Uma clínica de ortopedia e traumatologia junta consulta, imagem, bloco operatório, implantes de valor elevado e vários pagadores, das seguradoras de acidentes de trabalho aos subsistemas. Cada peça tem registos próprios, e é nas passagens entre elas que se perde tempo e dinheiro. Este guia é para quem dirige uma clínica ou um consultório privado de ortopedia em Portugal e está a decidir entre um programa de prateleira e software feito à medida. Escrevemo-lo como quem constrói este tipo de software e, onde temos exemplo em vídeo, mostramo-lo. Para lesões do desporto e retorno ao treino, veja o guia de software para medicina do desporto; para a reabilitação, o de software para clínicas de fisioterapia.
Ficha ortopédica e escalas
A consulta de ortopedia regista a queixa, o mecanismo de lesão quando é traumática, o exame físico (amplitudes em graus e testes específicos de cada articulação) e as classificações de imagem, como a de Kellgren-Lawrence para a artrose do joelho ou a AO para as fraturas. Em campos estruturados, permite comparar consultas e pesquisar doentes; em texto livre, perde-se.
- Exame físico por articulação, com os testes e as amplitudes.
- Classificações radiológicas e de fraturas, escolhidas de uma lista.
- Escalas preenchidas pelo doente (Oxford Hip e Knee Score, DASH, Oswestry, dor), antes e depois da cirurgia.
Imagiologia ligada à consulta
A radiografia e a ressonância são o centro da decisão em ortopedia. As imagens ficam no PACS, do centro de imagem ou da própria clínica. O software não interpreta a imagem nem decide o tratamento: liga as imagens à consulta certa, abre a anterior ao lado da atual e guarda as medições e classificações do médico, junto da escala funcional do doente.
Não substituímos o PACS: costumamos ligá-lo pelo padrão DICOM, se der acesso, ou por exportação. O planeamento digital das próteses faz-se em ferramentas especializadas; o software guarda o plano e os tamanhos previstos, para comparar com o implantado.
Lista de espera e bloco operatório
Num exemplo que fizemos para uma clínica, fictícia, um utente marca ortopedia nas vagas reais do site e a consulta entra na agenda com o gabinete 2, com confirmação e lembrete na véspera.
Numa clínica com atividade cirúrgica, a lista de espera e a programação do bloco são o centro da operação. Cada doente com indicação cirúrgica tem prioridade clínica, data de inscrição e pagador, e cada cirurgia precisa de sala, equipa, tempo e material.
- Lista de espera por prioridade clínica e antiguidade, com o pagador de cada caso.
- Programação do bloco com duração por tipo de cirurgia e por cirurgião.
- Lista de verificação de segurança cirúrgica da OMS registada por cirurgia.
- Registo operatório: acesso, achados, implantes, profilaxia antibiótica e antitrombótica.
- Cirurgia de ambulatório: admissão, recobro, alta, contacto no dia seguinte.
Os tempos máximos de resposta garantidos (TMRG) são regras do SNS. Uma clínica privada que opera doentes do SNS pelo sistema de gestão de inscritos para cirurgia, por exemplo com vales de cirurgia, tem de cumprir as regras desse circuito: confirme-as com a entidade contratante antes de desenhar a lista de espera.
Implantes: rastreabilidade e consignação
O Regulamento (UE) 2017/745 (dispositivos médicos) exige rastreabilidade através do identificador único do dispositivo (UDI). As próteses da anca, do joelho e do ombro são, em regra, dispositivos implantáveis de classe III, para os quais as instituições de saúde devem guardar o UDI dos dispositivos que recebem ou implantam. O mesmo regulamento prevê o cartão de implante entregue ao doente, com exceções para alguns implantes, como parafusos, placas, fios e cavilhas. Confirme as obrigações da sua clínica com o fornecedor e com o INFARMED.
Grande parte dos implantes ortopédicos está em consignação: o fornecedor deixa na clínica uma caixa de tamanhos e a clínica paga só o que usa. Isto pede um registo rigoroso de tamanhos, lotes e reposições:
Lote F-2291 · UDI lidoLote T-1180 · UDI lidoLote P-0457 · UDI lidoLote C-7720Com o registo feito por leitura do código, e não à mão, o mesmo dado serve três coisas: o registo operatório do doente, a fatura do material ao pagador e o pedido de reposição ao fornecedor. Se o fabricante emitir um aviso de segurança para um lote, a clínica sabe que doentes contactar.
Acidentes de trabalho e seguradoras
Uma parte importante da traumatologia privada são acidentes de trabalho. O regime de reparação (Lei n.º 98/2009) obriga o empregador a transferir a responsabilidade para uma seguradora, que passa a ser quem paga o tratamento, depois de o autorizar. A incapacidade no fim do tratamento avalia-se pela Tabela Nacional de Incapacidades (Decreto-Lei n.º 352/2007). Para a clínica, são autorizações, relatórios e prazos que um doente particular não tem:
O software deve ligar o processo clínico ao sinistro, guardar as autorizações e os relatórios enviados, e não deixar faturar à seguradora o que não foi autorizado. A validação junto da seguradora automatiza-se se o portal der acesso. Se a clínica faz também medicina do trabalho, veja o guia de software para medicina do trabalho.
Pós-operatório e reabilitação
As consultas de revisão são marcadas a partir da data da cirurgia, segundo o protocolo do cirurgião, e as complicações (infeção, luxação, trombose, falta de consolidação) ficam registadas com o tratamento. O protocolo de reabilitação, com carga, restrições de movimento e progressão de exercícios, pode ser partilhado com o fisioterapeuta e com o doente numa app, com as instruções do cirurgião. Se a fisioterapia é na clínica, no mesmo exemplo, fictício, uma falta à sessão 7 gera duas datas para remarcar e a assiduidade do plano fica à vista da fisioterapeuta.
Ortopedia pediátrica
Com crianças, o consentimento é dado por quem exerce as responsabilidades parentais, e as radiografias seriadas (escoliose, displasia da anca) devem seguir protocolos de redução da dose de radiação. O software deve registar quem consentiu, e mostrar as radiografias e as medições ao longo do crescimento.
Faturação e registos de qualidade
Na fatura de uma artroplastia separam-se honorários, bloco, internamento e material implantado, e cada pagador (ADSE e outros subsistemas, seguradoras de saúde e de acidentes, doente) tem as suas tabelas. O software deve ligar cada ato e cada implante ao pagador, emitir por programa certificado e mostrar o que está por receber. No mesmo exemplo, no check-in a receção confirma a apólice e a tabela da convenção: o valor a pagar pelo utente, 20 €, aparece logo e a consulta de ortopedia entra no lote do seguro. Os atos médicos com finalidade terapêutica estão, em regra, isentos de IVA (artigo 9.º do CIVA); confirme com o contabilista. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
Em Portugal existe o Registo Português de Artroplastias, criado pela Sociedade Portuguesa de Ortopedia e Traumatologia, que recolhe dados das artroplastias para avaliar resultados e implantes. A participação e o formato dos dados confirmam-se junto da SPOT; o software pode preparar a exportação a partir do registo operatório, sem dupla digitação.
Indicadores que vale a pena seguir
- Tempo em lista de espera por prioridade e por pagador.
- Ocupação do bloco e desvio entre duração prevista e real.
- Ganho funcional (escala antes e depois da cirurgia).
- Complicações e revisões por tipo de cirurgia, com critérios definidos pela clínica.
- Autorizações pendentes e faturado por receber, por seguradora.
Amostras pequenas variam muito, e nenhum indicador substitui o juízo clínico.
Prateleira ou à medida
Se a clínica faz sobretudo consulta, com poucos pagadores e sem bloco, recomendamos um programa de gestão clínica de prateleira, que pode conviver com peças à medida. O à medida faz sentido quando:
- Há bloco operatório e a lista de espera vive em folhas à parte.
- Há implantes em consignação com lotes registados à mão.
- Os acidentes de trabalho pesam e as autorizações seguem por email.
- O programa atual não liga imagem, escalas e consulta.
Quanto custa
- Automação pontual (consultas de revisão marcadas a partir da data da cirurgia, aviso de reposição em consignação, lembrete de autorização pendente): a partir de €300.
- Dashboard com lista de espera, tempos acumulados, resultados e faturação por pagador: a partir de €500.
- Aplicação web com ficha ortopédica, lista de espera, registo operatório e de implantes, e processos de acidentes de trabalho: a partir de €800.
- App mobile para o doente seguir o protocolo de reabilitação e responder às escalas: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Ligação ao PACS, leitores de UDI, faturação certificada e seguradoras, e sistemas completos: orçamento personalizado, caso a caso.
O preço final fixa-se na proposta. O PACS, as ferramentas de planeamento e o programa de faturação certificado podem ficar como estão, ligados ao software.
O que perguntar a um fornecedor
- Como se liga ao meu PACS e abre as imagens a partir da consulta?
- Como regista os implantes por leitura do UDI, gere a consignação e encontra os doentes de um lote?
- Como trata os processos de acidente de trabalho e as autorizações das seguradoras?
- Onde ficam guardados os dados de saúde, e como se controla o acesso?
- Como exporto os dados se mudar de fornecedor, e quais são os custos ao fim de três anos?
Por onde começar
Começamos pelo processo mais repetitivo, aqui o registo de implantes com leitura de código ou a lista de espera cirúrgica, onde se concentram risco e dinheiro. A ligação ao PACS, as escalas do doente e os processos de seguradoras vêm a seguir.
Na Soluções à Medida fazemos software para clínicas de ortopedia e traumatologia a partir do modo de trabalhar de cada uma, e orçamos caso a caso. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso. Veja também o guia de software de gestão de clínicas, as soluções para saúde e os exemplos por setor.