Uma escola de música vive de aulas individuais curtas: cada uma junta um aluno, um professor e uma sala com o instrumento certo, todas as semanas, durante anos. A isto juntam-se as aulas de grupo, as audições, os instrumentos emprestados e, nas escolas de ensino artístico especializado, as regras do currículo oficial. Uma folha de cálculo aguenta uma escola pequena até ao primeiro professor que falta. Este guia é para quem dirige uma escola, academia ou conservatório de música em Portugal e hesita entre um programa pronto e um à medida. Escrevemo-lo como quem constrói este software, com exemplos em vídeo onde os temos: o que tratar, que regras interessam e quanto custa. Se a sua escola é de dança, veja o guia de software para academias de dança; para centros de formação em geral, o de software de gestão de formação e escolas.
Dois tipos de escola, regras diferentes
Há escolas de música livres, que ensinam a quem quer aprender, crianças e adultos, com ou sem exames externos, e escolas de ensino artístico especializado, que ministram os cursos básicos e secundários de música do currículo oficial. Estas últimas trabalham com planos de estudo, avaliação e regimes de frequência definidos por lei:
- Planos e avaliação: o curso básico de música está regulado pela Portaria n.º 223-A/2018 e o secundário pela Portaria n.º 229-A/2018, no quadro do Decreto-Lei n.º 55/2018. Há alterações posteriores; confirme a versão em vigor.
- Regimes de frequência: integrado (tudo na mesma escola), articulado (a componente artística na escola de música e o resto na escola do aluno) e supletivo (só as disciplinas artísticas).
- Escolas particulares e cooperativas: regem-se pelo Estatuto do Ensino Particular e Cooperativo (Decreto-Lei n.º 152/2013), e os contratos com o Estado têm regras e calendários próprios. Confirme o regime atual com a tutela antes de desenhar processos à volta dele.
O software tem de saber o regime de cada aluno, que disciplinas frequenta e onde, e produzir os registos de avaliação a entregar. Uma escola livre precisa de menos disto e de mais flexibilidade em pacotes e preços.
Horários: aluno, professor e sala
O horário é o problema mais difícil. Os alunos em regime articulado só podem a certas horas, os professores dão aulas em várias escolas e uma sala com piano de cauda é escassa. O software deve mostrar os conflitos à medida que se marca, guardar os instrumentos de cada sala e tratar das faltas dos professores sem refazer o horário:
- Salas com equipamento: piano de cauda ou vertical, bateria, estantes, amplificação.
- Disponibilidade de professores e alunos, incluindo a saída da escola regular.
- Substituições e reposições com aviso aos encarregados de educação e registo da aula reposta.
- Horário publicado num portal ou numa app, em vez de folhas afixadas.
Num exemplo que fizemos para uma coach fictícia, de outro setor, a sessão marcada num horário livre sai do pacote e a confirmação leva o lembrete e a regra de cancelamento. Uma escola livre pode fazer o mesmo nas aulas por pacote.
Percurso pedagógico do aluno
Um aluno pode ficar na mesma escola dez anos. Interessa guardar não só as faltas, mas o percurso: grau, repertório, classificações por disciplina, provas e observações do professor após cada aula. Com isto, um professor substituto sabe onde o aluno está, e o encarregado de educação percebe a evolução sem esperar pela pauta. Num exemplo para uma entidade formadora fictícia, a formadora marca a falta e escreve o sumário na sessão, e a coordenação é avisada quando as faltas passam o limite. Um professor de música pode registar assim cada aula.
As provas (de acesso, de transição, de instrumento) e as escalas de classificação dependem do nível e da regulamentação; devem ser configuráveis, não fixadas no código.
Instrumentos emprestados
Muitas escolas emprestam instrumentos, sobretudo cordas e sopros. Cada um precisa de número, tamanho, estado à entrega e à devolução, caução ou termo de responsabilidade e plano de revisão. Nas cordas de tamanho fracionado, a criança cresce e o instrumento tem de ser trocado:
Audições, gravações e direitos
- Audições e concertos: programa, ordem dos alunos, ensaios, sala e convites às famílias.
- Gravações de alunos menores: imagem e voz são dados pessoais. Guarde a autorização de quem tem as responsabilidades parentais e limite quem vê as gravações.
- Música protegida em eventos públicos: tocar obras protegidas em público, mesmo numa audição, pode precisar de licença da SPA; a música gravada usada em eventos tem ainda os direitos conexos (PassMúsica). Confirme com as entidades o que se aplica a cada evento.
Propinas e faturação
As propinas variam com o número e o tipo de aulas, com descontos de irmãos e com matrículas anuais; há ainda materiais, cursos de férias e aluguer de instrumentos. O software deve gerar as propinas do mês, emitir por programa certificado, aceitar referências de pagamento e mostrar o que está em atraso, sem cortar o acesso a um aluno sem decisão de alguém. Num exemplo que fizemos para uma escola fictícia de formação, o irmão inscrito recebe 10 % de desconto e o lembrete sai antes do vencimento. Uma escola de música pode seguir a mesma regra. Quanto ao IVA, o ensino ministrado por estabelecimentos integrados no sistema nacional de educação ou reconhecidos pelo ministério competente está, em regra, isento (artigo 9.º do CIVA); escolas livres e outros serviços podem ter outro enquadramento. Confirme com o contabilista. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
Indicadores que vale a pena seguir
- Renovação de matrículas de um ano para o outro, por instrumento e por professor.
- Ocupação das salas e dos professores, e horas mortas a meio da tarde.
- Aulas a repor por falta do professor.
- Propinas em atraso.
- Instrumentos emprestados, em revisão e disponíveis.
Defina os seus valores de referência e acompanhe a tendência.
Programa pronto ou à medida
- Escola livre pequena, com poucos professores e propinas iguais: recomendamos um programa pronto de agenda e faturação certificada.
- Ensino artístico especializado, com regimes e registos de avaliação a entregar, ou horário com salas equipadas e professores em várias escolas: à medida faz sentido.
- Percurso e instrumentos em folhas soltas: podem juntar-se ao programa que já usa, por API se der acesso ou por exportação.
Quanto custa
- Automação pontual (lembrete de aula, aviso de propina em atraso, alerta de revisão de instrumento): a partir de €300.
- Dashboard com ocupação, matrículas, propinas e reposições: a partir de €500.
- Aplicação web com alunos, horários por sala, percurso pedagógico e instrumentos: a partir de €800.
- App mobile para professores registarem a aula e encarregados de educação verem horário e avisos: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Faturação certificada, pagamentos, exportações para a tutela e sistemas completos: orçamento caso a caso.
O preço final fixa-se na proposta.
O que perguntar a um fornecedor
- Como mostra os conflitos de aluno, professor e sala ao marcar?
- Distingue os regimes integrado, articulado e supletivo, e as disciplinas de cada aluno?
- Como trata uma falta de professor, a reposição das aulas e o percurso do aluno ao longo dos anos?
- Onde ficam os dados dos alunos menores e as gravações, e quem lhes acede?
- Como exporto os dados se mudar de fornecedor, e quais são os custos ao fim de três anos?
Por onde começar
Costumamos começar pelo processo mais repetitivo: em regra, o horário com salas e professores e o registo das propinas. O percurso pedagógico, o portal dos encarregados de educação e os instrumentos seguem-se.
Na Soluções à Medida fazemos software para escolas e academias de música e orçamos caso a caso. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso. Veja também as soluções para educação e formação, as soluções para arte e cultura e os exemplos por setor.