Uma empresa de manutenção de piscinas vive de visitas repetidas: dezenas ou centenas de piscinas, cada uma com o seu volume, o seu equipamento e a sua água, e um técnico que passa por várias no mesmo dia. O que distingue uma boa empresa é saber o que se mediu e o que se aplicou em cada visita, não esquecer nenhuma piscina e faturar tudo o que foi feito. Este guia é para quem gere uma empresa de manutenção, construção ou renovação de piscinas em Portugal e está a decidir entre um programa pronto e um software feito à medida. Escrevemo-lo como quem constrói este tipo de software e, onde temos um exemplo em vídeo, mostramo-lo. Cobre a operação, as regras, a escolha e o preço. Para empresas com equipas de exterior parecidas, veja também os guias de jardinagem e paisagismo e de limpeza e facilities.
Ficha de cada piscina
Tudo parte da ficha da piscina, porque é ela que determina as doses, as peças e a frequência das visitas:
- Cliente e tipo de uso: moradia, condomínio, alojamento local, hotel, clube. O tipo de uso muda as obrigações e a frequência.
- Volume em m³, revestimento, interior ou exterior, aquecida ou não.
- Equipamento: bomba, filtro, clorador salino ou doseador, UV, aquecimento, cobertura, com marcas, modelos e datas de instalação. Num exemplo nosso para uma empresa de serviços industriais, fictícia, a preventiva fica devida e a ordem de trabalho abre com as tarefas e as peças previstas. Bombas e filtros podem ter o mesmo plano.
- Acessos e notas: chave, código do portão, cão, horário em que se pode entrar.
- Histórico de visitas, análises, avarias e obras.
Análises e tratamentos por visita
Em cada visita o técnico mede (pH, cloro livre e, conforme o caso, cloro combinado, alcalinidade, dureza, temperatura), decide o tratamento e regista as doses. Num papel no carro, perde-se a tendência e a prova do que foi feito. Numa aplicação no telemóvel, cada medição fica associada à piscina e à data, com as faixas-alvo definidas para aquela piscina e um pedido de ação quando algo sai fora:
As faixas devem ser definidas pela empresa para cada tipo de piscina. Para piscinas de uso público, os valores de referência usados na vigilância sanitária vêm de documentos da DGS e das autoridades de saúde (ver a secção seguinte); para piscinas privadas, seguem-se em regra as recomendações dos fabricantes de equipamento e de produtos.
Piscinas de uso público e coletivo: o que se aplica
Aqui circula muita informação errada. Em Portugal, para a maioria das piscinas de uso público, não há um diploma legal geral que fixe os parâmetros de qualidade da água. A referência técnica é a Diretiva CNQ 23/93, do Conselho Nacional da Qualidade, que é uma norma técnica e não uma lei. A vigilância sanitária é feita pelas autoridades de saúde, com base na Circular Normativa n.º 14/DA de 2009 da DGS e nos programas de vigilância sanitária de piscinas, que indicam valores de referência para cloro livre, pH, cloro combinado e outros parâmetros e a periodicidade das colheitas. Há ainda a norma portuguesa NP 4542 sobre a qualidade da água de piscinas.
- Regimes próprios: as piscinas em recintos com diversões aquáticas têm legislação específica (Decreto Regulamentar n.º 5/97), e as piscinas dos empreendimentos turísticos remetem para ele, com medições de cloro livre, pH e turvação ao longo do dia.
- Registo: o registo das medições, dos tratamentos e das ocorrências (o «livro» da piscina) é o que se mostra numa inspeção, e convém que seja digital, datado e com o nome de quem mediu.
- Análises laboratoriais: as colheitas da vigilância sanitária são feitas pelas autoridades de saúde; a entidade gestora pode também pedir análises próprias a um laboratório.
- Segurança dos utentes: as piscinas de uso público têm ainda regras de vigilância e salvamento aquático, que não são do âmbito da empresa de manutenção mas que o gestor deve confirmar.
Confirme sempre os valores e as periodicidades na versão em vigor dos documentos da DGS e junto da unidade de saúde pública da área. Este resumo vem de fontes públicas e não substitui essa confirmação.
Rotas, visitas e carga da carrinha
A semana de cada técnico sai dos contratos (moradias semanais na época alta, condomínios e hotéis com mais frequência) e das reparações pedidas. O sistema deve gerar as visitas, agrupar por zona, permitir trocar visitas entre técnicos e somar os produtos que vão ser precisos:
- Visitas recorrentes geradas a partir do contrato, com a frequência de cada fase do ano.
- Ordem de serviço no telemóvel: medições, doses, fotografias, peças usadas e assinatura ou confirmação do cliente. No exemplo que fizemos para uma empresa de limpeza, fictícia, a auxiliar marca cada ponto da lista e fotografa as zonas definidas. A visita à piscina pode seguir essa lógica.
- Avarias: diagnóstico, orçamento, aprovação do cliente e reparação, com as peças e as horas.
Produtos químicos e segurança
O cloro, os corretores de pH, os algicidas e os floculantes são produtos perigosos, e muitos são produtos biocidas, que só podem ser comercializados se estiverem autorizados ao abrigo do Regulamento (UE) n.º 528/2012. O software deve:
- Ligar cada produto à ficha de dados de segurança e à rotulagem (Regulamento CLP), acessíveis ao técnico no telemóvel.
- Controlar o stock no armazém e na carrinha, com lotes e validades quando o fabricante as indica. Num exemplo para uma empresa de eletricidade, fictícia, a ordem de trabalho desconta o material da carrinha e o que fica abaixo do mínimo entra na reposição. Com químicos pode ser igual.
- Registar as quantidades aplicadas por piscina, para faturar o que exceder o contrato e para saber o consumo real.
As regras de armazenamento e de transporte de produtos perigosos em pequenas quantidades devem ser confirmadas com o fornecedor e com um técnico de segurança.
Época, contratos e faturação
Uma piscina exterior tem um ano com fases: abertura, época alta, invernagem e inverno. O contrato deve dizer quantas visitas há em cada fase, o que está incluído e o que é faturado à parte:
- Mensalidade fixa ou por visita, conforme o contrato.
- Extras: químicos acima do incluído, reparações, peças, abertura e invernagem quando não estão incluídas.
- Faturação por programa certificado e envio automático ao cliente. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
Obras de construção e renovação
Se a empresa também constrói ou renova piscinas, o software deve tratar cada obra por fases (projeto, licenciamento quando aplicável, escavação, estrutura, impermeabilização, revestimento, equipamento, arranque), com orçamento, pagamentos por fase e registo fotográfico. Para obras maiores, veja o guia de software de gestão de obras. Depois da obra, a piscina passa naturalmente para a carteira de manutenção.
Indicadores que vale a pena seguir
- Piscinas por técnico e tempo de deslocação face ao tempo na piscina.
- Medições fora da faixa por piscina e por técnico, e o tempo até à correção.
- Consumo de químicos por m³ e por piscina, face ao previsto no contrato.
- Renovação de contratos de ano para ano.
- Peso das obras e reparações na faturação.
Prateleira ou à medida
Há programas prontos que servem bem muitas empresas. Com poucas piscinas, todas privadas e contratos parecidos, recomendamos começar por um. O à medida compensa nestes casos:
- Faixas-alvo por piscina e registo para inspeção em piscinas de uso público.
- Contratos por fases do ano, com extras diferentes de cliente para cliente.
- Químicos por carrinha, com fichas de segurança e consumo por piscina.
- Manutenção e obras na mesma empresa.
- Ferramentas que já usa: ligamo-las por API se derem acesso, ou por exportação.
Seja qual for a escolha, pergunte se a aplicação funciona sem rede, como exporta os dados se mudar de fornecedor e quais são os custos ao fim de três anos.
Quanto custa
- Automação pontual (aviso de medição fora da faixa, lembrete de abertura ou invernagem, envio automático de relatório da visita ao cliente): a partir de €300.
- Dashboard com visitas, medições fora da faixa, consumo de químicos e faturação: a partir de €500.
- Aplicação web com fichas de piscinas, contratos, planeamento de visitas e stock: a partir de €800.
- App mobile para o técnico registar medições, doses, fotografias e peças, também sem rede: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Sistema completo com integrações (faturação certificada, leitura de doseadores e sensores quando o equipamento o permite, portal do cliente): orçamentado caso a caso. O preço final fixa-se na proposta.
Por onde começar
Começamos pelo processo mais repetitivo: aqui, a ficha de cada piscina e o registo das medições e doses no telemóvel. Com isso já tem prova do que faz e um histórico útil. As rotas, o stock e a faturação dos extras vêm a seguir.
Na Soluções à Medida fazemos software para empresas de manutenção e construção de piscinas e orçamos caso a caso. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso. Veja também as soluções para construção, as soluções para desporto e fitness e os exemplos por setor.