Numa empresa de pintura, a margem decide-se no orçamento e perde-se na obra: uma medição à pressa, uma demão a mais, uma equipa à espera que a tinta seque, uma cor trocada. Este guia é para quem gere uma empresa de pintura de construção civil, de decoração de interiores ou de manutenção predial com pintura em Portugal e está a decidir entre um programa de prateleira e um software à medida. Escrevemo-lo como quem constrói este tipo de software e, onde temos, mostramos um exemplo em vídeo. Cobre funcionalidades, regras, prateleira ou à medida, e preços. Se a empresa faz empreitadas completas, com autos de medição e coordenação de estaleiro, veja também o guia de software de gestão de obras.
Orçamentos a partir de medições
O orçamento de pintura parte da área: paredes e tetos de cada divisão, menos os vãos, vezes o número de demãos, com a preparação da superfície à parte (limpeza, betumagem, lixagem, primário). Um orçamento sólido faz esta conta sempre da mesma maneira, com o rendimento do produto na ficha técnica e as embalagens arredondadas.
- Folha de medição por divisão, com paredes, tetos, vãos e tipo de superfície (reboco, estuque, madeira, metal).
- Tabela de trabalhos com preço por m² e por tipo de preparação.
- Materiais calculados a partir do rendimento e das demãos, com o custo e a margem.
- Versões do orçamento, quando o cliente pede uma alternativa (por exemplo, sem betumagem completa), sem perder as anteriores. A mesma lógica pode servir os autos de medição: num exemplo que fizemos para uma empresa de construção, fictícia, a fiscalização contesta uma linha por faltar descontar os vãos, a medição passa de 380 para 350 m² e o cliente aprova a versão 2 do auto, guardada ao lado da anterior.
Planeamento de equipas e tempos de secagem
Com várias obras em simultâneo, é preciso saber que equipa está em cada obra, que materiais chegam antes do início e quando cada divisão fica pronta. Na pintura, entre a betumagem, o primário e cada demão há tempos de secagem, que dependem do produto e das condições da obra. Planear bem é encadear divisões para que a equipa não fique parada.
- Calendário por obra e por equipa, com tarefas e secagens da ficha técnica.
- Horas por obra, registadas no telemóvel, comparadas com as horas orçamentadas. Num exemplo que fizemos para uma empresa de construção, fictícia, o encarregado regista equipa, máquina e material, e no escritório fica calculado o custo do dia a partir da folha de obra no telemóvel. Na pintura, a folha pode registar as horas da equipa e as latas.
- Encomendas de material ligadas à obra, com entrega antes do início.
- Equipamentos (andaimes, máquinas de projeção), com a obra onde estão e as revisões.
Cores, referências e aprovação do cliente
Em decoração e em obras de habitação, o erro mais caro é pintar a cor errada. A ficha de cores por divisão (referência, acabamento, superfície, data da aprovação e versões) reduz discussões e serve de guia aos pintores. Convém registar também o lote de afinação de cada parede, para não haver diferenças de tom.
Contratos de manutenção predial
Os contratos com condomínios e empresas de facilities para pintar zonas comuns (escadas, átrios, garagens) são receita recorrente. O software pode guardar o contrato, o calendário, as ordens de trabalho periódicas, a faturação e o histórico de cores e produtos de cada edifício. Veja também o guia de software para empresas de limpeza e facilities.
Regras que interessam
- Habilitação para obras: a atividade da construção exige título do IMPIC (Lei n.º 41/2015). Segundo o IMPIC, o certificado de empreiteiro de obras particulares permite obras até 40.000 €, sem IVA, à data da consulta; acima disso, é preciso alvará na classe adequada. Confirme o valor e as subcategorias da pintura no site do IMPIC.
- IVA nas empreitadas em habitação: as empreitadas de beneficiação, remodelação, renovação, reparação ou conservação de imóveis afetos à habitação podem ter taxa reduzida (verba 2.27 da Lista I do CIVA), desde que os materiais incorporados não excedam 20 % do valor global da empreitada. Daí o orçamento mostrar o peso dos materiais. Os materiais comprados pelo próprio cliente não beneficiam da taxa reduzida.
- Autoliquidação do IVA: nos serviços de construção civil, incluindo a remodelação, reparação e conservação de imóveis, prestados a um cliente sujeito passivo de IVA com direito a dedução, é o cliente que liquida o imposto (artigo 2.º, n.º 1, alínea j), do CIVA), e a fatura leva a menção «IVA – autoliquidação». O software deve distinguir estes clientes.
- Tintas e COV: as tintas e vernizes decorativos têm limites de compostos orgânicos voláteis (Decreto-Lei n.º 181/2006), e os produtos com solventes têm ficha de dados de segurança, acessível às equipas.
- Segurança em obra: os trabalhos em altura, os andaimes e os equipamentos de proteção individual têm regras próprias, e o registo de formação e de entrega de equipamento ajuda a demonstrá-lo.
Este resumo vem de fontes públicas e não substitui o parecer do contabilista, de um jurista ou de um técnico de segurança: confirme com eles cada caso.
Indicadores que vale a pena seguir
- Margem por obra: faturado menos mão de obra e materiais. Num exemplo que fizemos para uma empresa de construção, fictícia, uma fatura de 3.400 € põe um capítulo a 103 % do orçamentado e a gerência é avisada do desvio face ao orçamento da obra. Na pintura, os capítulos podem ser divisões ou tipos de trabalho.
- Desvio de horas entre o orçamento e a obra, por tipo de trabalho.
- Desvio de materiais, em litros e em euros.
- Obras atrasadas e motivo (material, cliente, tempo).
- Peso dos contratos de manutenção na faturação.
Programa de prateleira ou à medida?
- Uma equipa, orçamentos simples: com poucas obras de cada vez, um programa de faturação certificado e uma boa folha de cálculo chegam. É o que recomendamos.
- Orçamentos a partir de medições: se cada obra exige descontar vãos, aplicar demãos e mostrar o peso dos materiais, compensa ter a conta feita sempre igual.
- Várias equipas e secagens: com obras em simultâneo, o planeamento raramente cabe num programa genérico.
- Cores e manutenção predial: fichas de cores com versões e contratos com condomínios pedem registo por obra e por edifício.
À medida, costumamos ligar à faturação certificada por API, se o programa der acesso, ou por exportação.
Quanto custa
- Automação pontual (lembrete de aprovação de cor, alerta de horas acima do orçado): a partir de €300.
- Dashboard com margem por obra, desvios e obras atrasadas: a partir de €500.
- Aplicação web com medições, orçamentos, planeamento de equipas e fichas de cores: a partir de €800.
- App mobile para medir em obra, registar horas e fotografar o antes e o depois: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Integrações (faturação certificada, fornecedores de tintas, contabilidade) e sistemas completos: orçamento personalizado, caso a caso.
- O preço final fixa-se na proposta.
Antes de pedir propostas, compare durante um mês as horas e os materiais orçamentados com os reais em três ou quatro obras.
O que perguntar a um fornecedor
- O orçamento parte das medições, desconta vãos e mostra o peso dos materiais?
- Como planeia secagens e equipas entre obras?
- Como guarda as cores aprovadas e as versões?
- Como distingue autoliquidação do IVA e taxa reduzida, e como se liga ao meu programa de faturação certificado?
- Funciona no telemóvel em obra, sem rede?
- Quais são os custos ao fim de três anos, e como levo os meus dados se mudar?
Por onde começar
Comece pelo orçamento a partir de medições e pelo registo de horas por obra: são o que mostra onde se ganha e perde dinheiro. O planeamento de equipas e as fichas de cores seguem depois.
Na Soluções à Medida fazemos software para empresas de pintura e decoração: começamos pelo processo mais repetitivo e orçamos caso a caso. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo. Veja também as soluções para construção, o guia de distribuidoras de materiais de construção, o de bricolage e aluguer de ferramentas, o de empresas de construção civil e os exemplos por setor.