Uma empresa de aluguer de equipamentos vive de máquinas que saem e voltam: plataformas elevatórias, mini-escavadoras, geradores, compactadores, andaimes. Cada uma é um ativo caro, que só paga o lugar no parque se estiver alugada, se voltar sem danos por cobrar e se sair com a documentação de segurança em dia. Este guia é para quem gere uma empresa de aluguer de equipamentos de construção, elevação ou energia em Portugal. Escrevemo-lo como quem constrói este tipo de software, com exemplos em vídeo onde os temos. Se o aluguer é um complemento de uma loja de ferramentas, veja o guia de software para bricolage e aluguer de ferramentas; para a venda de materiais em obra, o de distribuidoras de materiais de construção.
O parque: uma ficha por máquina
- Identificação: número interno, número de série, matrícula quando a tem, modelo, ano e capacidade (toneladas, altura de trabalho, kVA).
- Valor e custos: valor de aquisição, amortização, seguro, manutenções e reparações, para saber o que cada máquina custa por ano.
- Contadores: horas de motor ou quilómetros, lidos à saída e à devolução.
- Estado e local: disponível, alugada, em manutenção, avariada, e em que depósito ou obra está.
- Etiqueta com QR para abrir a ficha no telemóvel, no parque ou na obra.
Os contadores podem marcar a manutenção. Num exemplo para uma empresa de serviços industriais, fictícia, o compressor nas 1.985 horas de um plano de 2.000 fica com a preventiva devida e a ordem de trabalho abre com tarefas e peças. Num parque, o plano pode usar as horas lidas à devolução, ou a telemetria quando o equipamento o permite.
Rentabilidade: o que cada máquina rende
A faturação total diz pouco. Interessa saber que máquinas passam o ano alugadas e quais ficam paradas a custar amortização e seguro. Com os dias, a receita e os custos de cada uma, comprar, vender ou subalugar nos picos deixa de ser à intuição:
A taxa de utilização «saudável» depende do tipo de máquina, da sazonalidade e da política de preços. Defina o seu alvo e compare-se consigo própria.
Saída e devolução: provar o estado da máquina
Um dano só se cobra se a saída o provar. Entrega e devolução registam-se da mesma maneira: fotografias dos mesmos pontos, contador de horas, nível de combustível, acessórios entregues e assinatura do cliente no ecrã. O software compara as duas e mostra o que é novo:
- Termo de entrega e de devolução digital, com fotografias, contadores e assinatura.
- Comparação entre saída e devolução, separando danos novos de danos já registados.
- Orçamento de reparação e cobrança conforme as condições do contrato, com a caução e a sua devolução registadas.
- Extras: combustível em falta, limpeza, consumíveis, dias adicionais.
Num exemplo para uma loja de bricolage e ferramentas, fictícia, um martelo demolidor volta um dia atrasado: o dia extra é calculado pelo preço do contrato e descontado da caução, como o contrato prevê.
As condições de danos, caução e responsabilidade vêm do contrato de aluguer e das condições gerais. Se o cliente for um consumidor, há ainda regras de proteção do consumidor e de cláusulas contratuais gerais. Valide o modelo de contrato com um jurista.
Segurança: a máquina só sai com a documentação em dia
Os equipamentos de trabalho estão sujeitos ao Decreto-Lei n.º 50/2005, que prevê verificações depois da instalação, periódicas para equipamentos sujeitos a deterioração e extraordinárias depois de acontecimentos excecionais, feitas por pessoa competente. O diploma não fixa a periodicidade em geral: o Tribunal Constitucional (Acórdão n.º 825/2021) considerou que a falta de verificação periódica só é contraordenação quando outro diploma ou o manual do equipamento a impõe. Os intervalos vêm do manual do fabricante, das normas aplicáveis e de diplomas específicos, como os de aparelhos de elevação.
O que cabe ao locador e ao cliente, quem verifica, quem forma o operador e quem responde pelo uso em obra, depende do contrato e da situação, por isso convém definir isto com um técnico de segurança e com a seguradora. As máquinas novas colocadas no mercado seguem o regime das máquinas (Decreto-Lei n.º 103/2008), que será substituído pelo Regulamento (UE) 2023/1230, aplicável a partir de janeiro de 2027. Confirme as datas e o que muda para o seu parque.
No mesmo exemplo de bricolage, o equipamento devolvido passa pela checklist do seu tipo, no telemóvel. Com o cabo danificado, o equipamento fica fora de aluguer até ser reparado e verificado de novo.
Reservas, transporte e faturação
- Disponibilidade por tipo de equipamento e por depósito, com reservas e alterações de datas.
- Transporte: entrega e recolha em obra, com viatura, motorista e documento de transporte, e tarifa por zona ou por quilómetro.
- Faturação na devolução nos alugueres curtos e por período nos longos, com prorrogações e revisão de tarifa, emitida por programa de faturação certificado. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
- Crédito por cliente, com o valor em aberto e o que já está alugado.
Indicadores que vale a pena seguir
- Utilização por equipamento e por família, no ano e por mês.
- Resultado por máquina: receita menos amortização, seguro, manutenção e transporte.
- Danos cobrados e por cobrar, e cauções retidas.
- Máquinas paradas por documentação ou por manutenção, e quanto tempo.
- Tempo entre devolução e nova saída.
Programa pronto ou à medida
Se o parque é pequeno, aluga ao dia e fatura na devolução, recomendamos um programa de aluguer pronto. É caso de software à medida quando:
- Quer impedir a saída de uma máquina sem o que o contrato exige.
- Os alugueres longos têm prorrogações, revisões de tarifa e faturação por período.
- Quer o resultado de cada máquina.
- Os danos e as cauções dão discussão.
Quanto custa
- Automação pontual (aviso de verificação a expirar, lembrete de devolução ao cliente, alerta de caução por devolver): a partir de €300.
- Dashboard com utilização e resultado por máquina, danos e máquinas paradas: a partir de €500.
- Aplicação web com ficha por máquina, reservas, contratos, documentação de segurança e faturação por período: a partir de €800.
- App mobile para o termo de entrega e de devolução, com fotografias, contadores e assinatura: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Sistemas completos com telemetria das máquinas, faturação certificada e integrações (ERP, pagamentos, fabricantes), quando o equipamento o permite ou se der acesso: orçamento caso a caso.
Antes de pedir propostas, conte durante um mês os danos por cobrar, as máquinas paradas à espera de papéis e as horas a montar faturas de alugueres longos. O preço final fixa-se na proposta.
O que perguntar a um fornecedor
- Como regista a saída e a devolução, e como compara as fotografias e os contadores?
- Como calcula o resultado de cada máquina, com amortização e manutenção?
- Pode impedir que uma máquina saia com a verificação vencida ou sem o que o contrato exige?
- Como trata as prorrogações e a faturação por período dos alugueres longos?
- Como se liga ao meu programa de faturação certificado e, quando o equipamento o permite, à telemetria das máquinas?
- Quais são os custos ao fim de três anos, e como levo os meus dados se mudar?
Por onde começar
Comece pelo termo digital de entrega e devolução, que é onde se decide a cobrança dos danos, e pela ficha por máquina com a documentação de segurança. A rentabilidade e a faturação por período vêm depois.
Na Soluções à Medida costumamos começar pelo processo mais repetitivo e ligamos ao programa de faturação por API, se der acesso, ou por exportação. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso sobre o seu parque. Veja também o guia de gestão de obras, as soluções para construção, as soluções para bricolage e ferramentas e os exemplos por setor.