, a criação e gestão de sociedades ou a gestão de fundos e contas de clientes. Nesses casos, há deveres de identificação do cliente e do beneficiário efetivo, de avaliação de risco, de conservação e de exame. As comunicações de operações suspeitas dos advogados são feitas através do Bastonário da Ordem, que as transmite ao DCIAP e à UIF. Confirme os procedimentos atuais no regulamento da Ordem.
- Ficha de identificação do cliente e dos representantes, com cópias dos documentos e datas de validade.
- Beneficiário efetivo com a consulta ao RCBE guardada.
- Avaliação de risco por cliente e por operação, com data de revisão.
- Registo das diligências e conservação pelo prazo legal, com acesso restrito.
Segredo profissional e RGPD
O segredo profissional (artigo 92.º do Estatuto) abrange os factos que o advogado conhece no exercício da profissão, e os documentos que os contenham. Para o software, isto quer dizer: acesso por processo e por pessoa, e não por pasta partilhada; registo de quem abriu cada documento; cifra dos dados e das cópias de segurança; contratos escritos com os fornecedores que tratam dados por conta do escritório (artigo 28.º do RGPD); e cuidado com ferramentas de inteligência artificial que enviem documentos para fora.
Quanto tempo guardar um processo findo depende de vários prazos: os de prescrição da responsabilidade civil, a conservação de documentos contabilísticos e fiscais e a conservação exigida pela lei do branqueamento. O sistema pode associar a cada tipo de processo um prazo de conservação, avisar quando chega ao fim e registar o que foi apagado ou anonimizado. Defina esses prazos com quem acompanha a proteção de dados do escritório.
Tempo, honorários e despesas
O tempo que não se regista não se fatura. O registo deve ser fácil a partir do computador e do telemóvel, por processo e por tarefa, e chegar à nota de honorários sem ser copiado. Noutro exemplo que fizemos, também fictício, as 6 h 30 de novembro, a 150 €/h, ficam registadas no processo e a nota de honorários junta 975 €, desconta a provisão de 500 € já paga e fica em 475 €. A sócia revê e aprova antes de emitir, e a fatura sai do programa certificado.
- Modelos de honorários: à hora, por fase, avença mensal ou valor fixo, com limites acordados por cliente.
- Provisões: quando o cliente adianta honorários, a fatura emite-se ao receber, e a nota final abate o que já foi pago.
- Despesas: taxas de justiça, certidões, traduções e deslocações registadas no processo, com comprovativo. As que são pagas em nome e por conta do cliente ficam fora do valor tributável; as outras levam IVA. Confirme com o contabilista.
- Retenção na fonte quando o cliente a está obrigado a fazer, e faturação em programa certificado. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
Documentos, peças e portal do cliente
Cada peça tem versões (rascunho, revisão, versão entregue) e deve ficar ligada ao processo, com indicação clara de qual foi a entregue no tribunal. Modelos de peças e de cartas podem sair preenchidos com os dados do processo. Veja o guia de gestão documental digital.
Um portal do cliente mostra o estado do processo, os documentos partilhados e as faturas, e pode reduzir os telefonemas de acompanhamento. O que aparece no portal deve ser escolhido pelo advogado, processo a processo. Num exemplo que fizemos para uma empresa de serviços administrativos, fictícia, cada pedido tem prazo, responsável e lista de documentos, e o cliente carrega o que falta na sua área e recebe lá o resultado. Veja o guia de portal do cliente à medida.
Advogados que fazem reconhecimentos de assinaturas, autenticações ou certificação de traduções registam esses atos no sistema informático da Ordem (artigo 38.º do Decreto-Lei n.º 76-A/2006). O software do escritório pode guardar a ligação entre o ato, o cliente e a fatura.
Indicadores que vale a pena seguir
- Prazos a vencer na semana, por responsável.
- Horas registadas e faturadas por advogado e por cliente.
- Despesas por reembolsar por processo.
- Faturas em dívida e antiguidade.
- Rentabilidade por área de prática e por tipo de honorário.
Plataforma de mercado ou solução à medida
Há plataformas de gestão jurídica, nacionais e internacionais, que servem bem escritórios com trabalho mais geral. Três critérios ajudam a decidir:
- Área de prática: recuperação de crédito com centenas de processos semelhantes, insolvências ou propriedade industrial com prazos de renovação de marcas e patentes têm fluxos próprios, que pedem à medida.
- Ferramentas que já usa: para ligar ao processo a faturação ou a gestão documental, costumamos ligar por API se o programa der acesso, ou por exportação.
- Regras da casa: se a plataforma acomoda a aprovação do sócio e os modelos de honorários por cliente, chega.
A recomendação é nossa: com trabalho geral e regras que a plataforma acomoda, comece por ela. Para escritórios com estrutura de projetos parecida, veja também o guia de software para consultoras de gestão.
Quanto custa
- Automação pontual (alertas de prazos com o calendário de férias judiciais, lembrete de revisão do risco de um cliente, relatório semanal de prazos): a partir de €300.
- Dashboard com horas, faturação, dívida e prazos por advogado: a partir de €500.
- Aplicação web com processos, prazos, conflitos, tempo e honorários: a partir de €800.
- App mobile para registar tempo e despesas fora do escritório: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Portal do cliente, integração com faturação certificada ou gestão documental, e sistemas completos: orçamento personalizado, caso a caso.
O preço final fixa-se na proposta.
O que perguntar a um fornecedor
- Como calcula os prazos, e como mantém o calendário de férias judiciais e feriados?
- Como pesquisa conflitos em processos findos e em partes relacionadas?
- Onde ficam os dados, quem tem acesso e como fica registado cada acesso?
- Que dados vão para serviços externos, incluindo ferramentas de inteligência artificial?
- Como exporto os dados se mudar de fornecedor, e quais são os custos ao fim de três anos?
Por onde começar
Recomendamos começar pelo que tem mais risco ou mais perda: a agenda de prazos ou o registo de tempo e a faturação. Os dois funcionam sozinhos e podem crescer depois para conflitos, branqueamento e portal do cliente. Fazemos software para escritórios de advogados, à medida da área de prática, e orçamos caso a caso. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo. Veja também as soluções para seguros e jurídico, os guias de software para notários, de agências de tradução, de gestão de contratos e de gabinetes de contabilidade, e os exemplos por setor.