Plataforma B2B à Medida: Software para Vendas entre Empresas em Portugal

Uma plataforma B2B (business-to-business) é um canal de vendas digital para transações entre empresas. À primeira vista parece uma loja online, com catálogo, carrinho e encomenda, mas as regras de negócio são outras: preços negociados por cliente, pagamento a prazo, encomendas que chegam em ficheiro.

Escrevemos este guia como quem constrói portais de encomendas entre empresas e, onde temos exemplo em vídeo, mostramos o que acontece no ecrã. Cobre o que distingue o B2B, as funcionalidades, o que é específico de Portugal, a ligação ao ERP, quando chega a prateleira e quanto custa.

O que distingue o B2B do comércio eletrónico para consumidores

• Preços por cliente: cada cliente ou segmento tem a sua tabela negociada, com descontos por volume e condições por família de produto. Não se resolve com cupões.
• Formatos de encomenda estruturados: as encomendas B2B chegam muitas vezes em EDI, em ficheiros CSV ou Excel com dezenas de linhas, ou por API. O portal pode aceitá-los, para o cliente não reintroduzir dados que já tem.
• Pagamento a prazo: o crédito a 30, 60 ou 90 dias é habitual. A plataforma pode gerir limites de crédito por cliente e travar encomendas acima do limite.
• Aprovações: em empresas com vários compradores, um técnico propõe, um responsável aprova e só depois a encomenda segue para o fornecedor.
• Catálogos por conta: cada cliente vê apenas as referências que tem acordo para comprar.

Problemas que uma plataforma B2B resolve

• Encomendas recolhidas à mão: os pedidos chegam em papel, por telefone ou por email e são digitados no ERP mais tarde, com erros de referência, quantidade ou morada.
• Orçamentos lentos: o orçamento demora dias, os preços podem já não corresponder ao stock e a oportunidade pode passar a um concorrente.
• Erros de encomenda: cada erro gera devolução, nota de crédito e um cliente descontente. Esse custo raramente aparece como rubrica própria: para o medir, conte durante um trimestre as notas de crédito e as horas gastas a corrigir.
• Falta de stock em tempo real: o cliente pede 200 unidades, a encomenda é aceite e só no dia seguinte se descobre que há 80. A entrega parcial sem aviso desgasta a confiança.

Funcionalidades essenciais

• Portal do cliente com acessos por empresa e vários utilizadores com permissões diferentes (comprador, aprovador, administrador).
• Preços e descontos por segmento, aplicados automaticamente, incluindo campanhas só para alguns clientes. Num exemplo que fizemos para um grossista fictício, numa encomenda por telefone de um restaurante, o arroz passa de 10 para 24 fardos, acima do escalão de 20, e o preço desce de 9,80 € para 9,30 € pela tabela do cliente. No portal, a lógica é a mesma.
• Encomendas com aprovação, com circuitos de vários níveis por valor.
• Importação de encomendas por CSV, Excel ou EDI, com tradução dos códigos do cliente para as referências internas.
• Histórico e repetição de encomendas, com faturas, guias e estado da entrega.
• Stock em tempo real, com datas de reposição previstas e registo de interesse em artigos sem stock.
• Conta corrente e crédito: faturas, notas de crédito, vencimentos e extrato à vista do cliente. No mesmo grossista fictício, um cliente com 3.000 € de limite e 2.650 € em aberto faz uma encomenda de 480 €: a encomenda fica retida e é libertada quando entra o pagamento da fatura vencida.

O que é específico do mercado português

• Faturação certificada: quem emite faturas em Portugal usa um programa certificado pela AT, com numeração por série e ATCUD. O portal não emite documentos fiscais por si: integra-se com o programa certificado (ver o guia de faturação eletrónica em Portugal).
• Meios de pagamento: nas relações regulares entre empresas predominam a fatura a prazo, a transferência e o débito direto SEPA. Os meios online a oferecer dependem do perfil dos clientes: vale a pena perguntar-lhes.
• NIF do cliente: o NIF é obrigatório nas faturas a empresas. No registo de um novo cliente, a plataforma pode validar o NIF (formato e dígito de controlo) e, para clientes da UE, o número de IVA no sistema VIES. Se a situação contributiva e tributária contar para o crédito, pedem-se ao cliente as certidões oficiais.
• Português europeu: interface, confirmações, avisos de expedição e alertas de fatura em atraso em português europeu correto, não apenas traduzidos.

Integração com ERP, stocks, logística e contabilidade

Uma plataforma B2B que não se liga aos sistemas internos é só uma montra e cria mais trabalho manual. O que a torna um canal de vendas é a ligação ao ERP: a encomenda confirmada no portal cria uma encomenda de venda no ERP, e a guia e a fatura emitidas pelo ERP ficam disponíveis no portal. Costumamos ligar por API, se o ERP der acesso, ou por exportação de ficheiros, e avaliamos cada caso conforme o programa em uso.

• Stocks: reservar stock no momento da encomenda para não vender o que não existe, tratar lotes e validades quando o setor o exige e avisar de roturas.
• Logística: custo de transporte na encomenda, guias de transporte e número de seguimento para o cliente, conforme o acesso que cada transportador dê (veja o guia de software para transporte e logística).
• Contabilidade: faturas para a contabilidade, recebimentos reconciliados e o mesmo extrato no portal e no sistema de gestão.

EDI com grandes retalhistas

Os fornecedores de grandes cadeias de retalho têm muitas vezes de trocar documentos por EDI: encomendas, confirmações, avisos de expedição e faturas eletrónicas, em formatos e protocolos que variam de cliente para cliente (por exemplo, EDIFACT ou XML, sobre AS2, SFTP ou API). Cada retalhista tem o seu processo de arranque, com mapeamento de campos, testes e validação. Uma plataforma à medida pode ter um módulo de EDI configurável, para acrescentar parceiros sem reescrever código, mas a ligação a cada um depende do acesso que der; sem ele, a troca faz-se por exportação de ficheiros.

Num exemplo hipotético, uma encomenda que hoje exige receber o email, ler, criar a encomenda no ERP e confirmar por email pode passar a entrar no ERP sem ser digitada. O tempo poupado depende do volume e do processo de cada empresa.

Casos de uso por setor

• Comércio por grosso: muitos clientes retalhistas que encomendam com regularidade. O portal permite encomendar fora do horário sem depender de um comercial. Veja as soluções para comércio por grosso.
• Fabricação e indústria: referências técnicas, fichas e certificações, configuradores de variantes e ligação ao planeamento de produção. Veja as soluções para fabricação e o guia de software para indústria e produção.
• Alimentação e bebidas: lotes, prazos de validade e rastreabilidade, e encomendas sazonais com prazos próprios. Num exemplo que fizemos para uma fábrica fictícia, o cliente escolhe as quantidades e a janela de entrega de amanhã e a encomenda entra logo no plano de produção da fábrica. Veja as soluções para alimentação e bebidas.
• Calçado e têxtil: matrizes de tamanho, cor e acabamento com stock por combinação e encomendas de pré-temporada com entrega diferida. Numa fábrica de calçado fictícia, a loja escolhe 24 pares numa grelha por tamanho e a encomenda entra na fábrica com a comissão do agente registada. Veja as soluções para calçado e têxtil.

Prateleira ou à medida

Se os clientes compram por poucas tabelas de preço, com as mesmas condições, e encomendam pelo catálogo, recomendamos o módulo B2B da loja online ou do ERP que já usa. À medida compensa quando se reconhece num destes casos:

• Cada cliente tem a sua tabela: escalões por quantidade, campanhas com datas e preços por local de entrega, que o módulo só resolve com exceções feitas à mão.
• O crédito decide a encomenda: limites por cliente, retenção por faturas vencidas e libertação pela direção com o motivo registado.
• A encomenda tem de seguir para dentro: plano de produção, rota de entrega ou grelha de tamanhos com comissões de agentes.
• Os clientes encomendam em ficheiro: CSV, Excel ou EDI com os códigos deles, a traduzir para as referências internas.
• O ERP não tem módulo B2B, ou o que tem não cobre os casos acima, e trocar de ERP só por isso não compensa.

Quanto custa

• Automação pontual (por exemplo, confirmação de encomenda por email ou aviso de fatura em atraso): a partir de €300.
• Dashboard de encomendas, clientes e stock: a partir de €500.
• Portal B2B como aplicação web (catálogo, preços por cliente, encomendas e histórico): a partir de €800. A ligação ao ERP é orçada caso a caso.
• App mobile para comerciais tirarem encomendas no cliente: a partir de €2.500.
• Manutenção mensal: a partir de €50.
• Plataforma completa com várias integrações, EDI com retalhistas, várias empresas ou países: orçamento personalizado, por fases, conforme o número de clientes, referências e integrações.

O preço final fixa-se na proposta, e o retorno depende do volume. Um exemplo hipotético: uma empresa que recebe 500 encomendas por mês e consegue passar metade para o portal, poupando 30 minutos de trabalho administrativo por encomenda, liberta 125 horas por mês. O valor real depende do processo atual e da adesão dos clientes.

O processo de implementação

1. Levantamento de requisitos: o modelo comercial, os tipos de clientes, as regras de preços, os processos de encomenda e os sistemas em uso, num documento funcional.
2. Qualidade dos dados: referências inconsistentes, tabelas de preços em Excel com lógicas por documentar e fichas de clientes incompletas, normalizadas antes de arrancar.
3. Desenvolvimento e integrações por ciclos curtos, validados pela empresa, com testes das integrações com dados reais antes de ir para produção.
4. Entrada dos clientes: comunicação, formação dos utilizadores-chave de cada cliente e um período com o canal antigo em paralelo.
5. Suporte e evolução: correção de erros, atualizações de segurança, mudanças legais e novas funcionalidades pedidas pelos utilizadores.

Por onde começar

Se as encomendas B2B ainda chegam por email ou telefone, o primeiro passo não é escolher tecnologia, é medir o processo atual: as horas por semana a receber, validar e introduzir encomendas, e os erros do último trimestre.

Depois, identifique os clientes com mais volume e mais vontade de encomendar online. Costumamos começar por eles e pelo processo mais repetitivo: um primeiro portal só com o essencial, antes de uma plataforma completa.

Na Soluções à Medida fazemos plataformas B2B ligadas aos sistemas de gestão em uso. Contacte-nos para falarmos dos seus processos, com estimativa de custo e prazo, e receba resposta em menos de 24 horas. Veja também o guia de integração de sistemas, os exemplos por setor e os guias por setor.