Muitos centros de formação vivem sobretudo de empresas: planos de formação para os trabalhadores de clientes, ações in-company, cursos interempresas com vagas vendidas a várias organizações. O trabalho administrativo é diferente do de uma escola. É preciso acompanhar as horas de cada trabalhador de cada cliente, encontrar o formador certo para cada pedido, cumprir as regras da certificação DGERT e faturar bem uma formação que, em regra, está isenta de IVA. Este guia é para quem dirige um centro de formação que trabalha com empresas e está a decidir entre um programa de prateleira e um sistema feito à medida.
Escrevemo-lo como quem constrói este tipo de software e, onde temos exemplo em vídeo, mostramo-lo. Cobre as regras, o que o sistema deve tratar, quando a prateleira chega e quanto custa.
Se procura software para outro tipo de ensino, temos guias próprios: formação profissional (catálogo, turmas, assiduidade e formação financiada), escolas e colégios privados, escolas de línguas e centros de explicações, escolas de condução e academias de música. Para escolas com mensalidades, num exemplo que fizemos para uma escola fictícia de inglês, inscrever um irmão aplica o desconto de irmãos e agenda o lembrete antes do vencimento.
As empresas-clientes e a formação contínua
O Código do Trabalho (artigo 131.º) dá a cada trabalhador direito a um mínimo de 40 horas de formação contínua por ano, e obriga o empregador a assegurar formação, em cada ano, a pelo menos 10% dos trabalhadores. A formação conta quando é dada pelo próprio empregador, por uma entidade formadora certificada ou por um estabelecimento de ensino reconhecido. As horas que não forem asseguradas transformam-se num crédito de horas do trabalhador (artigo 132.º); as regras exatas desse crédito confirmam-se com o jurista ou o contabilista da empresa. A empresa reporta depois a formação contínua no Relatório Único, no anexo próprio.
Para um centro de formação, isto é uma oportunidade de serviço: mostrar a cada cliente quem já tem as horas do ano, quem está em falta e que ações fecham a diferença. No exemplo que preparámos para um centro fictício, fechada uma ação de 14 horas, as horas somam-se a cada trabalhador da empresa cliente e a empresa vê no extrato quem chegou às 40 horas do ano.
- Ficha de cada empresa-cliente com os trabalhadores inscritos, as ações frequentadas e as horas acumuladas no ano.
- Plano de formação acordado com a empresa, com as ações previstas e o estado de cada uma.
- Exportação dos dados da formação de cada trabalhador para a empresa preparar o anexo do Relatório Único, sem copiar à mão.
- Portal da empresa onde o responsável de recursos humanos vê as horas, descarrega certificados e pede novas ações. Veja o guia de portal do cliente à medida.
Formadores: a bolsa e a alocação
Quase todos os centros trabalham com formadores externos. Para dar formação no sistema de formação profissional, o formador precisa, em regra, do Certificado de Competências Pedagógicas (CCP), emitido pelo IEFP ao abrigo da Portaria n.º 214/2011. A certificação DGERT é da entidade, organizada por áreas de educação e formação, e não do formador; o centro tem de garantir que cada formador tem competência técnica na área da ação que dá.
Para cada pedido de uma empresa, a pergunta é quem pode dar esta ação, nestas datas, neste local. Em folha de cálculo, a resposta depende da memória do secretariado; com uma bolsa de formadores no sistema, a lista sai filtrada.
- Ficha do formador com CCP, áreas e temas, currículo, tarifas, disponibilidade e avaliações das ações anteriores.
- Pedido de disponibilidade por email ou SMS, com resposta registada, antes de confirmar ao cliente.
- Pagamentos aos formadores independentes a partir das horas dadas, com o recibo de cada um associado à ação. A retenção na fonte depende do enquadramento de cada formador; confirme com o contabilista.
Certificação DGERT e dossiê de cada ação
A certificação de entidades formadoras é regulada pela Portaria n.º 851/2010, alterada e republicada pela Portaria n.º 208/2013. A DGERT certifica a entidade para áreas de educação e formação concretas e acompanha depois o seu desempenho, incluindo auditorias. O referencial de qualidade da DGERT pede, entre outras coisas, um dossiê técnico-pedagógico por ação, com o programa, o cronograma, os formadores, os sumários, as presenças, a avaliação e o relatório final. O conteúdo exato está no Guia da Certificação e no referencial publicados pela DGERT, que convém usar como lista de verificação no próprio sistema.
O software deve montar o dossiê a partir do que já está registado (inscrições, sumários, presenças, avaliações) e mostrar, em cada ação, o que falta para o fechar. No exemplo que fizemos para um centro fictício, a formadora marca uma falta e escreve o sumário; a formanda passa o limite de faltas do regulamento, a coordenação é avisada e presenças e sumário entram no dossiê da ação. A forma como isto funciona numa entidade com formação financiada está descrita no guia de software para formação profissional.
Certificados e SIGO
Os certificados de formação profissional são emitidos através do SIGO, o sistema de informação e gestão da oferta educativa e formativa. Na formação que não está inserida no Catálogo Nacional de Qualificações, o modelo de certificado é o da Portaria n.º 474/2010. As ações têm de estar registadas no SIGO para que os certificados possam ser emitidos e, conforme o tipo de formação, fiquem registados no Passaporte Qualifica de cada pessoa. Os prazos e campos de registo confirmam-se junto da DGERT e da ANQEP, porque o SIGO muda com frequência.
- Regras de aproveitamento por ação (assiduidade mínima e avaliação), aplicadas automaticamente antes de emitir.
- Lista pronta para o SIGO com os dados de cada formando, por exportação ou ligação se o SIGO der acesso, para evitar erros de transcrição.
- Envio do certificado ao formando e à empresa-cliente, com cópia na ficha de ambos.
Faturação e IVA
As prestações de serviços que têm por objeto a formação profissional, e as prestações conexas, estão isentas de IVA quando são feitas por organismos de direito público ou por entidades reconhecidas como competentes pelos ministérios (artigo 9.º, n.º 10, do Código do IVA). Uma entidade certificada pela DGERT está nesse caso a partir da data da certificação. Um formador individual que fature ao centro não beneficia desta isenção. Serviços que não são formação, como consultoria ou diagnóstico de necessidades, levam IVA à taxa normal.
Esta isenção não dá direito a deduzir o IVA das compras, o que pesa a quem investe em equipamento e software. Confirme o enquadramento com o contabilista. A faturação deve sair de um programa certificado pela AT; veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
Dados pessoais
O centro guarda dados de formandos (identificação, NIF, por vezes NISS, habilitações) e, nas ações in-company, recebe-os da empresa-cliente. Convém definir por escrito quem é responsável pelo tratamento e quem é subcontratante (artigo 28.º do RGPD), dar a cada formador acesso só às suas turmas e definir quanto tempo se guarda cada documento, tendo em conta as regras da certificação e do financiamento.
Ferramenta de prateleira ou solução à medida
Há plataformas de ensino a distância (como o Moodle) e programas portugueses de gestão de formação que servem bem muitos centros. Recomendamos começar por um deles se o centro vende sobretudo cursos abertos, com poucos formadores. É caso de medida quando se reconhece em duas destas situações:
- Vive de empresas-clientes, cada uma com o seu plano.
- Tem uma bolsa de formadores grande e a escolha depende da memória do secretariado.
- Quer um portal para as empresas consultarem horas e certificados.
- Precisa de ligar a gestão da formação ao CRM e à faturação que já usa, ou à plataforma de ensino a distância, se der acesso ou por exportação.
Para consultoras que também vendem formação, veja o guia de software para consultoras de gestão; para a ligação aos dados de pessoal das empresas, o de recrutamento e RH.
Quanto custa
- Automação pontual (confirmação de inscrição, envio de certificados, pedido de disponibilidade aos formadores): a partir de €300.
- Dashboard com horas por empresa-cliente, ações em curso, ocupação de formadores e faturação: a partir de €500.
- Aplicação web com empresas-clientes, bolsa de formadores, ações, presenças, dossiê e certificados: a partir de €800.
- App mobile para formadores registarem sumários e presenças na sala: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Portal das empresas-clientes, integração com faturação certificada ou plataformas de ensino a distância, e sistemas completos: orçamento caso a caso.
O preço final fixa-se na proposta. Para estimar o retorno, use os seus números. Num exemplo hipotético, um centro que emite 300 certificados por ano e gasta 15 minutos em cada um ocupa 75 horas só nisso, antes de contar dossiês, pedidos aos formadores e relatórios para as empresas. O guia sobre como calcular o ROI do software à medida explica o método.
O que perguntar a um fornecedor
- Como acompanho, ao longo do ano, as horas de cada trabalhador de cada empresa-cliente?
- Como ficam registados o CCP e as áreas de cada formador, e como se escolhe quem dá cada pedido?
- Como se monta o dossiê técnico-pedagógico a partir dos registos, e como vejo o que falta?
- Como preparo os dados para emitir os certificados no SIGO?
- Como distingue a fatura as linhas isentas das sujeitas a IVA?
- Como exporto os dados se mudar de fornecedor, e quais são os custos ao fim de três anos?
Por onde começar
Costumamos começar pelo processo mais repetitivo; num centro que trabalha com empresas, pode ser a ficha das empresas-clientes com as horas por trabalhador e a bolsa de formadores. Dossiê, certificados e portal seguem depois.
Podemos desenvolver software para centros de formação, adaptado ao seu modo de trabalhar, e orçamos caso a caso. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo. Veja também as soluções para educação e formação e os exemplos por setor.