Uma empresa de administração de condomínios gere dezenas ou centenas de prédios, cada um com quotas, assembleias, manutenções e reclamações. Sem software, o tempo vai em cartas, folhas de cálculo e chamadas. Escrevemos este guia como quem constrói este software para quem administra condomínios em Portugal, com exemplos em vídeo de uma administradora fictícia: o que a lei pede (quotas, fundo de reserva, assembleias, atas), o que o sistema deve fazer, quando a prateleira chega e quanto custa.
O enquadramento legal em resumo
- Propriedade horizontal: o regime consta do Código Civil (artigos 1414.º e seguintes) e do Decreto-Lei n.º 268/94, com alterações recentes da Lei n.º 8/2022, de 10 de janeiro. Confirme sempre a redação em vigor.
- Fundo comum de reserva: é obrigatório (artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 268/94). Cada condómino contribui com, pelo menos, 10% da sua quota-parte nas restantes despesas, e o fundo fica depositado em instituição bancária, sob administração da assembleia.
- Assembleia: reúne pelo menos uma vez por ano, nomeadamente para aprovar contas e orçamento. A convocatória segue por carta registada com 10 dias de antecedência ou por aviso com recibo de receção assinado, e a lei prevê o email para quem o aceitou em assembleia, com o endereço registado na ata.
- Ata como título executivo: a ata que fixa as contribuições, o valor anual de cada condómino e a data de pagamento pode constituir título executivo contra o devedor (artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 268/94).
- Seguro de incêndio: o seguro contra o risco de incêndio das partes comuns é obrigatório (Código Civil).
Este resumo não substitui o parecer de um jurista. As regras sobre maiorias, sanções e meios telemáticos têm exceções, e o software configura-se com quem conhece o regulamento de cada condomínio.
Orçamento, quotas e permilagens
O orçamento anual (seguros, elevadores, limpeza, energia das partes comuns, fundo de reserva) é aprovado em assembleia e repartido pela permilagem que consta do título constitutivo. No exemplo que fizemos para uma administradora fictícia, as quotas saem da permilagem e as frações em atraso recebem lembrete com a referência: 14.400 € por ano dão 1.200 € por mês para seis frações, e a de 140 ‰ paga 168 €, a de 250 ‰ paga 300 €.
- Avisos de quota por email ou carta, com referência de pagamento por fração, se o prestador de pagamentos a fornecer.
- Conciliação com o extrato da conta do condomínio, por exportação ou por ligação se o banco der acesso, e débito direto para quem o prefira.
- Contas separadas: a conta e o fundo de reserva de cada condomínio ficam separados dos de outros e do dinheiro da administradora. No exemplo do fundo comum de reserva com saldo à vista e relatório de contas, 1.440 € das quotas de 2026 levam o fundo de 3.960 € para 5.400 €, e a reparação de uma infiltração sai das despesas correntes, não do fundo.
- Despesas: registo com comprovativo, imputação ao orçamento e relatório de contas por rubrica para os condóminos.
Dívidas e cobrança
No exemplo das quotas, duas frações têm outubro em atraso e recebem lembrete; uma paga e o atraso desaparece, a outra recebe novo lembrete em 10 dias. O software pode ainda gerar as cartas de interpelação e guardar o histórico das comunicações para uma eventual cobrança judicial, em que a ata com os requisitos do artigo 6.º pode servir de título executivo. O meio e os prazos cabem ao jurista do condomínio.
Assembleias e atas
No nosso exemplo de convocatória, contagem da permilagem e votação em assembleia, quatro condóminos são convocados por carta registada e dois por email, a seu pedido. Os presentes representam 710 ‰, o orçamento para 2027 recebe 570 ‰ a favor e 140 ‰ contra, e o rascunho da ata sai com presentes, ausentes e o resultado de cada votação.
- Convocatória com a ordem do dia e os documentos de suporte (contas, orçamento, obras), no prazo e na forma que a lei exige, e registo de quem aceita o email.
- Presenças e representações (procurações), com a soma da permilagem presente e representada.
- Maiorias por matéria: o sistema pode indicar se cada proposta atinge a maioria exigida, que varia com o assunto (artigo 1432.º e outros do Código Civil, e o título constitutivo).
- Ata: deliberações, votos, assinaturas e envio aos condóminos.
- Assembleias por meios telemáticos: a lei prevê-as em certas condições, a validar antes de usar.
Manutenção e pedidos de intervenção
- Pedidos dos condóminos: um portal ou app onde reportam avarias com fotografias e acompanham o estado. No nosso exemplo, um condómino comunica uma infiltração na garagem com fotografia e acompanha a intervenção: a gestora pede dois orçamentos, escolhe o de 640 € e fecha a ocorrência com fotografia do trabalho e o custo nas despesas comuns.
- Manutenção preventiva: revisões e inspeções das partes comuns com alertas (elevadores, extintores, para-raios, piscina). As periodicidades dependem do regulamento e do contrato de manutenção. Para elevadores, veja o guia de software para empresas de manutenção de elevadores e o de software de manutenção (CMMS).
- Prestadores: fornecedores por categoria, histórico de intervenções, contratos e datas de renovação.
- Seguros: apólices, renovações, valores seguros e sinistros.
Comunicação com os condóminos
- Circulares a todos ou a grupos (proprietários, um bloco), por email e SMS, com confirmação de leitura e arquivo.
- Portal do condómino: situação de conta, atas, orçamento, relatório de contas e circulares.
- Avisos de obras e cortes com antecedência, como um corte de água.
Carteira com vários condomínios
Com muitos condomínios, o que conta é o painel de carteira: dívidas, assembleias por marcar, manutenções atrasadas e reclamações abertas, sem abrir cada condomínio. A comunicação em massa segmenta-se (zona, prestador, piscina), a faturação da administração precisa de tarifas configuráveis (valor fixo, por fração ou combinação) e o acesso por perfis (gestor, contabilista, técnico) é condição para uma equipa funcionar. Indicadores úteis: quotas pagas no prazo e dívida acumulada, tempo de resolução dos pedidos, condomínios por gestor e assembleias e obras em atraso.
RGPD no condomínio
A administração trata dados pessoais dos condóminos: nome, morada, NIF, contactos, situação de pagamento e informação sobre a fração. O enquadramento do tratamento, a limitação à finalidade de administrar o condomínio, a conservação e a segurança dos dados de dívida e dos documentos financeiros definem-se com um jurista ou com o encarregado de proteção de dados. Os registos contabilísticos têm prazos de conservação legais, em regra de 10 anos, e os dados de comunicações podem ter prazos mais curtos. Convém não divulgar dívidas a quem não precisa de as conhecer.
Programa de prateleira ou software à medida
- Prateleira, na nossa opinião, se a carteira é pequena, as despesas seguem a permilagem e o trabalho cabe nos ecrãs que o programa traz.
- À medida, se os regulamentos repartem despesas em partes iguais ou só pelas frações servidas e o programa obriga a contas por fora.
- À medida, se a equipa precisa de painel de carteira, perfis e tarifas que o programa não tem.
- À medida, se quer ligar banco, faturação certificada e contabilidade e o programa não o permite. Ligamos por API se der acesso, ou por exportação.
Em qualquer caso, pergunte: a quota sai da permilagem e do orçamento aprovado? Contas e fundo de reserva ficam separados por condomínio? A convocatória regista o consentimento para o email? Há painel de carteira e perfis? Como se exportam os dados?
Quanto custa
- Automação pontual (avisos de quota, lembretes, circulares): a partir de €300.
- Dashboard de carteira com dívidas, assembleias e manutenções: a partir de €500.
- Aplicação web com condomínios, frações, quotas, assembleias, manutenção e portal do condómino: a partir de €800.
- App mobile para condóminos reportarem ocorrências e para os técnicos registarem intervenções: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Integrações com banca, pagamentos por referência, faturação certificada e contabilidade, e sistemas completos para grandes carteiras: orçamento caso a caso.
Fazemos software de gestão de condomínios à medida da sua carteira. Começamos pelo processo mais repetitivo, como os avisos de quota, e orçamos caso a caso: o preço final fixa-se na proposta. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso. Veja também as soluções para gestão de condomínios, as soluções para imóveis, o guia de software para imobiliárias e os exemplos por setor.