Briefing com campos obrigatórios
Objetivo, público, canais, prazo, verba de media e quem decide do lado do cliente, num formulário que abre o projeto.
Uma agência de comunicação, marketing digital ou relações públicas, de três a quarenta pessoas, vive de avenças mensais, peças à espera do cliente e relatórios montados no último dia do mês. Um sistema feito à medida pode juntar horas, aprovações e números de campanha, e mostrar que clientes pagam o trabalho que pedem.
014 problemas
O contrato fala em vinte horas mensais de gestão de redes. A meio do mês já se gastaram dezoito, e o gestor de conta só o descobre ao fechar a folha de horas.
O designer reconstrói a semana de memória. Revisões curtas e chamadas com o cliente ficam de fora, e a rentabilidade em Excel pode enganar.
O cartaz passou por quatro versões entre email, WhatsApp e uma pasta partilhada. Na reclamação, pode não haver prova de quem deu o "ok" final, nem de que versão.
Alcance no Instagram, cliques no Google, sessões no site, leads do formulário: cada número vem de um sítio e é colado numa apresentação, cliente a cliente.
02Contexto
Há agências que vendem horas ("vinte horas de design por mês"), outras que vendem entregáveis ("doze publicações e um relatório"), e há as que juntam a isso projetos pontuais. Na avença de horas, o registo de tempo é o que se fatura. Na de entregáveis, mostra se o preço ainda cobre o trabalho.
Um sistema para uma agência começa por definir como cada contrato se mede. Daí pode separar os pedidos extra, propor uma estimativa e mostrar que avenças rever na renovação.
035 passos
Planeamento do mês
Hoje
Proposta de temas num documento enviado por email, comentado por três pessoas do lado do cliente.
Com software à medida
Os temas entram no calendário do cliente, com rede, data e responsável, e o cliente comenta numa só página.
Produção
Hoje
Textos num ficheiro, imagens noutra pasta, horas apontadas a lápis ou nem isso.
Com software à medida
Cada publicação tem a sua tarefa, onde a equipa liga o ficheiro e regista o tempo gasto.
Aprovação
Hoje
Capturas de ecrã no WhatsApp e um "pode avançar" sem data.
Com software à medida
O cliente aprova ou pede alterações por uma ligação; fica gravado quem aprovou, quando e que versão.
Pedido fora do plano
Hoje
Faz-se por ser um cliente importante, e nem sempre fica anotado.
Com software à medida
O pedido fica marcado como extra e pode seguir uma estimativa para o cliente aceitar antes do trabalho.
Fecho e relatório
Hoje
Uma tarde inteira a juntar números e a contar horas por cliente.
Com software à medida
Horas da avença, extras e resultados das campanhas aparecem juntos, prontos para rever e enviar.
045 funcionalidades
Aprovações, avenças, calendário e relatório têm demonstração nesta página. Isto pode desenvolver-se à volta delas.
Objetivo, público, canais, prazo, verba de media e quem decide do lado do cliente, num formulário que abre o projeto.
Cronómetro por tarefa ou registo rápido ao fim do dia, para a equipa e para freelancers com acesso só aos seus projetos.
Quem está acima das horas disponíveis, quem tem folga ou férias, e que competência falta para o lançamento seguinte.
Gráfica, produtora, espaço publicitário, influenciadores: orçamentos e faturas de fornecedores ligados ao cliente, para que nada adiantado fique por cobrar.
Um aviso ao gestor de conta quando uma peça está parada à espera do cliente ou quando uma avença passa o limiar de horas que a agência definiu.
054 demonstrações
Demonstrações de 15 segundos, construídas pela nossa equipa com dados fictícios. Abra cada uma para ver as funcionalidades em detalhe.
O cliente comenta a versão 1, a equipa carrega a versão 2 e o cliente aprova por uma ligação. Fica registado quem aprovou que versão, e quando.
Cada registo de horas atualiza o uso da avença do cliente. Ao passar 80 %, a gestora de conta é avisada antes de as horas acabarem.
Os posts de todos os clientes numa semana, com o estado de cada um. Mudar um post de dia é imediato, e os que estão sem aprovação ficam assinalados.
Investimento, cliques, leads e custo por lead do mês, com gráfico por semana. A gestora de conta escreve a leitura e o relatório segue para o cliente.
064 sistemas
O sistema pode ler os dados das campanhas e das páginas, se a agência der acesso às contas de cada cliente; sem esse acesso, os números entram por exportação de ficheiro.
Investimento, cliques, conversões e sessões podem ser lidos para o relatório mensal, se der acesso, ou carregados a partir de uma exportação.
Horas extra aceites e custos refaturáveis podem seguir como proposta de fatura; a emissão fica no programa certificado da agência, ligado conforme o que o fornecedor permitir.
Continuam a ser onde se cria. O sistema guarda a ligação ou o ficheiro exportado de cada versão.
073 obrigações
Para pessoas singulares, exige consentimento prévio e expresso (n.º 1). A exceção: quem obteve o contacto de um cliente numa venda pode promover serviços análogos, dando a hipótese de recusar na recolha e em cada mensagem (n.º 3). Pessoas coletivas podem receber até recusarem (n.º 2).
Fonte: pgdlisboa.pt
Tem de ser inequivocamente identificada como tal. Numa campanha com criadores de conteúdo, o sistema pode guardar, por publicação paga, como foi assinalada e a captura do que saiu.
Fonte: pgdlisboa.pt
As faturas das avenças devem sair do programa certificado com ATCUD; o sistema da agência pode guardar o código junto do cliente e do mês.
Cada empresa responde pelas suas obrigações legais; o software pode guardar os registos e avisar dos prazos.
088 guias
095 pontos de partida
Escalões de entrada publicados. A proposta vem depois de vermos consigo como a agência mede cada contrato e que parte resolve primeiro.
| Selecionar | Ponto de partida | Serviço | Preço |
|---|---|---|---|
| Aviso de consumo de avença e de peças paradas à espera do cliente | Automações | a partir de €300 | |
| Painel de horas, avença e margem por cliente | Dashboards | a partir de €500 | |
| Aplicação web da agência: briefings, timesheets, aprovações e área do cliente | Aplicações web | a partir de €800 | |
| App de registo de horas para a equipa e freelancers | Apps mobile | a partir de €2.500 | |
| Leitura dos dados de Meta, Google e LinkedIn para o relatório mensal | APIs e integrações | orçamento personalizado |
Marque as linhas que lhe interessam: o pedido de orçamento segue com a sua escolha.
Valores de entrada. O preço final depende do âmbito e é fechado na proposta.
106 perguntas
Podem, se a agência der acesso às contas de anúncios e de análise de cada cliente e a plataforma permitir essa leitura. Sem acesso, os dados entram por exportação de ficheiro, uma vez por mês. O relatório junta-os às horas da avença e às peças entregues, e o gestor de conta revê-o antes de enviar.
Não necessariamente: o desenvolvimento pode cobrir só o que essa ferramenta não faz, como horas por avença, margem por cliente ou relatório mensal. Se a ferramenta exportar tarefas e tempos, esses dados podem alimentar um painel próprio, sem mudar o dia a dia da equipa.
Não: a aprovação pode ser feita a partir de uma ligação pessoal enviada por email, que abre a versão em causa. Ficam registados o nome, a data e a hora da decisão, e os comentários presos a essa versão. Para clientes com várias pessoas a aprovar, pode existir uma área com acesso próprio e histórico.
Com acesso limitado aos projetos onde cada freelancer está, no telemóvel ou no computador. As horas contam para a avença do cliente como as da equipa, mas com o custo-hora acordado com essa pessoa. A margem por cliente reflete o que a agência paga, e a fatura do freelancer pode ser conferida contra o registo.
Uma agência de cinco pessoas pode começar pelo aviso de consumo de avença, a partir de €300, e juntar depois o painel de horas e margem, a partir de €500. Com isso vê que avenças estão a ser ultrapassadas antes de fechar o mês. A aplicação completa, a app e a leitura das plataformas estão na tabela.
Pode: cada contacto guarda a data, o formulário de origem e o texto aceite, e cada pedido de remoção fica registado. A Lei n.º 41/2004 exige consentimento prévio para marketing direto por email a pessoas singulares, com exceções. Saber se responde a agência ou o cliente por essa base é uma questão para o jurista.
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