Numa adega, o produto muda de forma e de recipiente várias vezes antes de chegar à garrafa: uva, mosto, vinho em cuba, vinho em barrica, lote, garrafa. Em cada passagem há perdas, adições e análises, e no fim do ano o IVV pede declarações que têm de bater com o que está na adega. Uma folha de cálculo aguenta uma vindima pequena; com vários lotes, castas e recipientes, deixa de chegar. Este guia é para quem gere uma adega, uma quinta vitivinícola ou um produtor de vinho em Portugal e hesita entre um programa de prateleira e um feito à medida. Escrevemo-lo como quem constrói este software: cobre regras, critérios de escolha e custo, e onde temos, mostramos um exemplo em vídeo. Se é uma cooperativa, veja também o guia de software para cooperativas agrícolas; para outras bebidas, o de produtoras e distribuidoras de bebidas.
Vindima: entrada de uva
A vindima concentra num mês o trabalho do ano. Cada entrada de uva deve ficar registada no momento da descarga, porque é a origem de tudo o que vem depois:
- Origem: parcela (como consta no registo vitícola), casta e, numa cooperativa, o associado que entrega, com talão de entrega.
- Peso da balança, sem passar por papel.
- Qualidade: grau provável, estado sanitário e observações.
- Destino: em que cuba ou lote entrou, para a uva de parcelas diferentes poder ser vinificada em separado.
No exemplo que fizemos para uma adega fictícia, cada carga fica com o peso da báscula, a parcela, a casta e o grau provável. A declaração de colheita e produção ao IVV parte destes dados, que o software prepara e guarda; a declaração faz-se na plataforma oficial, pela adega. As parcelas têm de estar atualizadas no registo vitícola para a declaração ser aceite, por isso convém usar a mesma identificação.
Vinificação e cubas
Durante a fermentação, o enólogo acompanha cada cuba: densidade, temperatura, remontagens, adições enológicas (leveduras, nutrientes, dióxido de enxofre, colas) e trasfegas. O software deve guardar isto por cuba e por lote, com quem fez e quando, e avisar quando um valor sai do limite que o enólogo definiu.
6.800 de 8.000 LFermentaçãoDens. 1.012 · 26 °C
9.900 de 10.000 LEstágioSO2 livre 32 mg/L
0 de 8.000 LVazia e lavadaLavagem registada ontem
10.400 de 12.000 LFermentaçãoDens. 1.030 · 31 °C
9.100 de 10.000 LEstágio, falta atestarEspaço vazio: 9 %
- Adições enológicas com produto, lote do produto, quantidade e motivo, porque algumas práticas e doses têm limites e condicionam a rotulagem.
- Análises do laboratório próprio ou externo, ligadas à cuba e à data.
- Trasfegas e lotações, com os volumes de origem e de destino. Na adega fictícia, a enóloga passa 5.000 litros da cuba 3 para a cuba 1 e a composição do lote atualiza-se.
- Barricas: localização, número de utilizações, tosta, lote que contêm e datas de atesto.
Conta-corrente: o que entra, o que sai e o que se perde
A pergunta que o IVV, a contabilidade e o próprio produtor fazem é a mesma: quanto vinho existe, de que lote, em que recipiente, e para onde foi o resto. Responder a isso exige registar cada movimento com volume e justificar as perdas.
Esta conta-corrente alimenta as duas declarações anuais ao IVV, feitas no SIVV: a declaração de colheita e produção, em regra entre outubro e novembro, e a declaração de existências, com referência a 31 de julho e entrega no fim do verão. A entrega fora de prazo pode dar coima. As datas mudam de campanha para campanha, por isso confirme-as no IVV e não as fixe no software. A submissão faz-se no SIVV, pela adega; o software prepara os números e guarda os registos.
Engarrafamento e rotulagem
No engarrafamento, cada lote de garrafas fica ligado ao lote de vinho e aos lotes dos materiais (garrafa, rolha, cápsula, rótulo). É isto que permite, se houver um problema, saber que garrafas retirar. No nosso exemplo, os litros da cuba dão as garrafas do lote e as matérias secas saem do stock.
A rotulagem mudou: os vinhos produzidos a partir de 8 de dezembro de 2023 têm de indicar a lista de ingredientes e a declaração nutricional (Regulamento (UE) 2021/2117). O valor energético pode ficar no rótulo físico e o resto ir para uma página por código QR, e os alergénios (como os sulfitos) continuam no rótulo físico. O software pode gerar essa informação a partir da ficha do lote, incluindo as adições enológicas que entram como ingredientes.
Vinho tinto produzido e engarrafado por Quinta Exemplo, Lda., Portugal.
Contém sulfitos.
Nas denominações de origem e indicações geográficas, o caderno de especificações de cada região define castas, rendimentos e práticas, e a entidade certificadora (a comissão vitivinícola regional ou, no Douro e Porto, o IVDP) controla e, quando aplicável, atribui os selos de garantia. O software pode controlar o stock de selos por lote e avisar de lotes que fogem às regras da DO, mas a certificação é da entidade.
Impostos especiais e circulação
O vinho é uma bebida alcoólica sujeita ao regime dos impostos especiais de consumo. Em Portugal, o vinho tranquilo tem taxa zero, mas isso não dispensa as regras de circulação: muitos produtores funcionam como depositários autorizados, com entreposto fiscal e documentos eletrónicos de acompanhamento (e-DA) nas expedições em suspensão. Os pequenos produtores de vinho têm um regime simplificado (artigo 81.º do Código dos IEC). Que regime se aplica a cada adega e que documentos acompanham cada envio (mercado nacional, outros Estados-Membros, exportação) deve ser confirmado com a AT e com o despachante. O software guarda o regime e os documentos de cada saída; os e-DA e as declarações fazem-se nas plataformas oficiais, pela adega.
Vendas, exportação e enoturismo
- Canais: distribuidores, restauração, loja da quinta, venda online e exportação, com preços e condições por canal.
- Exportação: documentos por mercado, certificados pedidos pelo importador e acompanhamento da encomenda.
- Enoturismo: reservas de visitas e provas, com a loja ligada ao stock. Numa quinta fictícia, as compras do grupo no fim da prova ficam associadas à visita. Se a quinta também faz eventos, veja o guia de quintas de eventos e turismo rural.
- Faturação certificada e IVA de cada canal. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
Indicadores que vale a pena seguir
- Rendimento por parcela e casta (kg de uva por hectare, litros de mosto por kg).
- Perdas por fase e por lote.
- Custo por garrafa por lote, com uva, enologia, barricas, materiais e mão de obra.
Prateleira ou à medida
A nossa recomendação: com uma só marca, poucos lotes por colheita e sem compra de uva a terceiros, um programa de prateleira com faturação certificada chega. À medida faz sentido quando:
- Compra uva a vários viticultores e paga por casta e grau, com a tabela de cada campanha.
- Faz muitos lotes e lotações e precisa que a conta-corrente feche por lote e por recipiente.
- Os dados estão espalhados pela balança, sondas, faturação e loja, e quer juntá-los por API, se der acesso, ou por exportação.
- Tem enoturismo ou loja e quer ver visitas, vendas e stock no mesmo sítio.
Quanto custa
- Automação pontual (alerta de temperatura de cuba, aviso de atesto, lembrete das declarações ao IVV): a partir de €300.
- Dashboard com stock por lote, rendimentos, perdas e vendas por canal: a partir de €500.
- Aplicação web com entrada de uva, cubas e barricas, conta-corrente por lote e engarrafamento: a partir de €800.
- App mobile para registar análises e operações na adega, também durante a vindima: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Sistema completo com ligação a balanças, sondas, faturação certificada e loja online: orçamento personalizado, caso a caso.
O preço final fixa-se na proposta. Antes de pedir propostas, veja onde perde mais tempo hoje: a vindima em papel, as declarações refeitas à mão, os rótulos atualizados lote a lote.
O que perguntar a um fornecedor
- Como prepara os números das declarações ao IVV a partir dos movimentos?
- Como gera a informação de ingredientes e nutricional para o rótulo e a página do QR?
- Como exporto os dados se mudar de fornecedor, e quais são os custos ao fim de três anos?
Por onde começar
Comece pela entrada de uva e pela conta-corrente por lote e por recipiente: é a base das declarações, do custo e da rastreabilidade. As cubas com alertas, a rotulagem e os canais de venda vêm a seguir.
Na Soluções à Medida fazemos software para adegas e produtores de vinho: começamos pelo processo mais repetitivo e orçamos caso a caso. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso. Veja também as soluções para vinhos, o guia de rastreabilidade alimentar, o da indústria corticeira e os exemplos por setor.