Uma clínica de medicina do trabalho vive de contratos com empresas: dezenas ou centenas de clientes, milhares de trabalhadores, cada um com a sua função, o seu risco e a data do próximo exame. Se uma data escapa, é uma empresa que fica em incumprimento e uma clínica que pode perder o cliente. Escrevemos este guia como quem constrói software para clínicas e, onde temos, mostramos um exemplo em vídeo. É para quem gere uma clínica ou um serviço de medicina do trabalho em Portugal: o essencial da lei, o que o software deve fazer, quando chega a prateleira e quanto custa à medida.
O enquadramento legal em resumo
- Obrigação do empregador: a Lei n.º 102/2009, regime jurídico da promoção da segurança e saúde no trabalho, obriga o empregador a promover exames de saúde aos trabalhadores, com serviço interno ou externo.
- Serviços externos: só entidades autorizadas podem prestar o serviço. A DGS autoriza o domínio da saúde e a ACT o da segurança no trabalho. O exercício sem autorização é contraordenação muito grave, e o empregador que contrate um serviço não autorizado responde solidariamente.
- Periodicidade: os exames de admissão são feitos antes ou nos primeiros dias de trabalho. Os periódicos são anuais para os menores e para os trabalhadores com mais de 50 anos, e de dois em dois anos para os restantes, e há exames ocasionais, por exemplo depois de uma ausência prolongada por doença ou acidente. O médico do trabalho pode fixar periodicidades mais curtas.
- Ficha de aptidão: depois de cada exame, o médico do trabalho preenche a ficha de aptidão e remete uma cópia ao responsável de recursos humanos da empresa. O modelo e as conclusões possíveis estão fixados em portaria, por isso use o modelo em vigor.
- Ficha clínica: as observações clínicas ficam na ficha clínica, sujeita a segredo profissional, e só pode ser facultada às autoridades de saúde e a quem a lei previr.
Confirme a redação em vigor e o que se aplica ao seu caso com a DGS, a ACT e um jurista. Aqui fica só o essencial para explicar o que o software deve fazer.
Carteira de empresas e trabalhadores
- Empresas clientes: faturação, contactos de recursos humanos e de segurança, trabalhadores abrangidos, condições do contrato e datas de início e fim, com alerta de renovação.
- Trabalhadores: nome, data de nascimento, função ou posto de trabalho, riscos profissionais associados e histórico de exames. A base pode ser atualizada pela empresa, com as admissões, saídas e mudanças de função, ou pela clínica.
- Dados pessoais mínimos: pedir só os dados necessários (por exemplo, nome, data de nascimento e função), e proteger os identificadores como o NIF e o NISS.
Periodicidade e alertas
O software calcula a data do próximo exame de cada trabalhador a partir do tipo de exame, da idade e do critério do médico, avisa a clínica e a empresa cliente antes de o exame vencer e mostra os que já venceram. É o que a empresa cliente e a ACT vão pedir. A lógica é a de um calendário de obrigações: num exemplo que fizemos para uma empresa fictícia de outro setor, o seguro da frota avisa 30 dias antes e, anexada a renovação, a próxima data cria-se sozinha. Com os exames periódicos pode ser igual.
Exames, fichas de aptidão e ficha clínica
O exame combina a consulta médica (historial, exposição profissional, exame físico) com exames complementares que dependem dos riscos do posto, por exemplo audiograma para quem está exposto a ruído, espirometria para poeiras e vapores ou avaliação visual para quem trabalha com ecrãs. O software deve suportar:
- Formulários por tipo de exame: admissão, periódico e ocasional (por exemplo, regresso ao trabalho depois de uma baixa).
- Exames complementares: pedido, registo e resultado. Os resultados dos laboratórios podem entrar por ligação, se o laboratório der acesso, ou por exportação, e avalia-se caso a caso.
- Ficha de aptidão: no modelo em vigor, com a conclusão do médico e as condicionantes, sem diagnósticos, assinada digitalmente pelo médico e com cópia para a empresa e para o trabalhador.
- Doenças profissionais: quando se diagnostica ou se suspeita de uma doença profissional, há participação obrigatória nos termos do regime de reparação de acidentes e doenças profissionais (Lei n.º 98/2009). O software pode lembrar o médico do prazo e do formulário, e a decisão é sempre do médico.
Visitas aos postos de trabalho
O médico do trabalho deve conhecer os postos e os riscos reais das empresas que acompanha. O software planeia as visitas, regista as observações e as recomendações e acompanha a sua aplicação, e nas empresas maiores a participação em reuniões de segurança e saúde. Se a clínica presta também segurança no trabalho, a avaliação de riscos por posto e as medidas corretivas podem ficar no mesmo sistema, com a metodologia e a data da avaliação.
Faturação e contratos
- Por ato ou por pacote: a clínica pode faturar cada exame realizado ou um pacote anual por trabalhador, com acerto no fim do ano pelas entradas e saídas.
- IVA: os serviços médicos prestados por médicos estão em regra isentos ao abrigo do artigo 9.º do CIVA, e outros serviços da clínica, como formação, podem estar sujeitos a IVA. Confirme a configuração com o contabilista.
- Faturação certificada: a fatura sai de programa certificado pela AT. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
RGPD e sigilo perante a empresa
Os dados de saúde dos trabalhadores são dados de categoria especial (artigo 9.º do RGPD). A regra de ouro da medicina do trabalho é que a empresa recebe a ficha de aptidão e não o processo clínico. O software deve garantir essa separação com controlo de acessos: a empresa cliente pode ter um portal com as datas dos exames, os exames vencidos e as fichas de aptidão, mas nunca o conteúdo clínico.
- Acesso por perfil: médico, enfermagem, receção, faturação e empresa cliente, cada um com o que pode ver, e registo de quem consultou cada processo.
- Direitos do trabalhador: o trabalhador tem direito de acesso aos seus dados, e o pedido deve ser tratado pelo médico. A entrega pode ser por área reservada: num exemplo que fizemos para uma clínica fictícia, o utente recebe um aviso sem dados clínicos, abre com código de acesso o relatório assinado pelo médico e fica registado quando o consultou.
- Conservação: os prazos dos processos de medicina do trabalho dependem da legislação e das orientações aplicáveis, e podem ser longos. Confirme-os com o seu jurista e configure o arquivo com pesquisa, incluindo dos ex-trabalhadores.
- Violações de dados: a notificação à CNPD, no prazo de 72 horas quando aplicável, exige deteção e registo de incidentes.
Indicadores úteis
- Cobertura de exames por empresa: a percentagem de trabalhadores com exame em dia, o principal indicador de cumprimento para o cliente e para uma inspeção.
- Carga por médico e por dia: os exames têm durações diferentes (admissão e periódico), e o cálculo em minutos permite uma agenda realista. Num exemplo que fizemos para uma clínica fictícia, a agenda junta médicos e gabinetes e a marcação feita no site entra com o gabinete livre. Veja o guia de software de agendamento.
- Aptidões com condicionantes: por empresa e por setor, um indicador de saúde ocupacional que a clínica pode partilhar com os clientes, sem identificar trabalhadores.
- Faturação por cliente: exames realizados face ao contrato.
Prateleira ou à medida
Uma clínica com poucas empresas clientes, contratos simples e um programa que já calcula a periodicidade e emite a ficha de aptidão no modelo em vigor fica bem servida com prateleira, e é isso que recomendamos. À medida compensa nestes casos:
- Contratos diferentes por cliente: preço por ato, pacotes e acertos anuais que o programa não acompanha.
- Portal para as empresas: os clientes querem ver datas e fichas de aptidão sem ligar, separadas do processo clínico.
- Visitas e segurança no mesmo sistema: a clínica presta também segurança no trabalho e regista visitas e avaliações de riscos à parte.
- Programas que não falam: agenda, exames e faturação separados, sem ligação nem exportação.
Quanto custa
- Automação pontual (avisos de renovação e de exames vencidos aos clientes): a partir de €300, tipicamente €300–1.500.
- Dashboard com cobertura de exames por empresa e carga por médico: a partir de €500, tipicamente €500–3.000.
- Aplicação web com carteira de empresas, trabalhadores, exames, fichas de aptidão e faturação: a partir de €800, tipicamente €2.000–12.000.
- App mobile para o médico ou enfermeiro registar exames no gabinete ou nas visitas: a partir de €2.500, tipicamente €4.000–20.000.
- Manutenção mensal: a partir de €50, tipicamente €50–300 por mês.
- Integrações com laboratórios, faturação certificada e sistemas dos clientes, e sistemas completos para clínicas com muitos médicos e empresas: orçamos caso a caso.
Estes valores não incluem IVA, e a faixa típica é a que abrange a maioria dos projetos de cada tipo. Aqui, o custo sobe com o número de perfis de acesso (médico, enfermagem, receção, empresa cliente), com o portal para as empresas e com a migração do histórico de trabalhadores e de exames. Começamos pelo processo mais repetitivo: a carteira de empresas, a ficha do trabalhador e os alertas de periodicidade. O preço final e o prazo de cada fase fixam-se na proposta, antes de começar.
Ao avaliar um fornecedor, pergunte: o sistema separa a ficha de aptidão da ficha clínica e regista os acessos? Calcula a periodicidade por trabalhador e permite que o médico a altere? Emite a ficha de aptidão no modelo em vigor? E onde ficam os dados e como se exportam se mudar de sistema?
Se o seu caso é à medida, partimos dos seus contratos e do seu processo. Fale connosco para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo. Se a mesma equipa faz consultas de outras especialidades, veja o guia de software para clínicas e profissionais de saúde, e as soluções para saúde e os exemplos por setor.