Uma clínica de fisioterapia ou de reabilitação junta três coisas que raramente cabem num programa genérico: o trabalho clínico (ficha, plano, evolução), uma agenda com vários profissionais, salas e equipamentos que só servem um paciente de cada vez, e uma faturação a particulares, seguros de saúde e ADSE.
Escrevemos este guia como quem constrói software para clínicas e, onde temos exemplo em vídeo, mostramo-lo. Cobre cada camada, a proteção de dados, a escolha entre prateleira e à medida e o custo. Para a visão geral das clínicas de saúde, veja também o guia de software para clínicas e profissionais de saúde.
Ficha clínica e plano de tratamento
- Avaliação inicial: história clínica, diagnóstico do médico que referenciou, queixas, avaliação funcional com escalas reconhecidas (como a escala visual analógica da dor, a EVA) e objetivos definidos com o paciente.
- Plano de tratamento: técnicas, número de sessões previstas e frequência. No exemplo que fizemos para uma clínica fictícia, o plano conta as sessões feitas e propõe nova data quando há falta: a sessão 7, de 4/11, fica como falta e o utente escolhe entre 6/11 às 9h e 9/11 às 10h.
- Registo de cada sessão: técnicas usadas, evolução face à anterior e notas do fisioterapeuta, para que qualquer colega da clínica possa retomar o tratamento.
- Reavaliações periódicas com as mesmas escalas da avaliação inicial, para comparar de forma objetiva. A evolução mensurável importa ao paciente, ao médico e às seguradoras que pedem justificação para prolongar o tratamento.
- Relatórios para o médico: gerados a partir da avaliação inicial e atual, das técnicas usadas e da recomendação de continuação ou alta.
Agenda, salas e equipamentos
- Agenda por profissional e por sala, com blocos por tipo de sessão (individual, em grupo, avaliação). A marcação deve verificar ao mesmo tempo o fisioterapeuta, a sala e o equipamento específico, como uma banheira de hidroterapia ou um aparelho de ondas de choque. Na mesma clínica fictícia, a marcação online entra na agenda com o gabinete livre: um utente marca ortopedia às 10h30 nas vagas reais e a consulta fica no gabinete 2, com lembrete na véspera.
- Sessões em grupo, com lotação máxima, lista de espera e registo individual de cada participante.
- Pacotes de sessões, vendidos muitas vezes em 10 ou 20 sessões, com o saldo controlado e aviso quando estão a acabar.
Faturação: particulares, seguros e ADSE
São três circuitos que o software deve suportar ao mesmo tempo.
Pacientes particulares
Fatura ou fatura-recibo com o NIF do paciente, comunicada à AT através do programa de faturação certificado. Os serviços de fisioterapia prestados por profissionais habilitados estão isentos de IVA ao abrigo do artigo 9.º do CIVA, e a fatura deve indicar o motivo da isenção. A habilitação é atestada pela cédula profissional emitida pela Ordem dos Fisioterapeutas, criada pela Lei n.º 122/2019. Em caso de dúvida sobre o enquadramento de uma atividade concreta, confirme com o contabilista.
Seguros de saúde
Cada seguradora tem as suas tabelas de atos, os seus formulários e os seus prazos, que não coincidem com as da Ordem dos Fisioterapeutas. O processo costuma passar por um pedido de autorização prévia, com o diagnóstico, para um número inicial de tratamentos. Depois fatura-se à seguradora a parte comparticipada e ao paciente o restante. O software deve permitir configurar as regras de cada seguradora com que a clínica trabalha, como a Fidelidade, a Médis ou a AdvanceCare. Na mesma clínica fictícia, o check-in confirma o seguro e mostra logo o valor a pagar pelo utente: confirmada a apólice, os 20 € do utente ficam pagos e a consulta entra no lote do seguro.
ADSE
A ADSE funciona de duas formas. No regime convencionado, a clínica tem acordo com a ADSE e fatura-lhe diretamente a comparticipação, cobrando ao beneficiário apenas a parte que lhe cabe. No regime livre, o beneficiário paga a sessão e pede o reembolso à ADSE, apresentando a fatura e a prescrição médica. As regras, os limites e as tabelas são definidos pela ADSE e mudam, por isso o sistema deve permitir configurá-los e guardar a prescrição associada a cada episódio.
Particular
Seguro de saúde
ADSE
Indicadores de gestão
- Taxa de ocupação por fisioterapeuta e por sala: a parte do tempo disponível efetivamente ocupada, com a meta que cada clínica definir.
- Sessões por paciente e por tipo de problema: desvios grandes podem indicar dificuldades clínicas ou expectativas mal geridas.
- Abandono precoce: pacientes que interrompem antes da alta, por resultado percebido, preço, horários ou serviço.
- Mix de faturação entre particulares, seguros e ADSE, que pesa na tesouraria porque os prazos de pagamento diferem.
- Tempo de aprovação de cada seguradora, para informar os pacientes e negociar.
RGPD e dados de saúde
Os dados de fisioterapia são dados de saúde, uma categoria especial do RGPD com proteção reforçada. A ficha clínica não pode ser partilhada sem base legal adequada, e, na reabilitação depois de um acidente de trabalho, há dados que não devem chegar à entidade patronal sem consentimento. O software deve garantir:
- controlo de acessos por função (rececionista, fisioterapeuta, direção clínica);
- cifragem dos dados clínicos e registo de acessos para auditoria;
- consentimentos obtidos e registados no primeiro contacto, com a versão da política de privacidade a que se referem;
- prazos de conservação por tipo de registo, sem eliminação automática de registos ativos.
Os prazos de conservação dos registos clínicos dependem do tipo de registo e da legislação aplicável, incluindo as regras de prescrição civil. Confirme-os com a Ordem dos Fisioterapeutas, a ERS ou um jurista antes de configurar qualquer eliminação.
Comunicação com os médicos que referenciam
Muitos pacientes chegam por indicação de ortopedistas, reumatologistas, neurologistas ou médicos de família. Mantê-los a par da evolução, da alta ou da necessidade de nova avaliação faz parte do cuidado e da relação com quem encaminha. O software pode registar o médico de cada episódio, gerar o relatório no formato que ele prefere (email, portal seguro ou papel) e mostrar de onde vêm as referenciações. A ligação aos sistemas de referenciação do SNS depende do acesso que cada sistema dá, e avaliamo-la caso a caso.
Fisioterapia ao domicílio
Muitas clínicas fazem visitas ao domicílio, a pacientes pós-cirúrgicos, idosos com mobilidade reduzida ou em cuidados paliativos. Isso pede rotas por zona, registo de presença e faturação da deslocação, com a agenda da clínica e as visitas no mesmo ecrã. O registo de presença por localização no telemóvel trata dados pessoais do profissional, por isso deve ser proporcionado e comunicado, e pode ser substituído por um simples registo de início e fim da visita.
Prateleira ou à medida
Há programas de prateleira para fisioterapia com agenda, ficha e faturação prontas. Numa clínica pequena, sobretudo com particulares e sessões individuais, recomendamos começar por um deles. O à medida faz mais sentido quando se reconhece nestes casos:
- Salas e equipamentos partilhados: a hidroterapia e o ginásio entram na marcação, e hoje as sobreposições resolvem-se ao telefone.
- Seguros e ADSE pesam na faturação: a receção confere convenções à mão e as autorizações acabam numa folha de cálculo.
- Planos e pacotes contados em papel: uma falta passa sem remarcação e o plano fica por acabar.
- Clínica e domicílio no mesmo dia, com o fisioterapeuta a gerir duas agendas.
Se já usa um programa de que gosta, costumamos construir ao lado dele, por API se der acesso ou por exportação.
Quanto custa
- Automação pontual (lembretes, aviso de pacote a terminar, relatório de evolução ao médico): a partir de €300.
- Dashboard de ocupação, sessões por paciente e mix de faturação: a partir de €500.
- Aplicação web com ficha clínica, agenda por profissional e sala e preparação da faturação: a partir de €800.
- App mobile para o fisioterapeuta, incluindo visitas ao domicílio: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Sistema completo e integrações (seguradoras, ADSE, programa de faturação certificado): orçamento personalizado, caso a caso.
Cada módulo pode ser feito à parte, e o que fica de fora do primeiro projeto entra depois, sem refazer o que já existe. O preço final fixa-se na proposta.
Por onde começar
Comece pelo ponto que hoje custa mais tempo: as faltas e os buracos na agenda, os relatórios ao médico ou a faturação a seguradoras. É por aí que começamos, e depois passamos ao seguinte. Há mais exemplos para a saúde, para desporto e fitness, por setor e guias por setor. Fale connosco para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo, e receba resposta em menos de 24 horas.