Uma produtora audiovisual trabalha por projeto: um anúncio, um vídeo institucional, uma série de conteúdos para redes sociais, de vez em quando um documentário. Cada projeto tem o seu orçamento, a sua equipa de freelancers, os seus dias de rodagem e, no fim, uma peça que só pode ir para o ar se os direitos de tudo o que lá aparece estiverem tratados. Este guia é para quem dirige uma produtora de publicidade, de vídeo corporativo ou de conteúdos em Portugal e está a decidir entre um programa pronto e um feito à medida. Escrevemo-lo como quem constrói este tipo de software, e onde temos um exemplo em vídeo, mostramo-lo. Se o seu trabalho é sobretudo a gestão de contas de clientes e campanhas, veja o guia de software para agências de comunicação e marketing; se organiza espetáculos ao vivo, o de promotoras de concertos e espetáculos.
Do briefing ao orçamento
Tudo começa num orçamento que tem de sair depressa e bater certo. O habitual é separar o que está «acima da linha» (guião, direitos, realização, produção, elenco principal) do que está «abaixo da linha» (equipa técnica, equipamento, locais, transporte, alimentação, pós-produção, seguros), mais uma reserva para imprevistos. Um bom sistema parte de modelos por tipo de trabalho, com as tarifas habituais de cada função e equipamento, e guardar a versão aprovada pelo cliente.
A diferença entre uma produtora que ganha dinheiro e uma que não ganha está no que acontece depois: o custo real a entrar linha a linha, à medida que as faturas e os recibos chegam, com o desvio visível durante a produção.
Plano de rodagem e folha de serviço
O guião desdobra-se em cenas, e cada cena tem um local, um período do dia, elenco, adereços e equipamento. O plano de rodagem agrupa as cenas pelo que sai mais barato: o mesmo local no mesmo dia, o elenco só nos dias em que é preciso. Daí sai, para cada dia, a folha de serviço com a hora de chamada de cada pessoa, as cenas por ordem e o que tem de estar no local.
- Desglose do guião em cenas, com recursos por cena.
- Plano de rodagem que se reorganiza quando chove ou um ator falha, e avisa quem é afetado.
- Folha de serviço enviada por mensagem ou e-mail, com confirmação de leitura.
- Horas reais de cada dia, para comparar com o plano e calcular horas extra.
Freelancers e pagamentos
A maior parte da equipa técnica trabalha à jornada ou ao projeto. O sistema deve guardar a base de profissionais com função, tarifa, disponibilidade e avaliações internas, os contratos ou ordens de serviço por projeto e o controlo dos recibos e pagamentos, incluindo a retenção na fonte quando aplicável.
No exemplo que fizemos para uma produtora fictícia, cada trabalho de um colaborador externo fica com o valor e os direitos acordados. O fotógrafo envia a fatura pela área própria e o valor é conferido com o acordado antes de seguir para pagamento.
As regras de retenção e de faturação dos trabalhadores independentes variam com a situação de cada um: confirme-as com o contabilista. Um contrato de prestação de serviços pressupõe autonomia. Se, na prática, a pessoa trabalha com horário e sob direção como um trabalhador da casa, a relação pode ser qualificada como contrato de trabalho, e isso merece uma conversa com um advogado.
Direitos, autorizações e menores
Uma peça audiovisual junta muitos direitos: a música (direitos de autor e direitos conexos sobre a gravação), a locução, a imagem e a interpretação do elenco, as imagens de arquivo, os locais, por vezes marcas e obras de terceiros que aparecem em cena. Cada um tem meios, território e prazo. Se a campanha do cliente dura mais do que a licença, o anúncio tem de sair do ar ou o direito tem de ser renegociado. No exemplo que preparámos para uma produtora fictícia, a biblioteca avisa que a licença de uma fotografia vai terminar e mostra onde está a ser usada, e a equipa troca-a por uma fotografia própria, sem prazo, nas duas publicações.
- Música: licença de sincronização da obra e do fonograma, ou música original com cedência de direitos. As entidades de gestão coletiva (como a SPA, a GDA e a AUDIOGEST) tratam de utilizações específicas; o que cobre cada licença depende do contrato.
- Imagem: autorização escrita de quem aparece, com meios, território e prazo.
- Locais: autorização do proprietário e, na via pública, licença da câmara municipal, com regras e prazos que variam de município para município.
- Menores: a participação de crianças e jovens em atividades artísticas ou publicitárias está regulada (Lei n.º 105/2009, que regulamenta o artigo 81.º do Código do Trabalho). Para menores de 16 anos, é preciso autorização da comissão de proteção de crianças e jovens da área de residência, pedida com antecedência e com documentos como a ficha de aptidão médica e a autorização dos representantes legais; há limites de horário e de tipo de atividade. Confirme as condições no diploma e com a CPCJ antes de marcar a rodagem.
Ficheiros, versões e entregas
Um dia de rodagem pode gerar centenas de gigabytes. Um sistema à medida não substitui o armazenamento nem as ferramentas de montagem, mas pode registar onde estão os ficheiros de cada dia e as suas cópias, e o que foi entregue, em que formato e com que direitos. Ter pelo menos duas cópias dos ficheiros de câmara, em suportes diferentes, antes de formatar os cartões, é uma regra que convém tornar visível no registo do dia.
As revisões do cliente são outra fonte de erro. No exemplo que fizemos para uma produtora fictícia, o cliente comenta no segundo exato da versão 2 do vídeo, a versão 3 resolve os dois comentários e a aprovação fica registada com quem aprovou e quando.
Faturação
A produtora fatura ao cliente final ou à agência, muitas vezes por fases (adjudicação, rodagem, entrega). O sistema deve ligar cada fatura ao projeto e ao orçamento aprovado, acompanhar o que está por faturar e por receber, e emitir por programa certificado. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
Indicadores que vale a pena seguir
- Margem por projeto depois de todos os custos diretos.
- Desvio do orçamento por categoria, e onde se repete.
- Dias de rodagem e uso do equipamento próprio.
- Tempo de pós-produção até à entrega e número de revisões.
- Direitos a expirar nos próximos meses.
Programa pronto ou à medida
Muitas vezes um programa pronto basta. A nossa recomendação:
- Programa pronto se faz poucos projetos por ano, com equipas pequenas, e o essencial é o orçamento e a folha de serviço.
- Programa pronto se orçamenta da forma habitual, acima e abaixo da linha, e o programa já trabalha assim.
- À medida se precisa de juntar custo real, freelancers e direitos por peça, e hoje isso vive em folhas separadas.
- À medida se controla direitos com meios, território e prazo depois da entrega e quer saber antes de expirarem.
- À medida, por partes se as ferramentas de montagem, revisão e faturação que já usa funcionam: costumamos ligar por API quando o programa dá acesso, ou por exportação, e construir só o que falta.
Quanto custa
- Automação pontual (envio da folha de serviço, aviso de direito a expirar, lembrete de recibos em falta): a partir de €300.
- Dashboard com margem por projeto, desvios e faturação: a partir de €500.
- Aplicação web com orçamentos, plano de rodagem, freelancers e registo de direitos: a partir de €800.
- App mobile para a equipa receber a folha de serviço e registar horas no local: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Sistema completo com faturação certificada e integrações (armazenamento, ferramentas de revisão, contabilidade): orçamentado caso a caso.
Antes de pedir propostas, veja onde perde dinheiro hoje: orçamentos que derrapam sem se dar por isso, horas extra por registar, direitos que ninguém controla depois da entrega. O preço final fixa-se na proposta.
O que perguntar a um fornecedor
- Como entra o custo real no orçamento, e como vejo o desvio durante a produção?
- A folha de serviço sai do plano de rodagem, ou tenho de a escrever à parte?
- Como registo os direitos de cada elemento, com meios, território e prazo?
- Como trata freelancers, contratos e recibos?
- Como se liga ao meu programa de faturação e à contabilidade?
- Como exporto os dados se mudar de fornecedor, e quais são os custos ao fim de três anos?
Por onde começar
Comece pelo orçamento com custo real e pelo registo de direitos por peça, que é onde está o risco financeiro e legal. O plano de rodagem e a folha de serviço automáticos são o passo seguinte.
Na Soluções à Medida desenvolvemos software para produtoras audiovisuais, adaptado ao seu modo de trabalhar, e começamos pelo processo mais repetitivo. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso: orçamos caso a caso, com estimativa de custo e prazo. Veja também o guia de gestão de projetos, as soluções para media e conteúdo e os exemplos por setor.