Numa escola de condução, cada aluno é um processo com mínimos legais, uma licença de aprendizagem com prazo, aulas que dependem de instrutor e viatura livres ao mesmo tempo, e um exame que só se marca com tudo feito. Este guia é para quem dirige uma escola de condução em Portugal, ou também um centro de exames. Escrevemo-lo como quem constrói este tipo de software: o que deve tratar, que regras interessam, quando chega um programa pronto e quanto custa. Onde temos, mostramos um exemplo em vídeo. Para a gestão de turmas e certificados em geral, veja o guia de software para centros de formação e escolas.
As regras do ensino da condução
O ensino da condução tem regime próprio: a Lei n.º 14/2014 e a Portaria n.º 185/2015, que a regulamenta, com alterações posteriores. Alguns pontos com impacto direto no software:
- Módulo comum de segurança rodoviária, com duração mínima de 7 horas, antes de começar a prática.
- Mínimos de prática cumulativos por categoria; na categoria B, 32 horas de condução e 500 quilómetros.
- Contrato de formação com o aluno, que indica, entre outros elementos, o número de lições previstas.
- Instrutores e diretores com o título exigido para o ensino, e viaturas de ensino com as características e a identificação próprias.
Os valores acima vêm da portaria; o regime já foi alterado e os números das outras categorias e das lições teóricas variam, por isso confirme a versão em vigor no Diário da República ou com o IMT. No software que fazemos, ficam como parâmetros, não escritos no código.
Ficha do aluno e progresso
Cada aluno tem dados pessoais, categoria, contrato e licença de aprendizagem. Depois, interessa o progresso: módulo comum, lições teóricas, horas e quilómetros de prática e competências validadas pelo instrutor em cada aula.
Com este registo, «pronto para exame» deixa de ser uma impressão do instrutor: é a soma dos mínimos legais com a avaliação pedagógica. Para os quilómetros, o mais simples é o instrutor anotar o conta-quilómetros no início e no fim de cada aula na app.
Num exemplo que fizemos para uma entidade formadora, fictícia, a formadora marca a falta e escreve o sumário na sessão, e a coordenação é avisada quando as faltas passam o limite. Numa escola de condução, pode servir para as lições teóricas.
Agenda de instrutores e viaturas
Marcar uma aula exige três coisas livres ao mesmo tempo: aluno, instrutor e viatura de duplos comandos. Inspeções, revisões e exames bloqueiam recursos. O sistema pode mostrar ao aluno só os horários possíveis.
- Marcação pelo aluno numa app ou página, com a antecedência de cancelamento que a escola definir. Num exemplo para uma coach, fictícia, a cliente marca num horário livre e a sessão sai do pacote de 10, com lembrete na véspera. Numa escola de condução, o pacote pode ser o das aulas do contrato.
- Faltas e cancelamentos registados, com a regra de cobrança que estiver no contrato.
- Viaturas com inspeção, seguro e revisões; veja o guia de gestão de frotas se forem muitas.
Exames e licença de aprendizagem
A inscrição em exame faz-se pela escola nos sistemas do IMT ou do centro de exames, e só depois de cumpridos os requisitos. O software à medida não os substitui: prepara a informação, mostra quem está em condições, regista data e resultado, e guarda o que falhou para a recuperação. Se a escola tiver acesso a uma forma de integração oficial, pode ligar-se a ela; se não, fica a preparação e o registo.
A licença de aprendizagem tem validade, e um aluno que chumba duas vezes ou deixa de aparecer pode chegar ao fim do prazo sem exame. O sistema pode avisar a tempo. A validade e as regras de renovação são definidas pelo IMT, por isso confirme-as.
Se a escola funciona também como centro de exames, há regras próprias de autorização e funcionamento, com examinadores independentes; esse módulo é um projeto à parte, desenhado a partir delas.
Pagamentos e faturação
A carta paga-se, muitas vezes, em prestações. O software pode ter planos de pagamento por aluno, o saldo entre o pago e o usado em aulas, exames e taxas, e as taxas do IMT separadas dos serviços da escola, com faturação por programa certificado. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal. O enquadramento em IVA de cada serviço deve ser confirmado com o contabilista.
Num exemplo para uma escola de inglês, fictícia, cada família tem o seu plano de pagamento e o lembrete fica agendado 5 dias antes do vencimento. Numa escola de condução, o plano pode ser o das prestações da carta.
Indicadores que vale a pena seguir
- Aprovação à primeira tentativa no teórico e no prático, por instrutor e ao longo do tempo.
- Horas e quilómetros médios até ao exame.
- Ocupação de viaturas e instrutores por hora.
- Licenças perto do fim sem exame marcado.
- Prestações em atraso.
Não há valores de referência oficiais: compare a escola consigo própria, mês a mês, com cuidado nas amostras pequenas.
Programa pronto ou à medida
- Escola pequena, com marcações que correm bem ao telefone: recomendamos um programa pronto para escolas de condução.
- Agenda com três recursos: se o programa não cruza aluno, instrutor e viatura, é caso de à medida.
- Mínimos e competências: se o programa não mostra horas, quilómetros e competências face aos mínimos, também.
- Prestações e taxas: se vivem numa folha de cálculo ao lado, vale juntá-las.
Quanto custa
- Automação pontual, como o lembrete de aula ou de prestação: a partir de €300.
- Dashboard com aprovação, ocupação de viaturas e cobranças: a partir de €500.
- Aplicação web com ficha do aluno, progresso face aos mínimos e agenda de instrutores e viaturas: a partir de €800.
- App mobile para o aluno marcar aulas e o instrutor registar horas, quilómetros e competências: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Integrações, faturação certificada e sistemas completos, incluindo centro de exames: orçamento caso a caso.
O preço final fixa-se na proposta. Antes de a pedir, veja onde perde mais tempo: marcações por telefone, horas contadas à mão, licenças que caducam sem aviso, prestações por cobrar.
O que perguntar a um fornecedor
- Os mínimos por categoria são parâmetros que eu atualizo?
- Como regista horas, quilómetros e competências?
- Como separa as taxas do IMT dos serviços da escola na fatura?
- Como exporto os dados dos alunos se mudar de fornecedor? Quanto custa ao fim de três anos?
Por onde começar
Começamos pelo processo mais repetitivo. Numa escola de condução, sugerimos a agenda com aluno, instrutor e viatura e o registo de horas e quilómetros por aula; o aviso das licenças e os planos de pagamento vêm a seguir. Ligamos ao programa que já usa por API, se der acesso, ou por exportação.
Na Soluções à Medida fazemos software para escolas de condução a partir do modo de trabalhar de cada uma. Fale connosco para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo. Veja também o guia de transporte escolar e de passageiros, as soluções para educação e formação e os exemplos por setor.