Uma lavandaria industrial vive de três contas que raramente batem certo à primeira: quantas peças entraram e quantas saíram, quanto custou lavar cada quilo, e quantas lavagens ainda aguenta cada lençol. Com hotéis, restaurantes, clínicas e lares, a discussão das peças perdidas aparece todos os meses. Este guia é para quem gere uma lavandaria industrial ou uma empresa de aluguer e tratamento de têxteis em Portugal. Escrevemo-lo como quem constrói este tipo de software; onde temos, mostramos um exemplo em vídeo. Cobre funções, regras, prateleira ou à medida, e custos. Se o seu negócio é limpeza de instalações, veja o guia de software para empresas de limpeza e facilities; do lado dos clientes, o de software de gestão hoteleira.

Recolhas, entregas e o balanço de peças

A roupa suja é recolhida em sacos ou carros, contada ou pesada, e volta limpa em dias e horas combinados (um hotel quer a roupa antes de as camareiras começarem). O software deve organizar as rotas por cliente e horário, registar no telemóvel do motorista o que foi recolhido e entregue, com assinatura, e sobretudo fazer o balanço por artigo. Num exemplo para uma transportadora fictícia, as entregas aparecem por viatura, com o peso e a capacidade, e as rotas seguem para a app dos motoristas; numa lavandaria, o mesmo pode servir as recolhas:

Circuito da roupa de um hotel numa semana
ArtigoRecolhidasBalanço da semanaEntreguesRelavagemSem leitura
Lençol de casal420
41262
Fronha380
38000
Toalha de banho610
59893
Toalha de rosto540
53622
Roupão64
6112
Total20141987189
EntreguesEm relavagemSem leitura à saída
9 peças sem leitura à saída esta semanaA lista com o número de cada etiqueta segue para o hotel antes da reconciliação mensal. Muitas aparecem nos quartos ou no carrinho da governanta; as que não aparecerem ficam registadas como perda, com a regra de responsabilidade definida no contrato.
O que entra tem de bater com o que sai. Cada saco é lido na recolha, cada peça é lida na expedição, e a diferença fica visível por artigo e por cliente, em vez de aparecer só na discussão do fim do mês. O hotel, as quantidades e as perdas do exemplo são fictícios.
Exemplo hipotético de um hotel com cinco artigos em circulação, com quantidades fictícias.
  • Contagem à entrada e à saída, por artigo e por cliente, com leitura de códigos de barras ou RFID quando as peças estão marcadas.
  • Relavagens separadas das perdas: uma peça que voltou à máquina por mancha não está perdida.
  • Reconciliação periódica com o cliente, com a lista das peças sem leitura e a regra de responsabilidade definida no contrato.
  • Reclamações na entrega: peças em falta, danificadas ou mal lavadas, com fotografia.

Produção: programas, cargas e custo por kg

Na receção, a roupa é separada por tipo e por programa: algodão branco, toalhas, fardas de cozinha, têxteis de saúde, delicados. Cada programa tem temperatura, tempo e químicos próprios, logo um custo por quilo diferente. Sem registo, fatura-se sem saber quanto custa cada cliente.

Programas de lavagem e custo por kg
P1
Lençóis e fronhas brancosAlta temperatura, branqueador
75 °C40 min
Água
9,5 L/kg
Energia0,32 kWh/kg
Químicos14 g/kg
P2
Toalhas e roupõesTemperatura média, amaciador
60 °C45 min
Água
11,0 L/kg
Energia0,27 kWh/kg
Químicos16 g/kg
P3
Fardas de cozinhaDesengordurante, pré-lavagem
70 °C55 min
Água
13,5 L/kg
Energia0,35 kWh/kg
Químicos22 g/kg
P4
Têxteis de clínicaDesinfeção segundo o protocolo validado
85 °C50 min
Água
12,0 L/kg
Energia0,40 kWh/kg
Químicos18 g/kg
P5
Delicados e corBaixa temperatura, centrifugação suave
40 °C35 min
Água
10,0 L/kg
Energia0,18 kWh/kg
Químicos12 g/kg
Carga das 10:40 na lavadora L2 (capacidade 60 kg)
53 kg · P2 · Hotel A e Hotel C
Com 53 kg, o P2 usa cerca de 583 L de água, 14,3 kWh e 848 g de químicos.
Cada artigo tem o seu programa, e cada programa tem um custo por kg. O software sabe que programa leva cada carga, regista o que a máquina reporta e calcula o custo de água, energia e químicos por cliente. As temperaturas, os tempos e os consumos do exemplo são ilustrativos: os reais vêm do fabricante das máquinas, do fornecedor de químicos e, nos têxteis de saúde, do protocolo validado.
Exemplo hipotético de cinco programas com consumos ilustrativos.
  • Programa por artigo e por cliente, com o que vem do fornecedor de químicos e do fabricante das máquinas.
  • Plano de cargas por máquina e turno, dentro da capacidade e das horas de entrega.
  • Leitura dos dados das máquinas (programa, temperatura, duração), quando o equipamento o permite, para custo real e para prova do processo.
  • Controlo de qualidade na saída: não conformidades, relavagens e causas. Num exemplo para uma empresa de limpeza fictícia, a zona abaixo do mínimo abre uma ação corretiva com prazo e responsável; uma não conformidade pode seguir o mesmo caminho.

Têxteis de saúde: separação e prova do processo

A roupa de hospitais, clínicas e lares exige mais cuidado: separação física entre a zona suja e a zona limpa, programas com desinfeção validada e registo de cada carga. A referência técnica habitual é a norma EN 14065, que define um sistema de controlo da biocontaminação (RABC) nas lavandarias de têxteis. Os requisitos de cada contrato vêm do cliente e da sua comissão de controlo de infeção, por isso o software deve guardar o protocolo de cada cliente, o registo da máquina por carga e os resultados das verificações microbiológicas que o contrato prever. Confirme os requisitos com o cliente antes de prometer um processo.

Rastreio por RFID e ciclo de vida das peças

Com etiquetas RFID resistentes à lavagem, cada leitura conta uma lavagem e diz onde a peça esteve pela última vez. Isto muda duas conversas: a das perdas, porque há uma lista de peças concretas e não uma diferença de números, e a da reposição, porque se vê quais as peças a chegar ao fim de vida antes de o cliente se queixar. Noutro exemplo de limpeza, a contagem no posto do cliente prepara a reposição do que está abaixo do mínimo, com o custo nesse cliente; a lógica pode servir para repor têxteis.

Etiquetas RFID: lavagens, idade e reposição
Toalhas de banho do Hotel A por número de lavagens
62
0–40
118
41–80
143
81–120
96
121–160
41
161–200
12
201+
Número de lavagens (laranja: perto ou acima da vida útil de referência)
Toalha de banho · etiqueta 3F-00A-91C2
ClienteHotel AEm circulação desde03/2025Lavagens187Última leituraExpedição, ontemRelavagens4 (manchas)
A aproximar-se do fim de vida previsto
Peças acima de 160 lavagens53
Reposição previstanovembro
Sem leitura há mais de 30 dias14 peças
Cada leitura conta uma lavagem, e cada peça tem idade. Com etiquetas RFID resistentes à lavagem, o sistema sabe quantos ciclos fez cada peça, prevê a reposição antes de o cliente se queixar e lista as que deixaram de ser lidas. A vida útil de 200 lavagens é uma referência do exemplo; a real depende do tecido e do fabricante. Peças, ciclos e datas do exemplo são fictícios.
Exemplo hipotético de 472 toalhas de um hotel, com ciclos fictícios.

O RFID tem custo por peça e exige leitores nos pontos certos: recolha, receção, expedição. As leituras entram se o leitor der acesso ou por exportação. Para clientes com pouca roupa própria, o código de barras ou a contagem por artigo podem chegar; o software deve aceitar as duas formas.

Regras que interessam

  • Águas residuais: as descargas de uma lavandaria industrial precisam de autorização da entidade gestora do sistema de saneamento, que fixa os valores-limite e o autocontrolo. Confirme as condições no regulamento municipal ou na licença.
  • Limpeza a seco com solventes: a limpeza a seco é uma das atividades abrangidas pelo regime das emissões de compostos orgânicos voláteis (Decreto-Lei n.º 127/2013, capítulo V e anexo VII), com obrigações como o plano de gestão de solventes. A APA publicou um guia de apoio a esta atividade; confirme nele e na CCDR o enquadramento da sua instalação.
  • Produtos químicos: fichas de dados de segurança acessíveis às equipas e armazenagem segundo as indicações do fornecedor.
  • Segurança no trabalho: calor, humidade, cargas e produtos químicos são riscos a avaliar com um técnico de segurança.
  • Faturação: por peça, por kg ou por aluguer de têxteis, sempre por programa certificado. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.

Este resumo vem de fontes públicas e de conhecimento geral, e não substitui um técnico de ambiente, um técnico de segurança ou um jurista.

Indicadores que vale a pena seguir

  • Peças sem leitura por cliente e por mês, e perdas confirmadas.
  • Relavagens por causa e por programa.
  • Custo por kg por cliente: água, energia, químicos e mão de obra.
  • Cumprimento das horas de entrega.
  • Peças perto do fim de vida e reposições previstas.

Prateleira ou à medida

Na nossa opinião, a prateleira chega quando fatura a poucos clientes, sem roupa de saúde, com rotas fixas. À medida faz sentido quando:

  • o balanço de peças segue a regra de cada contrato;
  • há clientes de saúde com protocolo próprio;
  • quer o custo por kg por cliente;
  • mistura RFID, código de barras e contagem.

Quanto custa

  • Automação pontual (aviso de peças sem leitura, alerta de entrega atrasada, relatório mensal por cliente): a partir de €300.
  • Dashboard com balanço de peças, custo por kg e relavagens: a partir de €500.
  • Aplicação web com clientes, artigos, programas, produção e reconciliação: a partir de €800.
  • App mobile para motoristas, com recolhas, entregas, assinatura e fotografias: a partir de €2.500.
  • Manutenção mensal: a partir de €50.
  • Leitores RFID, ligação às máquinas e túneis de lavagem, faturação certificada e sistemas completos: caso a caso, se o equipamento der acesso ou por exportação. O preço final fixa-se na proposta.

Antes de pedir propostas, conte durante um mês as peças que entram e saem de dois ou três clientes, e o tempo que se gasta na reconciliação. Os números mostram o que automatizar primeiro.

O que perguntar a um fornecedor

  • Como separa relavagens de perdas?
  • Funciona com código de barras e RFID, e com que leitores?
  • Lê os dados das máquinas que tenho, e com que formato?
  • Como guarda o protocolo e o registo de carga dos clientes de saúde?
  • Como calcula o custo por kg e por cliente?
  • Como exporto os dados se mudar, e quanto custa ao fim de três anos?

Por onde começar

Comece pelo balanço de peças por cliente, com contagem à entrada e à saída, e pela app do motorista. O custo por kg e o RFID vêm depois, com a base fiável.

Na Soluções à Medida começamos pelo processo mais repetitivo e ligamos por API se der acesso, ou por exportação. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo. Veja também as soluções para limpeza, o guia de gestão industrial e os exemplos por setor.