Software para Empresas de Inspeção, Ensaios e Certificação

Um organismo de inspeção, um laboratório de ensaios ou uma entidade certificadora vende uma coisa: resultados em que se pode confiar. Para isso, cada relatório tem de poder ser reconstruído, com o método, o equipamento calibrado, o técnico qualificado e a data certos, e a acreditação tem de sobreviver a cada auditoria. Este guia é para quem dirige um organismo de inspeção, um laboratório ou um certificador de pequena ou média dimensão em Portugal. Escrevemo-lo como quem constrói este software, com exemplos em vídeo onde os temos: regras, funcionalidades, prateleira ou à medida, e custo. Se o seu trabalho é sobretudo implementar sistemas de gestão nos clientes, veja o guia de software de controlo de qualidade e ISO 9001; se é monitorização ambiental, o de consultoria ambiental e laboratórios.

Acreditação: o que o IPAC vai pedir

Em Portugal, a acreditação é feita pelo IPAC (Instituto Português de Acreditação), com base nas normas da família ISO/IEC 17000: a 17020 para organismos de inspeção, a 17025 para laboratórios de ensaio e calibração, a 17021-1 para certificação de sistemas de gestão e a 17065 para certificação de produtos. Muitas vezes a acreditação é voluntária mas exigida pelos clientes; noutros casos é condição para o reconhecimento por uma autoridade ou para a notificação como organismo notificado num regulamento europeu. Em qualquer caso, o que se audita é o mesmo: competência demonstrada, imparcialidade e rastreabilidade. O software não acredita, não certifica e não emite certificados em nome de ninguém: regista o trabalho e prepara os relatórios que o técnico ou o responsável assina. O que pode é tornar aquelas três coisas fáceis de provar:

• Competência: qualificações de cada técnico por tipo de serviço, com validade, formação e supervisão.
• Imparcialidade: registo de conflitos de interesse, para não atribuir a um auditor ou inspetor uma organização com quem tem relação.
• Rastreabilidade: cada resultado ligado à revisão do método, ao equipamento, à calibração e ao técnico.
• Controlo documental: só a versão em vigor de cada procedimento acessível a quem trabalha.

Inspeções periódicas obrigatórias

Muitas inspeções são periódicas por lei. Dois exemplos verificados:

• Ascensores (Decreto-Lei n.º 320/2002): a periodicidade depende do edifício (dois anos em edifícios comerciais ou de serviços abertos ao público, quatro em edifícios mistos, seis nos habitacionais) e, depois de duas inspeções periódicas, passa a bienal, salvo prazo mais curto. As inspeções são feitas por entidades inspetoras reconhecidas pela DGEG, muitas vezes contratadas pelas câmaras municipais.
• Instalações de gás (Decreto-Lei n.º 97/2017): por exemplo, inspeção de três em três anos em restauração, estabelecimentos turísticos, escolas e hospitais, e de cinco em cinco anos nas instalações com mais de 20 anos sem remodelação. Sem inspeção no prazo, pode haver corte do abastecimento.

Há outros regimes com regras próprias, como as instalações elétricas de serviço particular e os equipamentos sob pressão, que não resumimos aqui: confirme sempre o diploma em vigor e a DGEG antes de transformar uma periodicidade numa regra do software.

O sistema deve calcular a próxima data pela regra e pela última inspeção, propor só inspetores qualificados nesse dia e avisar quando não há nenhum. Num exemplo que fizemos para uma empresa de serviços industriais, fictícia, o compressor 2 chega às 1.985 horas de um plano de 2.000: a preventiva fica devida e a ordem abre com tarefas e peças. Um plano de inspeções periódicas pode seguir a mesma lógica.

Do trabalho no terreno ao relatório

A inspeção faz-se no local, muitas vezes sem rede. Uma aplicação no telemóvel ou no tablet com a lista de verificação do tipo de equipamento, fotografias e assinatura evita passar notas a limpo no escritório. Na mesma empresa fictícia, o técnico marca as tarefas e as peças no telemóvel e o cliente assina no ecrã; uma lista de verificação de inspeção pode funcionar assim. O relatório final reúne:

• Identificação do objeto inspecionado ou da amostra, do cliente e do local.
• Método ou procedimento com a revisão usada.
• Resultados com as unidades e, nos ensaios e calibrações, a incerteza de medição quando aplicável.
• Não conformidades com gravidade e prazo de correção, e a decisão (conforme, condicionado, reinspeção).
• Assinaturas de quem fez e de quem aprovou, segundo o procedimento do organismo.

Depois de assinado, o relatório não deve poder alterar-se: uma correção dá origem a uma nova versão identificada. O seguimento das não conformidades (fotografias do cliente, reinspeção) fica ligado ao relatório, e o envio ao cliente faz-se por portal com acesso autenticado. Veja o guia do portal do cliente.

Equipamentos de medição e calibração

Um resultado só vale se o equipamento estava calibrado e era adequado. Para cada equipamento, o laboratório define o critério de aceitação (que incerteza é aceitável para o uso que lhe dá) e o intervalo de calibração; o software pode guardar os certificados, comparar a incerteza com o critério e bloquear o uso de um equipamento caducado ou fora do critério.

Quando um equipamento aparece fora de tolerância na calibração seguinte, o IPAC e os clientes perguntam «que resultados foram afetados?». Com o registo de uso por ensaio, a resposta é uma lista.

Certificação de sistemas de gestão

Nos certificadores, o ciclo é diferente: auditoria inicial (em duas fases), auditorias de acompanhamento e renovação ao fim do ciclo, em regra de três anos. O software deve planear o ciclo, calcular o tempo de auditoria segundo as regras aplicáveis, atribuir auditores com competência no setor do cliente e sem conflito de interesses, e preparar os certificados que o certificador emite, com âmbito, norma, datas e estado (válido, suspenso, retirado), consultáveis por terceiros quando a política do certificador o previr.

Contratos, faturação e indicadores

Os serviços vendem-se por contrato (ciclos de certificação, inspeções periódicas) ou por pedido (ensaios, inspeções pontuais). O software liga cada ordem de serviço ao contrato e ao cliente, inclui deslocações e taxas quando o contrato o prevê, e emite por programa certificado. Veja os guias de gestão de contratos e de faturação eletrónica.

• Prazo entre a inspeção ou o ensaio e a emissão do relatório.
• Inspeções periódicas em atraso e por atribuir.
• Equipamentos com calibração a vencer e relatórios afetados.
• Ocupação dos técnicos e qualificações a renovar.
• Não conformidades das auditorias internas e do IPAC e tempo de fecho.

Não há valores de referência públicos e comparáveis para estes indicadores; defina os seus alvos. Na mesma empresa fictícia, o relatório do mês sai das ordens de trabalho; um resumo mensal por cliente pode sair assim.

Prateleira ou à medida

A nossa recomendação: com um só tipo de serviço e um programa de prateleira que já trata calibrações, qualificações e relatórios como o procedimento pede, fique com ele. À medida faz sentido quando:

• junta inspeção, ensaios e certificação, com regras diferentes em cada um;
• o planeamento cruza periodicidades com qualificações dos técnicos;
• os relatórios ainda se montam a partir de notas de terreno;
• o programa atual não diz que resultados usaram um equipamento caducado.

Quanto custa

• Automação pontual (alerta de calibração, de qualificação a caducar, de inspeção periódica a vencer): a partir de €300.
• Dashboard com prazos de relatório, inspeções em atraso e ocupação: a partir de €500.
• Aplicação web com ordens de serviço, planeamento por qualificação, relatórios e registo de equipamentos: a partir de €800.
• App mobile para listas de verificação e fotografias no terreno, também sem rede: a partir de €2.500.
• Manutenção mensal: a partir de €50.
• Sistema completo (LIMS, certificação, integração com equipamentos, portal e faturação certificada): orçamento personalizado, caso a caso.
• O preço final fixa-se na proposta.

Num laboratório com muitos ensaios, compensa muitas vezes adaptar um LIMS existente e desenvolver à medida só o que falta, como o planeamento por qualificação ou o portal.

O que perguntar a um fornecedor

• Como fica registada, em cada resultado, a revisão do método, o equipamento e a calibração?
• Como impede o uso de um equipamento caducado ou de uma versão revogada de um procedimento?
• Como atribui técnicos por qualificação e regista conflitos de interesse?
• Um relatório assinado pode ser alterado, e como ficam as versões?
• Como exporto os dados se mudar de fornecedor, e quais são os custos ao fim de três anos?

Por onde começar

Começamos pelo processo mais repetitivo: aqui, o registo de equipamentos e qualificações com alertas, e o planeamento das inspeções periódicas. A aplicação de terreno e o portal do cliente vêm a seguir; o LIMS completo, se fizer falta, por último.

Na Soluções à Medida desenvolvemos software para organismos de inspeção, laboratórios e certificadores, e orçamos caso a caso. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso. Veja também os guias de manutenção de elevadores, de eficiência energética e de manutenção (CMMS), as soluções para serviços industriais e os exemplos por setor.