Uma loja de bricolage e materiais de construção tem milhares de referências (parafusos por diâmetro e comprimento, tintas por base e cor, ferramentas por modelo), clientes profissionais com preços próprios e, nalguns casos, equipamento para aluguer. Um ponto de venda genérico resolve o balcão e deixa de fora o resto: localizar o artigo, aplicar o preço do empreiteiro, saber que betoneira está onde e provar que o equipamento estava em condições quando saiu. Este guia é para quem gere uma loja de ferragens, bricolage ou materiais de construção, ou uma empresa de aluguer de ferramentas e equipamento em Portugal. Escrevemo-lo como quem constrói este tipo de software: o que deve fazer, que regras interessam, quando chega um programa pronto e quanto custa. Onde temos, mostramos um exemplo em vídeo, de uma loja fictícia. Se o seu negócio é só aluguer, veja também o guia de software para empresas de aluguer de equipamentos.
O catálogo e o stock
- Artigos com referência interna e código de barras, marca, unidade de medida (unidade, metro, quilo, metro quadrado) e preços de custo e de venda por tabela e por cliente.
- Localização por corredor e prateleira, para o vendedor não procurar nem dizer «não há» quando há em armazém. No exemplo que fizemos, o funcionário pesquisa por nome e vê o corredor, a prateleira e a alternativa equivalente quando o artigo esgotou.
- Stock mínimo por referência, calculado a partir do consumo e do prazo de entrega do fornecedor, e encomendas por consumo real. Quando só se encomenda por impressão, os sazonais sobram nos meses errados.
- Lotes e validades para os produtos que os têm (tintas, colas, produtos químicos).
- Contagem de inventário com leitura de código de barras no telemóvel, sem parar a loja.
Clientes profissionais e preços negociados
Empreiteiros, construtoras e empresas de manutenção são os clientes de maior volume, com exigências que um ponto de venda não cobre: preços negociados por cliente ou por família de produto, encomenda por telefone ou online, histórico por obra e faturação mensal consolidada.
- Preços por cliente e por família de produto, aplicados no balcão e no portal.
- Encomenda online com disponibilidade e referência à obra ou ao centro de custo.
- Histórico por empresa e por obra, que o cliente consulta sozinho.
- Conta a crédito com fatura mensal consolidada, por programa certificado. No exemplo, com o crédito a 94% do limite e uma fatura vencida, a confirmação pede aprovação do responsável e segue um lembrete ao cliente. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
Aluguer de equipamento
Uma empresa com dezenas de máquinas precisa de saber qual está alugada a quem, até quando, em que estado saiu e que caução foi retida. Sem registo, a mesma máquina pode ser prometida a dois clientes, e uma avaria sem fotografia de saída fica por conta da empresa.
- Ficha de aluguer por equipamento: cliente, datas, estado e fotografia à saída, acessórios entregues (cabos, mangueiras) e caução, conforme o contrato.
- Devolução com fotografia e comparação com a saída, para verificar danos.
- Faturação do aluguer por período, com dias adicionais e, se previsto, a cobrança de danos sobre a caução. No exemplo, um martelo demolidor volta um dia tarde e o dia extra é calculado pelo preço do contrato e descontado da caução, como o contrato prevê.
- Venda e aluguer na mesma plataforma: os artigos de venda baixam o stock, e os equipamentos de aluguer têm disponibilidade por unidade.
Manutenção: o equipamento tem de estar em condições quando sai
Uma ferramenta elétrica ou um equipamento de construção alugado tem de estar em condições de segurança em cada aluguer. Um compressor sem verificação da válvula de segurança ou um andaime com peças degradadas são riscos de acidente, com responsabilidade para quem aluga. O sistema deve ter um plano por equipamento, por horas de uso ou tempo desde a última intervenção, e bloquear a máquina quando o limiar passa. No exemplo, a checklist no telemóvel encontra o cabo danificado e o equipamento fica fora de aluguer até ser reparado e verificado de novo.
- Plano por equipamento com o limiar das instruções do fabricante.
- Registo de cada intervenção: data, técnico, peças e resultado da verificação.
- Histórico por máquina: compra, horas, intervenções e danos reportados, que serve de prova de diligência num acidente ou inspeção.
Regras que interessam
- Faturação certificada: a obrigação de usar programa certificado pela AT depende do volume de negócios e de outros critérios, e emitir documentos em folhas de cálculo ou programas não certificados pode dar lugar a coimas. Confirme o seu caso com o contabilista.
- Segurança de máquinas: o Decreto-Lei n.º 103/2008, que transpõe a Diretiva Máquinas, fixa os requisitos de segurança das máquinas colocadas no mercado. Quem usa o equipamento em trabalho está sujeito às regras de segurança dos equipamentos de trabalho, e há equipamentos (como os de elevação) com inspeções próprias. O que cabe ao locador e ao utilizador depende do contrato: valide-o com um técnico de segurança e com a seguradora.
- Produtos químicos: as tintas, vernizes, solventes, colas e vedantes classificados como perigosos têm fichas de dados de segurança e regras de rotulagem e de armazenamento (Regulamentos REACH e CLP). O sistema deve associar as fichas às referências e identificar os produtos perigosos.
- Dados pessoais: os documentos de identificação e as fotografias de clientes num aluguer são dados pessoais, com finalidade e prazo de conservação definidos.
Este resumo vem de fontes públicas e não substitui o parecer de um técnico de segurança ou de um jurista. As regras mudam, por exemplo com o Regulamento (UE) 2023/1230 sobre máquinas, que substituirá a diretiva a partir de 2027.
Indicadores que vale a pena seguir
- Rotação de stock por família e artigos parados há mais tempo.
- Rupturas em artigos de grande saída, e vendas perdidas.
- Ocupação da frota e margem de cada equipamento, depois da manutenção.
- Danos e manutenções por equipamento e por cliente.
- Vendas por cliente profissional e por obra.
Programa pronto ou à medida
- Só loja, com preços de tabela iguais para todos: recomendamos um ponto de venda com faturação certificada.
- Clientes profissionais com preços e limites próprios: se o programa não os trata, uma camada à medida pode fazê-lo, ligada por API se der acesso ou por exportação.
- Frota de aluguer com caução e verificação entre alugueres: é onde um programa de loja menos ajuda: o caso mais claro para software à medida.
- Venda e aluguer no mesmo stock: se vivem em folhas separadas, um sistema à medida junta-os.
Quanto custa
- Automação pontual, como o alerta de stock mínimo ou o lembrete de devolução: a partir de €300.
- Dashboard com stock, vendas, ocupação de frota e manutenções: a partir de €500.
- Aplicação web com aluguer, manutenção por equipamento e portal de clientes profissionais: a partir de €800.
- App mobile para fotografar saídas e devoluções e contar inventário: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Ponto de venda com faturação certificada, portal com encomendas e integrações, e sistemas completos de loja: orçamentamos caso a caso.
O preço final fixa-se na proposta. O retorno depende de onde a empresa perde hoje: rupturas, máquinas prometidas em duplicado, danos sem prova, tempo de balcão em telefonemas. Conte-os durante um mês antes de pedir propostas.
O que perguntar a um fornecedor
- Como separa artigos de venda e de aluguer, e mostra a disponibilidade?
- Como se aplicam os preços por cliente e por família de produto?
- Como bloqueia uma máquina que passou o limiar de manutenção?
- Como guarda as fotografias de saída e de devolução e a caução?
- Como se liga ao meu programa de faturação certificado e ao ponto de venda?
- Quanto custa ao fim de três anos, e como levo os dados se mudar?
Por onde começar
Comece pelo registo de aluguer com fotografias e pelo plano de manutenção, se tem frota, ou pelo stock mínimo e pelos preços por cliente, se é sobretudo loja. O portal de clientes profissionais é o passo seguinte.
Começamos pelo processo mais repetitivo. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo. Veja também as soluções para bricolage e ferramentas, o guia de gestão de stocks e os exemplos por setor.