Uma escola de línguas vive de níveis: o aluno entra num, quer chegar a outro, e muitas vezes tem um exame de certificação no fim. Um centro de explicações vive de disciplinas e de notas da escola, com sessões marcadas e packs de horas. Os dois têm alunos menores, encarregados de educação, mensalidades e faturas com regras fiscais próprias. Este guia é para quem dirige uma escola de línguas ou um centro de explicações em Portugal e está a decidir entre um programa pronto e um feito à medida. Escrevemo-lo como quem constrói este tipo de software e, onde temos, mostramos um exemplo em vídeo.
Para cursos, certificados e presenças em geral, veja o guia de software para centros de formação e escolas; para colégios com ensino oficial, o de escolas e colégios privados. As escolas de música e de dança têm guias próprios.
Inscrição e teste de colocação
Numa escola de línguas, o primeiro passo é saber em que nível o aluno está. A referência habitual é o Quadro Europeu Comum de Referência para as Línguas (QECR), de A1 a C2. Um teste de colocação dá um resultado por competência: compreender, ler, escrever, falar. Muitas escolas confirmam-no numa conversa com o professor. O software deve guardar o resultado na ficha, propor o nível e mostrar as turmas desse nível com vaga, ou pôr o aluno em lista de espera.
Num centro de explicações, o equivalente é uma conversa inicial com a família: disciplinas, ano, notas recentes, exames nacionais à vista. A ficha guarda isso e o plano combinado.
Turmas, explicações e presenças
- Turmas por nível, com professor, sala, horário e lotação, e a passagem de nível no fim do ciclo.
- Explicações individuais ou em grupo pequeno, com horários fixos ou marcados semana a semana. Num exemplo de outro setor, feito para uma coach fictícia, a cliente marca a sessão num horário livre e ela sai do pacote.
- Presenças registadas pelo professor, com faltas justificadas e aulas de compensação segundo as condições da escola. Num exemplo para uma entidade formadora fictícia, a formadora marca a falta e escreve o sumário na sessão; a coordenação é avisada quando as faltas passam o limite.
- Avaliações internas e comunicação do progresso aos encarregados de educação.
Nos centros de explicações, as famílias querem saber se as notas melhoraram. O centro não tem acesso ao processo escolar: as classificações entram porque a família as comunica. O software pode mostrar a evolução e assinalar quem precisa de atenção, mas uma subida não prova, por si, o efeito das explicações.
Exames de certificação
Muitos alunos de línguas preparam exames de certificação internacionais, como os de Cambridge para inglês, o DELF para francês ou o DELE para espanhol. Há escolas que só preparam e outras que são também centro de exames autorizado pela entidade certificadora, com regras próprias. O software deve guardar a candidatura, a taxa paga, a data da sessão e o resultado. A preparação para o exame de português para estrangeiros, útil em processos de naturalização, segue a mesma lógica; as exigências mudam, por isso confirme-as nas regras em vigor.
Mensalidades, packs de horas e faturação
As escolas de línguas faturam sobretudo mensalidades, muitas vezes com matrícula anual. Os centros de explicações vendem também packs de horas, com consumo e validade. As empresas compram formação para as suas equipas, com faturação e relatórios próprios. Num exemplo para uma escola de inglês fictícia, o irmão inscrito recebe 10 % de desconto e o lembrete sai 5 dias antes do vencimento.
- Faturação recorrente por programa certificado, com o NIF de quem paga (o encarregado de educação, no caso de menores).
- Pagamentos por débito direto, referência Multibanco ou MB WAY, e controlo dos atrasos, segundo as condições da escola.
- Packs com o consumo de cada hora e aviso antes de caducarem.
No IVA, a regra mudou. Desde a alteração do Orçamento do Estado para 2024, a isenção das lições sobre matérias do ensino escolar ou superior deixou de exigir que sejam dadas a título pessoal, e a AT entende que abrange também os centros de explicações, desde que sigam os planos curriculares do sistema educativo. Matérias fora desses planos ficam fora da isenção. Nas escolas de línguas, depende do que se ensina e de quem o reconhece, e não conhecemos uma regra única. A dedução em IRS como despesa de educação depende de como a fatura é emitida e comunicada. Confirme o enquadramento de cada serviço com o contabilista antes de configurar as faturas.
Menores, dados e regras da escola
- Encarregados de educação: quem pode inscrever, receber informação e levantar o aluno.
- Dados pessoais: só os necessários, com finalidade e prazo de conservação, e autorização própria para fotografias e vídeos.
- Condições escritas: faltas, compensações, desistências, validade dos packs e o que acontece às horas não usadas, revistas por um jurista.
- Instalações: não conhecemos um regime de licenciamento específico para centros de explicações. Confirme na câmara o uso do espaço e, se a escola quiser dar formação certificada a empresas, os requisitos de certificação de entidade formadora.
- Livro de reclamações, também em formato eletrónico.
Indicadores que vale a pena seguir
- Renovação de um ano letivo para o seguinte, e motivos de saída quando os há.
- Ocupação das turmas por nível e listas de espera.
- Presenças por aluno e por turma.
- Resultados nos exames de certificação, com o número de candidatos.
- Horas de packs vendidas, dadas e caducadas.
Defina as metas a partir do histórico da própria escola, e não de valores de mercado.
Programa pronto ou à medida
- Turmas regulares e uma só regra de mensalidade: recomendamos um programa pronto de gestão escolar.
- Turmas por nível, explicações por pacote e formação para empresas na mesma casa: à medida, num só sistema.
- Condições próprias de compensações, descontos ou validade dos packs que o programa não aceita: à medida.
- Faturação já num programa certificado: fica, e ligamos-lhe por API se der acesso, ou por exportação.
Quanto custa
- Automação pontual (aviso de mensalidade em atraso, lembrete de exame, alerta de pack a caducar): a partir de €300.
- Dashboard com renovação, ocupação de turmas e faturação: a partir de €500.
- Aplicação web com fichas de alunos, colocação por nível, turmas, presenças e packs: a partir de €800.
- App mobile para professores registarem presenças e para as famílias acompanharem: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Faturação certificada, pagamentos online e integrações: orçamento caso a caso. O preço final fixa-se na proposta.
O que perguntar a um fornecedor
- Como guarda o resultado do teste de colocação por competência e propõe a turma?
- Como trata faltas, compensações e packs de horas segundo as minhas regras?
- Como separa o que o encarregado de educação vê do que é interno?
- Como emite as faturas com o enquadramento de IVA de cada serviço?
- Como exporto os dados se mudar de fornecedor, e quais são os custos ao fim de três anos?
Por onde começar
Costumamos começar pelo processo mais repetitivo: a ficha do aluno com o nível ou as disciplinas, as presenças e as mensalidades ou packs. Os exames de certificação, a área das famílias e os indicadores vêm a seguir.
Na Soluções à Medida fazemos software para escolas de línguas e centros de explicações, adaptado ao modo de trabalhar de cada uma. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo. Veja também o guia de faturação eletrónica em Portugal, as soluções para educação e formação e os exemplos por setor.