Software para Escolas e Colégios Privados em Portugal

Um colégio privado gere alunos, avaliações, mensalidades, cantina e transporte, e a dúvida é se um programa de prateleira chega. Um software de gestão para escolas e colégios privados junta a gestão pedagógica, a comunicação com as famílias, a faturação, os serviços complementares e a proteção dos dados dos alunos. Escrevemos este guia como quem constrói este tipo de software e, onde temos, mostramos um exemplo em vídeo.

O ensino particular e cooperativo funciona ao abrigo do Estatuto do Ensino Particular e Cooperativo (Decreto-Lei n.º 152/2013). Alguns estabelecimentos têm contratos de associação com o Estado, que os obrigam a aceitar matrículas em condições idênticas às das escolas públicas, e outros funcionam em regime totalmente privado. A diferença pesa no software, sobretudo nas matrículas e nos relatórios que é preciso entregar.

Gestão pedagógica: turmas, horários, presenças e avaliação

• Estrutura letiva: turmas por ano letivo e nível, horários semanais com as disciplinas e os professores, sumários e registo de presenças por aula, lançados uma só vez no livro de ponto digital. Num exemplo de formação de adultos, numa entidade fictícia, as presenças e o sumário registados na sessão entram no dossier e o excesso de faltas avisa a coordenação.
• Controlo de faltas: o Estatuto do Aluno (Lei n.º 51/2012) fixa os limites de faltas injustificadas, que são 10 dias no 1.º ciclo e o dobro dos tempos letivos semanais de cada disciplina nos restantes ciclos e níveis. Quando o aluno chega a metade do limite, os encarregados de educação são convocados. O sistema deve fazer a contagem por disciplina e avisar a tempo.
• Avaliação e pautas: lançamento das classificações por disciplina e por professor, cálculo das médias, pautas e relatórios individuais por período. As escalas e os critérios variam com o ciclo e o tipo de ensino, e o software tem de os suportar todos.
• Educação inclusiva: os alunos com medidas de suporte à aprendizagem e à inclusão, previstas no Decreto-Lei n.º 54/2018, precisam de um registo das medidas aplicadas e do seu acompanhamento, com acesso restrito a quem trabalha com o aluno.

Comunicação escola-família: o software pode avisar os pais por app e por email de uma falta, uma convocatória ou uma nota em risco, e ter um portal onde o encarregado de educação consulta o percurso do educando.

Matrículas, mensalidades e faturação

Nas matrículas, o Portal das Matrículas do Ministério da Educação recebe os pedidos de matrícula e de renovação nos estabelecimentos públicos, particulares e cooperativos com contrato de associação, e o colégio deve poder reconciliar esses pedidos com o seu próprio processo de inscrição e contrato de prestação de serviços.

• Documentação do aluno: identificação e contactos do aluno e do encarregado de educação, boletim de vacinas, documentos de bolsas e contrato assinado, no processo do aluno.
• Faturação periódica: mensalidades mensais, trimestrais ou anuais, com almoços, transporte e atividades na mesma conta corrente ou em faturas separadas.
• Meios de pagamento: débito direto, referência Multibanco e MB Way, com o pagamento registado e aviso ao encarregado de educação quando há atraso.
• Bolsas e descontos: dedução da bolsa ou do desconto de irmãos na mensalidade, com mapas para a direção. Num exemplo para uma escola de línguas fictícia, o desconto de irmãos entra na mensalidade da família e o lembrete sai antes do vencimento: o irmão paga 54,00 € em vez de 60,00 € e o lembrete sai 5 dias antes.
• Enquadramento fiscal: a faturação deve sair de software certificado pela AT. O ensino ministrado por estabelecimentos reconhecidos tem regras próprias de IVA, e o transporte ou a cantina podem ter um enquadramento diferente da mensalidade, por isso convém confirmar cada caso com o contabilista.

Serviços complementares: cantina, transporte e atividades

• Cantina: marcação das refeições pela app ou pelo portal, com opção vegetariana e menus especiais, acesso com cartão ou pulseira e fecho diário por tipo de menu. As alergias da ficha do aluno seguem para a cozinha.
• Transporte escolar: percursos, paragens e alunos de cada circuito, contratos com o operador e fecho mensal para faturar às famílias.
• Atividades de enriquecimento: inscrição confirmada pelo encarregado de educação, horários, presenças e faturação à parte ou na mensalidade.

Segurança e saúde na escola

• Controlo de acessos: portão com identificação, cartão ou pulseira para alunos e funcionários e registo de visitantes. No pré-escolar e no 1.º ciclo, o mais importante é confirmar que quem vem buscar a criança está na lista de autorizados pelo encarregado de educação. No exemplo que fizemos para uma creche fictícia, a educadora vê no tablet quem pode recolher a criança e os pais autorizam na hora quem não está na lista: chega o avô, a mãe autoriza só para esse dia e a saída fica registada.
• Plano de emergência: os procedimentos, os responsáveis por cada um e o registo dos simulacros, com data e observações, no âmbito das medidas de segurança contra incêndio dos edifícios escolares.
• Ficha de saúde: alergias, medicação crónica e condições que exigem atenção, como epilepsia, diabetes ou asma grave, e o registo das ocorrências no gabinete de saúde, com aviso aos pais quando relevante. São dados de saúde, com proteção reforçada pelo RGPD, e o acesso deve ficar limitado a quem precisa deles.

RGPD, professores e indicadores

Os colégios tratam dados de menores, e entre eles dados de saúde, avaliações e comportamento. As fotografias dos alunos em redes sociais ou em plataformas externas exigem o consentimento dos titulares das responsabilidades parentais. Os dados biométricos, em sistemas de acesso por impressão digital ou reconhecimento facial, exigem uma justificação forte e alternativas, e nas escolas é sensato preferir cartões. O prazo de conservação de cada tipo de dado deve estar definido e cumprido.

Nos recursos humanos, o software pode tratar a distribuição de serviço, a assiduidade e as substituições dos professores, com as regras do contrato aplicável. Para a direção, os indicadores mais úteis são a taxa de aprovação por ano e por disciplina, a retenção de alunos, os resultados nos exames nacionais, que o Ministério publica por escola, e a evolução das cobranças.

Como escolher: o que perguntar ao fornecedor

• O lançamento de notas gera as pautas e os relatórios individuais sem retrabalho?
• O sistema conta as faltas por disciplina e avisa os encarregados de educação nos limites legais?
• Há portal e app para os encarregados de educação?
• As mensalidades, a cantina e o transporte ficam na mesma conta corrente, com débito direto, Multibanco e MB Way?
• A ficha de saúde tem acesso restrito e registo de quem a consultou?
• Os dados podem ser exportados se mudar de fornecedor?

Prateleira ou à medida

Se as mensalidades são simples e os procedimentos seguem o que os programas de gestão escolar já trazem, a nossa recomendação é a prateleira. O à medida faz sentido num destes casos:

• Cada família paga um valor diferente, com bolsas e descontos acertados numa folha de cálculo.
• Há creche ou pré-escolar e a lista de quem recolhe cada criança está na secretaria, longe da sala.
• A cantina e o transporte são geridos à parte e o fecho do mês faz-se à mão.
• A gestão pedagógica e a faturação não comunicam e os dados do aluno lançam-se duas vezes.

Se já usa um programa de que gosta, costumamos construir ao lado dele, por API quando o programa dá acesso ou por exportação.

Quanto custa

Um sistema completo de gestão escolar é orçamentado à medida, porque depende da dimensão do colégio e do que já usa. Para começar por partes, os projetos seguem estes patamares: automação pontual, como o aviso de faltas ou de atrasos de pagamento, a partir de €300; dashboard de cobranças e de indicadores a partir de €500; aplicação web, por exemplo para a gestão de refeições ou do transporte, a partir de €800; app mobile para os encarregados de educação a partir de €2.500; manutenção mensal a partir de €50. As integrações com sistemas existentes são orçadas caso a caso, e o preço final fixa-se na proposta.

Veja os exemplos de software para educação e formação ou explore os exemplos por setor. A gestão de inscrições, turmas e certificados está no guia de software para centros de formação e escolas. Costumamos começar pelo processo mais repetitivo, como as mensalidades ou a saída das crianças. Contacte-nos e receba resposta em menos de 24 horas.