Uma clínica de medicina estética vive de três coisas ao mesmo tempo: atos clínicos (consultas, toxina botulínica, preenchimentos, peelings, lasers), tratamentos de estética avançada e uma componente comercial forte, com pacotes de sessões e fidelização. Cada uma exige registos diferentes, e é fácil que uma fique numa folha de cálculo ou no telemóvel de alguém. Este guia é para quem gere uma clínica de medicina estética em Portugal. Escrevemo-lo como quem constrói este software e, onde temos exemplo em vídeo, contamos o que se vê. Cobre funções, cuidados legais, quando basta a prateleira e custos.
Se a sua clínica trata sobretudo doenças da pele (dermatoscopia, biópsias, fototerapia, vigilância de lesões), veja o guia de software para clínicas de dermatologia. Para centros de estética e spas sem componente médica, veja o guia de software para centros de estética e spas.
O enquadramento em resumo
- Licenciamento: as unidades privadas de saúde estão sujeitas a licenciamento pela ERS, ao abrigo do Decreto-Lei n.º 127/2014. Confirme com a ERS se a sua clínica e os serviços que presta estão abrangidos e com que tipologia.
- Atos clínicos: a toxina botulínica é um medicamento sujeito a receita médica, e os preenchedores de ácido hialurónico são dispositivos médicos regulados pelo Regulamento (UE) 2017/745. Estes atos devem ser feitos por profissionais habilitados, e o software deve registar quem os fez e com que produto.
- Estética não médica: tratamentos corporais e skincare seguem outras regras. Se a clínica mistura os dois, o software deve distinguir os atos, por causa do IVA, dos consentimentos e dos registos.
Ficha do paciente e registo de tratamentos
- Ficha estética e médica: fotografia de referência, histórico de tratamentos com datas e resultados, alergias e contraindicações relevantes (por exemplo, anticoagulantes, gravidez, rosácea), com os consentimentos assinados digitalmente.
- Protocolo de cada sessão: produto, lote, dose, pontos de aplicação ou parâmetros da máquina, para as sessões seguintes serem reprodutíveis.
- Fotografia padronizada: ângulos e luz consistentes, para a comparação ser objetiva, com acesso restrito aos profissionais que precisam dela.
- Consentimentos informados: um por tipo de procedimento, com a versão do formulário, a data e o paciente, disponíveis se houver uma reclamação. Num exemplo que fizemos para uma clínica dentária, fictícia, o consentimento definido pela médica abre no tablet e o paciente assina no ecrã, ficando na ficha com data e hora.
Agenda, salas e equipamentos
- Agenda multi-profissional: duração variável por procedimento e verificação simultânea do profissional, da sala e do equipamento. As durações dependem de cada clínica e de cada protocolo.
- Marcação online com aprovação: para procedimentos médicos, a clínica pode exigir triagem ou avaliação antes de confirmar. No exemplo que fizemos para uma clínica médica fictícia, o site mostra só as vagas reais e a marcação entra na agenda com o gabinete livre. Veja também o guia de software de agendamento.
- Lembretes com instruções: o lembrete da véspera diz o que fazer ou evitar antes do tratamento, conforme o protocolo do profissional, sem incluir dados clínicos na mensagem.
- Equipamentos: lasers, radiofrequência e outros dispositivos têm manutenção e calibração recomendadas pelo fabricante. O software pode controlar as datas, as horas de uso e a disponibilidade na agenda.
Pacotes de tratamentos e fidelização
Os pacotes de sessões são um modelo central: o paciente compra várias sessões a um preço por sessão inferior, e a clínica conta com as visitas seguintes. O software deve suportar:
- Criação de pacotes: número de sessões, tratamentos incluídos, preço, validade e regras de utilização, incluindo se podem ser transferidos.
- Saldo de sessões: baixa automática a cada sessão, aviso quando restam poucas e acesso do paciente ao seu saldo.
- Faturação do pacote: a fatura na venda, com o saldo de sessões controlado à parte.
- Reativação: pacientes sem visita há um período definido pela clínica recebem uma comunicação, com o consentimento que a lei exija para mensagens promocionais (Lei n.º 41/2004). Num exemplo que fizemos para uma barbearia, fictícia, o convite a quem passou o intervalo do serviço segue só para quem deu consentimento.
Produtos, lotes e rastreabilidade
Toxina botulínica, preenchedores e fios têm valor unitário elevado e implicações de rastreabilidade. O custo dos produtos pesa na margem, e o desperdício (frascos abertos que não se completam, produtos fora de validade) vê-se na conta. Do ponto de vista clínico, saber que lote foi usado em que paciente é essencial se houver uma reação adversa ou uma recolha. Para os dispositivos implantáveis, o Regulamento (UE) 2017/745 prevê o identificador único do dispositivo (UDI) e o cartão de implante, quando aplicável ao produto, e para os medicamentos há a farmacovigilância junto do INFARMED. Confirme com o fornecedor do produto e com o INFARMED o que deve registar.
- Entrada de cada lote: número de lote, validade e fornecedor.
- Utilização por sessão: paciente, data, profissional e quantidade.
- Frascos abertos: a hora de abertura e o prazo de utilização definido nas instruções do produto.
- Alertas: validades a chegar e stock mínimo.
Fotografias, RGPD e marketing
As fotografias clínicas de antes e depois são dados de saúde, com proteção reforçada pelo RGPD (artigo 9.º). O consentimento para o registo fotográfico deve ser pedido em separado do consentimento para o tratamento e deve dizer os fins: só o acompanhamento clínico, ou também o site, as redes sociais e outras publicações. Usar fotografias de pacientes em marketing sem esse consentimento específico é um risco sério de incumprimento, com coimas possíveis da CNPD. O software deve distinguir as fotografias autorizadas só para uso clínico das que têm autorização para marketing e bloquear a exportação das primeiras para fins publicitários. Com menores, o consentimento é dado por quem tem a responsabilidade parental.
Faturação e IVA
O enquadramento fiscal varia. Os atos médicos com finalidade terapêutica podem beneficiar da isenção de IVA prevista no artigo 9.º do CIVA, e os tratamentos com finalidade estritamente estética são, em regra, tributados à taxa normal. Muitas clínicas têm um mix de atos com enquadramentos diferentes, e o software deve associar a taxa, ou o motivo de isenção, a cada serviço. Valide a configuração com o contabilista, porque os erros de enquadramento dão origem a regularizações. A fatura sai de programa certificado pela AT, com o NIF do paciente e os dados do profissional. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
A dedutibilidade de despesas de saúde em IRS depende de a despesa ser elegível, por isso não prometa aos pacientes que uma fatura de tratamento estético é dedutível.
Indicadores de gestão
- Receita por profissional e por sala.
- Conversão da consulta de avaliação: a percentagem de consultas que resulta em tratamento ou pacote.
- Valor médio por paciente, por visita e em 12 meses.
- Retenção anual: a percentagem de pacientes que voltaram no último ano.
- Desperdício de produto: unidades não utilizadas por frasco e por mês.
- Pacotes com sessões por usar e validades a chegar.
Para fidelização e CRM em geral, veja o guia de CRM à medida para PME.
Programa de prateleira ou à medida?
A nossa recomendação: se a clínica tem poucos profissionais, agenda, ficha e faturação certificada num programa de prateleira que já serve, fique com ele. O caso muda num destes pontos:
- Saldo de pacotes numa folha à parte, sem avisos.
- Lotes e frascos abertos anotados em papel, sem ligação ao paciente.
- Fotografias sem registo do consentimento que separa o uso clínico do marketing.
- Atos médicos e estéticos que o programa não separa no IVA.
- O programa serve no resto: aí fazemos só a peça que falta, ligada por API se o programa der acesso, ou por exportação.
Quanto custa e o que perguntar ao fornecedor
- Automação pontual (lembretes, campanhas de reativação, alertas de validade de lotes e de pacotes): a partir de €300.
- Dashboard com receita por profissional, retenção e desperdício de produto: a partir de €500.
- Aplicação web com ficha clínica, agenda, pacotes, lotes e faturação: a partir de €800.
- App mobile para o profissional registar sessões, lotes e fotografias no gabinete: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Integrações com faturação certificada, equipamentos, pagamentos ou sistemas de outras unidades, e sistemas completos para a clínica: orçamentamos caso a caso. O preço final fixa-se na proposta.
Ao avaliar um fornecedor, além dos pontos acima, pergunte onde ficam os dados e como se exportam se mudar de sistema.
Na Soluções à Medida começamos pelo processo mais repetitivo da clínica. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo. Veja também os exemplos para saúde, os exemplos para cosméticos e beleza, o guia de software para clínicas e profissionais de saúde e os exemplos por setor.