Um centro equestre junta três negócios no mesmo espaço: um hotel para cavalos (as pensões), uma escola (as aulas) e, muitas vezes, uma atividade turística (passeios e campos de férias). Cada um tem a sua faturação, os seus riscos e os seus registos obrigatórios, e todos dependem de animais que precisam de cuidados diários. Este guia é para quem gere um centro equestre, uma hípica ou uma escola de equitação em Portugal. Escrevemo-lo como quem constrói este software e, onde temos exemplo em vídeo, mostramos o que se vê. Para sócios e mensalidades, veja também o guia de software para ginásios.
Boxes, pensões e tarefas diárias
A pensão é a receita recorrente de muitos centros: o proprietário paga uma mensalidade pela box, a alimentação, a cama e, conforme o contrato, o exercício. A meia pensão partilha custos e utilização do cavalo. O problema não é faturar a mensalidade, é faturar o que acontece fora dela (ferrador, veterinário, suplementos, treinos) e garantir que os tratadores sabem o que cada cavalo precisa.
- Contrato por cavalo: tipo de pensão, preço, serviços incluídos e extras, com datas de início e de fim.
- Registo diário do tratador no telemóvel: alimentação, medicação, saídas para o paddock, observações.
- Extras faturados a partir do registo, e não de memória ao fim do mês.
- Cobrança das pensões: num exemplo para um ginásio fictício, cada débito devolvido aparece numa lista com o motivo. As pensões podem seguir a mesma lógica, se o banco der acesso ou por exportação.
- Ocupação de boxes e lista de espera.
Identificação e ficha sanitária de cada cavalo
Em Portugal, cada equídeo é identificado com microchip, resenho e documento de identificação (o chamado passaporte), emitido pela DGAV ou, para algumas raças, através da associação do livro genealógico, como a do Puro Sangue Lusitano. O detentor é responsável pela identificação e pelo registo dos animais que tem à sua guarda. Os poldros têm de estar identificados até aos 6 meses ou até 31 de dezembro do ano de nascimento, consoante o que acontecer mais tarde. Confirme com a DGAV e com o veterinário os procedimentos em vigor, revistos pelo Regulamento de Execução (UE) 2021/963. O software guarda os registos; as comunicações oficiais fazem-se nos portais, pelo responsável.
O documento de identificação indica também se o cavalo está, ou não, excluído do abate para consumo humano. Esse estatuto determina que medicamentos o veterinário pode usar e o que tem de ficar registado (Regulamento (UE) 2019/6, sobre medicamentos veterinários). O software deve mostrar este estatuto na ficha, ao lado da medicação em curso.
- Vacinas e desparasitações com data e próxima data, segundo o plano do veterinário assistente e as regras das provas em que o cavalo participa. Num exemplo para uma clínica veterinária fictícia, a tutora de um cão recebe o lembrete da vacina com proposta de data. O proprietário pode ser avisado assim; o tratamento decide-o o veterinário.
- Ferrador e dentista com periodicidade e alertas.
- Intervenções veterinárias com diagnóstico, tratamento e custo, faturadas ao proprietário quando for o caso.
- Movimentos de entrada e saída do centro, com o documento de identificação a acompanhar o cavalo.
As regras de bem-estar animal (alojamento, alimentação, água, exercício, cuidados de saúde) aplicam-se a todos os equídeos. Registar os controlos e as intervenções ajuda a demonstrar diligência numa inspeção ou numa reclamação.
Escola de equitação: alunos, aulas e cavalos
A escola tem uma particularidade que um software de aulas genérico não trata: cada aula precisa de um cavalo adequado ao nível do aluno, e os cavalos de escola têm limites de trabalho. Um cavalo sobrecarregado cansa-se, lesiona-se e torna-se perigoso para alunos menos experientes.
- Alunos com nível, professor, cavalos adequados e saldo de aulas (com reposições de faltas justificadas).
- Marcação de aulas com professor, pista ou picadeiro e cavalo, e com aviso quando o cavalo passa o limite de trabalho definido pelo centro. Num exemplo para um ginásio fictício, uma sócia reserva o último lugar no telemóvel e a aula fica lotada. Uma escola pode juntar o cavalo à reserva.
- Menores: dados dos encarregados de educação, autorizações (incluindo de imagem) e contactos de emergência.
- Licenças federativas e competições: inscrições, provas, transporte e resultados, com as regras da Federação Equestre Portuguesa a confirmar em cada época.
Se o centro tem equitação terapêutica ou hipoterapia, as informações sobre os utentes são dados de saúde: acesso restrito aos técnicos envolvidos, objetivos e evolução registados por profissionais habilitados, e consentimento informado. O software organiza, não faz a avaliação clínica.
Turismo equestre, seguros e segurança
- Passeios e campos de férias: reservas com nível exigido, número de participantes, cavalos disponíveis e guia.
- Declarações e regras de participação, articuladas com o contrato de seguro; uma declaração de responsabilidade não afasta, por si só, a responsabilidade do centro.
- Seguros: responsabilidade civil do centro, acidentes pessoais dos praticantes e seguro dos cavalos, com validades e alertas de renovação. Confirme com o mediador e, para praticantes federados, com a FEP, o que cada apólice cobre.
- Acidentes e incidentes com pessoas ou cavalos, com o relatório de circunstâncias e a comunicação à seguradora.
- Inspeções periódicas de cercas, portões, piso das pistas, estábulos e meios de combate a incêndio, com registo das manutenções.
- Livro de reclamações e informação ao consumidor sobre preços e condições.
Faturação
Pensões, aulas, passeios, extras veterinários e ferragens têm tratamentos diferentes, e algumas linhas podem ter enquadramento de IVA distinto (por exemplo, consoante se trate de ensino, de prestação de serviços desportivos ou de alojamento de animais). Defina a classificação de cada serviço com o contabilista e emita por programa de faturação certificado. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
Indicadores que vale a pena seguir
- Ocupação de boxes e receita por box.
- Custo por cavalo-dia (alimentação, cama, mão de obra, ferragem, veterinário) face ao preço da pensão.
- Horas de trabalho por cavalo de escola e dias de descanso.
- Aulas por aluno por mês e alunos sem aulas nas últimas semanas.
- Extras por faturar no fim do mês.
- Cuidados sanitários em atraso.
Prateleira ou à medida
- Só escola ou só pensões: se um programa de prateleira cobre o que faz, recomendamos começar por aí.
- Cavalo e aluno na mesma marcação: o limite de trabalho dos cavalos raramente cabe num programa genérico.
- Extras escritos duas vezes: o ferrador fica no caderno e volta a ser escrito na fatura.
- Já tem programa e falta uma peça: alertas ou um painel ligam-se a ele, por API se der acesso ou por exportação.
Quanto custa
- Automação pontual (alertas de vacinas e ferrador, lembretes de aulas, faturação mensal das pensões): a partir de €300.
- Dashboard com ocupação de boxes, receita por serviço e carga dos cavalos de escola: a partir de €500.
- Aplicação web com fichas de cavalos, contratos de pensão, escola e agenda: a partir de €800.
- App mobile para o registo diário dos tratadores e a consulta das fichas no estábulo: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Faturação certificada, pagamentos online, reservas de turismo e sistemas completos: orçamento caso a caso. O preço final fixa-se na proposta.
Antes de pedir propostas, conte durante um mês os extras que ficaram por faturar, as vezes que um aluno ficou sem cavalo adequado e os cuidados sanitários que só se descobriram em atraso.
O que perguntar a um fornecedor
- Como regista a ficha do cavalo, incluindo o documento de identificação e o estatuto em relação ao abate?
- Como avisa vacinas, desparasitações e ferrador antes de passarem o prazo?
- Como se faturam os extras a partir do registo diário dos tratadores?
- Como controla o limite de trabalho dos cavalos de escola na marcação de aulas?
- Como trata os dados de menores e, se houver equitação terapêutica, os dados de saúde?
- Quem é o dono dos dados, como se exportam se mudar de solução e quais são os custos ao fim de três anos?
Por onde começar
Comece pela ficha de cada cavalo com os alertas sanitários e pelos contratos de pensão com extras. A marcação de aulas com o limite de trabalho dos cavalos de escola é o passo seguinte, e o turismo equestre vem depois.
Costumamos começar pelo processo mais repetitivo do centro. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo. Veja também o guia de software para clínicas veterinárias, o de quintas, eventos e turismo rural, as soluções para desporto e fitness, as soluções para veterinária e os exemplos por setor.