Um centro auditivo é, ao mesmo tempo, um serviço de saúde e uma loja de equipamentos com assistência técnica durante anos. Faz exames, adapta aparelhos que custam centenas ou milhares de euros, acompanha o doente nas semanas em que decide se fica com eles, troca consumíveis, envia aparelhos para reparação e, muitas vezes, faz audiometrias a trabalhadores de empresas. Este guia é para quem dirige uma clínica de audiologia ou um centro de adaptação de aparelhos auditivos em Portugal. Escrevemo-lo como quem constrói este tipo de software, com exemplos em vídeo onde os temos: o que o sistema deve tratar, que regras interessam, quando chega um programa pronto e quanto custa. Se a sua clínica é de otorrinolaringologia, com consulta médica e cirurgia, veja o guia de software para clínicas de otorrinolaringologia; para a gestão geral de uma clínica, o de software de gestão de clínicas.

Processo audiológico e exames

O processo de cada doente reúne a história da perda auditiva (congénita, súbita ou progressiva), a exposição a ruído, os antecedentes familiares, a medicação com possível efeito no ouvido e os exames: audiometria tonal e vocal, timpanometria, otoemissões. O software deve guardar os resultados como valores, e não só como imagens, para comparar exames ao longo dos anos. A ligação ao audiómetro, diretamente ou através do programa de gestão de dados do fabricante, evita voltar a escrever os resultados à mão; ligamos por API se o programa der acesso, ou por exportação. A interpretação do exame é do profissional.

Adaptação: as primeiras semanas decidem tudo

A adaptação de um aparelho é um percurso, não uma venda num dia: avaliação, escolha do modelo (retroauricular, intra-auricular, com recetor no canal), programação no software do fabricante, período de experiência se a clínica o oferecer, e ajustes nas semanas seguintes. É nesse período que muitos doentes desistem, quase sempre em silêncio. Os aparelhos atuais costumam registar as horas de uso diário, e esse dado, se o software do fabricante der acesso ou por exportação, junto das notas de cada ajuste, mostra a tempo quem precisa de um telefonema. O sistema da clínica regista e lembra; não ajusta o aparelho.

Adaptação de um aparelho auditivo: horas de uso e ajustes
Adaptação inicialAdaptação
Ajuste: ruído de fundoAjuste
Revisão de 6 semanasRevisão
4,5 h
Sem. 1
6,0 h
Sem. 2
5,5 h
Sem. 3
8,5 h
Sem. 4
9,5 h
Sem. 5
10,5 h
Sem. 6
11,0 h
Sem. 7
11,5 h
Sem. 8

Horas de uso por dia, média semanal (registo do aparelho)

Período de ensaio30 dias, até 12/11
DecisãoCompra confirmada
Semana 3Uso desceu: contactar
O registo de horas de uso diz como corre a adaptação. Muitos aparelhos guardam quantas horas por dia são usados; o software junta esse dado, os ajustes e as consultas, e avisa a equipa quando o uso desce, antes de o doente desistir. As horas, as datas e a duração do ensaio do exemplo são fictícias; as condições do ensaio são as da clínica.
Exemplo hipotético das primeiras oito semanas de um doente, com valores fictícios.
  • Orçamento e proposta com modelos, preços e apoios previstos, guardados na ficha.
  • Período de experiência com data de fim e decisão registada, nas condições que a clínica definir por escrito.
  • Ajustes registados com o motivo (ruído de fundo, voz própria, apito), para perceber o que se repete.
  • Revisões agendadas automaticamente após a adaptação e todos os anos. Num exemplo que fizemos para uma clínica, fictícia, a marcação online entra na agenda com o gabinete livre, com lembrete na véspera.

Ficha de cada aparelho, consumíveis e assistência

Depois da venda, o centro passa a ser assistência técnica: troca de filtros, cúpulas e tubos, pilhas ou carregadores, limpeza, reparações no fabricante e aparelhos de empréstimo. Sem uma ficha por aparelho, a garantia conta-se de memória e a reparação perde-se entre a loja e o fabricante.

Ficha dos aparelhos: série, consumíveis, garantia e assistência
Ouvido direitoRetroauricular com recetor no canal
N.º de sérieSN 7731-DRecetorPotência MCúpulaAberta, 8 mmFiltro de cerúmenTrocar a cada 4 semanasEnergiaRecarregável
Ouvido esquerdoRetroauricular com recetor no canal
N.º de sérieSN 7732-ERecetorPotência MCúpulaAberta, 8 mmFiltro de cerúmenTrocar a cada 4 semanasEnergiaRecarregável
1
2
3
Hoje
Entrega · 03/2025Fim da garantia legal · 03/2028
103/2025Adaptação e primeiro ajuste
210/2025Reparação: recetor substituído pelo fabricante, aparelho de empréstimo durante 9 dias
303/2026Revisão anual e limpeza
Cada aparelho tem a sua ficha, do número de série às reparações. O software guarda o modelo, os acessórios e os consumíveis, conta a garantia a partir da data de entrega, e regista cada envio ao fabricante e cada aparelho de empréstimo. A garantia legal dos bens novos vendidos a consumidores é de três anos (Decreto-Lei n.º 84/2021). Os modelos, os números e as datas do exemplo são fictícios.
Exemplo hipotético de um par de aparelhos e do primeiro ano de assistência, com dados fictícios.

Os aparelhos auditivos são dispositivos médicos, com regras de rastreabilidade e de vigilância do fabricante; o INFARMED é a autoridade competente em Portugal. Na venda ao consumidor aplica-se o regime de garantias do Decreto-Lei n.º 84/2021 (três anos para bens novos). O software deve contar a garantia desde a entrega e guardar o número de série de cada aparelho, para responder a um aviso de segurança do fabricante e saber que doentes contactar. Confirme com o jurista as condições que a sua clínica aplica a extensões de garantia e seguros de perda.

Apoios e comparticipações

Há doentes com apoio do SNS, de subsistemas (como a ADSE) ou de seguros de saúde para a compra de aparelhos, cada um com regras, valores, documentos e prazos próprios, e essas regras mudam. Por isso o software não deve ter valores escritos no código: deve guardar a regra em vigor como parâmetro, com a data de início, e registar por processo a receita ou requisição, o que foi pedido, o que foi aprovado e o que falta receber. No mesmo exemplo, a receção confirma a apólice e a tabela da convenção no check-in e o valor a pagar aparece logo. Antes de configurar um apoio, confirme as condições atuais na entidade que o paga (SNS, ACSS, subsistema ou seguradora).

Audiologia ocupacional para empresas

Muitos centros vendem também a empresas a vigilância auditiva dos trabalhadores expostos a ruído. O Decreto-Lei n.º 182/2006 fixa valores de ação: acima do valor de ação inferior (80 dB(A)) o empregador assegura exames audiométricos de dois em dois anos, e acima do valor de ação superior (85 dB(A)) a verificação anual da função auditiva. A exposição de cada posto vem da avaliação de risco da empresa, e a vigilância de saúde é coordenada pelo médico do trabalho.

Audiologia ocupacional: quem examinar, quando, e o relatório
Empresa Exemplo, S.A. · 120 trabalhadores, por exposição
Acima de 85 dB(A)Exame anual
38
Entre 80 e 85 dB(A)Exame de 2 em 2 anos
54
Até 80 dB(A)Segundo a avaliação de risco
28
Resultados do último ciclo (92 trabalhadores examinados)
71
14
7
Sem alteraçõesAlteração a acompanharEncaminhar ao médico do trabalho
Próximas 4 semanas: 23 examesAgendados em bloco nas instalações da empresa, por turno, com a lista enviada ao responsável de segurança.
A periodicidade sai da exposição de cada posto, e o relatório sai da empresa inteira. O Decreto-Lei n.º 182/2006 prevê exames audiométricos de dois em dois anos acima do valor de ação inferior (80 dB(A)) e verificação anual acima do valor de ação superior (85 dB(A)). O software calcula as datas e agrega os resultados para o médico do trabalho, sem expor dados clínicos individuais à empresa. A empresa, os números e os resultados do exemplo são fictícios.
Exemplo hipotético de uma empresa cliente, com trabalhadores e resultados fictícios.
  • Contrato por empresa: trabalhadores, postos, exposição e periodicidade de cada um.
  • Agendamento em bloco, por turno, muitas vezes nas instalações da empresa.
  • Relatórios: o individual vai para o médico do trabalho; à empresa chega o agregado e a aptidão, sem dados clínicos.
  • Faturação à empresa, por exame ou por contrato.

Para a parte de saúde ocupacional, veja também o guia de software para clínicas de medicina do trabalho.

Reabilitação e implantes cocleares

O treino auditivo, a reabilitação após implante coclear e a terapia da fala exigem sessões frequentes durante meses. O software deve registar cada sessão (data, profissional, objetivos, evolução) e ligá-la ao processo do doente. A programação dos implantes é feita no software do fabricante, em centros com essa valência; o que o sistema da clínica guarda é o histórico das sessões e das consultas.

Faturação e dados de saúde

A mesma clínica fatura exames, aparelhos, consumíveis e reparações a doentes, empresas e seguradoras, com taxas de IVA que podem variar por tipo de bem e de serviço. Classifique cada artigo e serviço com o contabilista e emita por programa certificado; veja o guia de faturação eletrónica em Portugal. Os dados audiológicos são dados de saúde, uma categoria especial no RGPD: acesso por perfil, registo de quem consultou cada processo e cuidado redobrado com o que se envia às empresas. Na mesma clínica fictícia, o relatório de uma ecografia segue para uma área reservada, com aviso sem dados clínicos.

Indicadores que vale a pena seguir

  • Conversão de avaliações em adaptações, e de períodos de experiência em compras.
  • Devoluções no período de experiência, com o motivo.
  • Horas de uso médias aos 30 e aos 90 dias.
  • Revisões anuais realizadas face às previstas.
  • Reparações por modelo e tempo até ao regresso do aparelho.
  • Peso da audiologia ocupacional na receita.

Não há valores de referência universais: meça durante alguns meses e fixe metas com os seus próprios dados.

Programa pronto ou à medida

  • Só consulta e venda: se um programa de gestão de clínicas trata agenda, ficha e faturação certificada, recomendamo-lo.
  • Aparelhos e reparações em folhas de cálculo: à medida, com ficha por série.
  • Audiologia ocupacional com peso: separar o individual do agregado pende para à medida.
  • Programas que servem mas não falam entre si: uma automação pontual pode chegar.

Quanto custa

  • Automação pontual (lembrete de revisão anual, aviso de fim do período de experiência, alerta de reparação parada no fabricante): a partir de €300.
  • Dashboard com adaptações, devoluções, revisões e aparelhos em garantia: a partir de €500.
  • Aplicação web com processo audiológico, ficha de aparelhos, assistência e contratos de audiologia ocupacional: a partir de €800.
  • App mobile para o doente marcar revisões e pedir consumíveis, ou para a equipa fazer audiometrias nas empresas: a partir de €2.500.
  • Manutenção mensal: a partir de €50.
  • Integração com audiómetros, software dos fabricantes, faturação certificada e seguradoras, ou um sistema completo: orçamento caso a caso; o preço final fixa-se na proposta.

Antes de pedir propostas, conte durante um mês as devoluções no período de experiência, as revisões que ficaram por marcar e o tempo gasto a procurar números de série e reparações.

O que perguntar a um fornecedor

  • Que audiómetros e formatos de exame o sistema importa, e a integração está incluída ou é um extra?
  • Como regista cada aparelho, com número de série, garantia, consumíveis e reparações?
  • Como trata o período de experiência e as devoluções?
  • As regras de apoios e comparticipações são parâmetros que eu altero, ou dependem do fornecedor?
  • Como separa o que vai para o médico do trabalho do que vai para a empresa cliente?
  • Como exporto todos os dados se mudar de fornecedor, e quais são os custos ao fim de três anos?

Por onde começar

Comece pela ficha de cada aparelho (série, garantia, consumíveis e reparações) e pelo acompanhamento das primeiras semanas de adaptação, que é onde se perdem vendas e doentes. A audiologia ocupacional e as integrações com equipamentos seguem depois.

Começamos pelo processo mais repetitivo e orçamos caso a caso. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo. Veja também as soluções para saúde e os exemplos por setor.