O livro é um produto com regras próprias: preço fixado pela editora, milhares de títulos de rotação lenta, devoluções como prática normal do setor, consignações e autores pagos por percentagem das vendas. Um programa de ponto de venda genérico trata a caixa e pouco mais. Escrevemos este guia, como quem constrói este tipo de software, para quem gere uma livraria independente ou uma pequena editora em Portugal. Cobrimos as regras, quando basta um programa de livraria pronto e o que trata e custa um sistema à medida. Se o foco é a venda online, veja também o guia de software de e-commerce; para a produção gráfica, o de gráficas e impressão.
Livraria: caixa, stock e encomendas
Na caixa, o livro identifica-se pelo ISBN, que vem no código de barras da contracapa. O resto está fora da caixa: stock em loja e armazém, encomendas ao distribuidor ou à editora, reservas de títulos esgotados e devoluções.
- Ficha do título por ISBN, com autor, editora, edição, preço de capa e data de lançamento (que conta para o preço fixo).
- Pesquisa por título, autor ou tema, para o cliente que não sabe o ISBN.
- Reservas e encomendas de clientes, com aviso quando o livro chega.
- Encomendas e receções por fornecedor, conferidas com a fatura.
- Devoluções a distribuidores e editoras, com prazos e notas de crédito ligadas à conta-corrente.
O preço fixo do livro
Em Portugal, o regime do preço fixo do livro (Decreto-Lei n.º 176/96, alterado pelo Decreto-Lei n.º 94/2021) obriga o retalhista a vender os livros entre 90 % e 100 % do preço fixado pelo editor ou importador durante os primeiros 24 meses após a edição ou importação. Há regras próprias para feiras do livro, com desconto maior em dias limitados, e para cartões de cliente. Um sistema à medida pode conhecer a data de cada título e bloquear, ou pedir confirmação, quando um desconto passa o permitido. Confirme as exceções e as regras em vigor junto da IGAC, que fiscaliza o regime, porque está prevista uma possível revisão.
Consignações e devoluções
Muitas livrarias independentes recebem livros em consignação de microeditoras e de autores, e as editoras fazem o mesmo com as livrarias: o livro fica na loja e só se paga o que vender. Sem registo, os acertos fazem-se de memória, com prejuízo para os dois lados.
- Por livraria e por título: enviados, vendidos, devolvidos e em loja.
- Acerto periódico que gera a fatura do que vendeu e a nota do que voltou.
- Alertas para títulos que não vendem, para decidir a devolução antes do prazo.
Editora: títulos, ISBN e depósito legal
Para a editora, o centro é o título. Antes da impressão, cada edição precisa de um ISBN, atribuído pela Agência Nacional de ISBN, que funciona na APEL. Depois, há o depósito legal na Biblioteca Nacional de Portugal: a BNP refere 11 exemplares, com exceções, e o depositante é, em regra, a tipografia, cabendo ao editor nas obras impressas no estrangeiro. Confirme no site da BNP antes de configurar o processo.
- Ficha do título com ISBN, número de depósito legal, tiragens e reimpressões, preço e data de lançamento.
- Stock por canal (armazém, livrarias à consignação, distribuidor) e ponto de reimpressão definido pela editora.
- Ligação à gráfica: pedidos de orçamento e de impressão com as especificações do título.
Até à impressão, cada título passa por várias fases. Num exemplo que fizemos para uma produtora de conteúdos do setor de media, fictícia, o calendário mostra cada produção na sua fase, e uma gravação atrasada 2 dias fica à vista antes da publicação. Numa editora, o mesmo quadro pode seguir cada título até à gráfica.
Direitos de autor e adiantamentos
Os contratos de edição definem, em regra, uma percentagem sobre o preço de capa sem IVA (ou sobre a receita líquida), com valores diferentes por canal ou formato, e muitas vezes um adiantamento que só se paga de novo quando as vendas o recuperam. O cálculo é simples por título; é a quantidade de títulos, canais, devoluções e contratos diferentes que o torna difícil numa folha de cálculo.
Os rendimentos de direitos de autor têm tratamento fiscal próprio, incluindo regras de retenção na fonte e um regime de isenção parcial para certas obras, que dependem da situação do autor. O software regista o que se paga; o enquadramento confirma-se com o contabilista.
Quem trabalha à peça também precisa de registo. No exemplo da produtora fictícia, a fatura do fotógrafo externo chega pela área própria, confere com o valor acordado e segue para pagamento. Numa editora, pode servir para trabalhos encomendados fora.
Outras regras
- IVA: os livros têm, em regra, a taxa reduzida de IVA. Livros digitais e produtos que juntam livro e outro objeto: confirme com o contabilista.
- Faturação certificada e comunicação à AT, incluindo as faturas dos acertos de consignação. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
- Livro de reclamações, também em formato eletrónico.
- Dados pessoais de clientes de reservas e de cartões de cliente, com finalidade e prazo definidos.
Indicadores que vale a pena seguir
- Rotação por título e por categoria, e títulos parados há mais tempo.
- Devoluções por fornecedor e por categoria.
- Vendas por canal (loja, online, feiras, consignação).
- Para a editora: vendas face à tiragem e adiantamentos por recuperar.
Programa de livraria pronto ou à medida?
- Livraria com caixa, stock e encomendas, e poucas consignações: recomendamos um programa de livraria pronto, com faturação certificada.
- Consignações em várias livrarias ou de vários autores, com acertos feitos à mão: aqui o à medida justifica-se.
- Editora com vários contratos, canais e adiantamentos: os direitos pedem regras por contrato.
- Programa de faturação ou loja online que já serve: não o troque. Costumamos ligar por API se o programa der acesso, ou por exportação.
Quanto custa
- Automação pontual (aviso de reserva chegada, alerta de prazo de devolução, extrato de direitos por autor): a partir de €300.
- Dashboard com vendas por canal, rotação, devoluções e consignações: a partir de €500.
- Aplicação web com consignações, ficha do título e cálculo de direitos de autor: a partir de €800.
- App mobile para contagem de stock e receção por leitura de ISBN: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Ponto de venda com faturação certificada, loja online integrada e ligação a distribuidores, se derem acesso, e sistemas completos: orçamento caso a caso.
O preço final fixa-se na proposta. Antes de pedir propostas, veja onde perde mais tempo: acertos de consignação, extratos de autores, devoluções fora de prazo.
O que perguntar a um fornecedor
- Como controla o preço fixo e os descontos permitidos por título?
- Como regista consignações e acertos, por livraria e por título?
- Como calcula os direitos de autor por contrato, canal e adiantamento?
- Como se liga ao meu programa de faturação certificado e à loja online?
- Como exporto os dados se mudar, e quanto custa ao fim de três anos?
Por onde começar
Numa livraria, comece pelas consignações e pelas devoluções, que é onde se perde mais dinheiro sem dar por isso. Numa editora, pela ficha do título e pelo extrato de direitos de autor.
Na Soluções à Medida desenvolvemos software para livrarias e editoras. Se um programa pronto servir, dizemos-lho; se o caso for à medida, começamos pelo processo mais repetitivo e orçamos caso a caso. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso. Veja também as soluções para media e conteúdo, as soluções para arte e cultura, o guia de gestão de stocks e os exemplos por setor.