Uma empresa de outsourcing de recursos humanos trata, para dezenas de clientes, o que cada um deles faria em casa: processar salários, enviar declarações, tratar contratos e ausências, e às vezes recrutar. O negócio vive de três coisas, que o software tem de proteger: precisão (um salário errado é um problema de uma pessoa concreta), prazos e separação dos dados de cada cliente. Este guia é para quem gere um bureau de salários ou de administração de pessoal em Portugal. Escrevemo-lo como quem constrói este tipo de software e, onde temos, mostramos um exemplo em vídeo. Cobre as obrigações, os riscos, o que fica no programa de salários e o que fazer à medida, e quanto custa.
O que o sistema tem de acompanhar
- Regras que mudam: o Código do Trabalho, as convenções coletivas (instrumentos de regulamentação coletiva de trabalho, IRCT), as tabelas de retenção de IRS, as taxas contributivas da Segurança Social e o salário mínimo. O sistema deve permitir atualizar parâmetros sem reprogramar, com data de entrada em vigor e histórico.
- Declarações mensais: a declaração de remunerações à AT (DMR) e à Segurança Social (DRI), mensais e com prazo até ao dia 10 do mês seguinte, e ainda o pagamento das contribuições e a entrega das retenções de IRS, com prazos próprios.
- Fundos de compensação: os trabalhadores abrangidos pelo regime de contratos posteriores a 1 de outubro de 2013 têm contribuições para o Fundo de Compensação do Trabalho (FCT) ou, conforme o caso, para o Fundo de Garantia de Compensação do Trabalho (FGCT). O sistema deve identificar quem está abrangido e calcular a contribuição.
- Processamento de salários: não existe uma certificação do programa de salários equivalente à da faturação, mas os resultados têm de ser corretos e auditáveis.
Este resumo não substitui o parecer de um contabilista ou de um jurista. As regras, os valores, os prazos e os formatos de entrega mudam: confirme-os junto da AT e da Segurança Social. O sistema só é tão bom quanto as atualizações.
O ciclo mensal de um bureau
Com muitos clientes, o trabalho concentra-se nos mesmos dias. O que o responsável quer ver é, por obrigação, quantos clientes estão concluídos, quais estão em risco e porquê. Parte do atraso vem de faltas e horas por confirmar pelo cliente. Num exemplo para uma empresa de trabalho temporário, fictícia, as horas da semana aparecem no portal do cliente: o cliente corrige uma entrada, valida a semana e as 118 horas validadas seguem para salários e faturação, por API se os programas derem acesso ou por exportação.
Regras por cliente e por trabalhador
O cálculo do salário depende do contrato (base, diuturnidades, subsídios, isenção de horário), das ausências do mês, das componentes variáveis (horas extra, comissões, prémios) e das regras do cliente e da convenção coletiva aplicável. O motor tem de aplicar as regras certas a cada trabalhador, e de dizer de onde vem cada linha do recibo.
- Configuração por cliente: convenção coletiva, tipo de subsídio de alimentação, tabelas de progressão, calendário e regras de horas extra.
- Simulação antes do fecho: comparar o mês com o anterior e assinalar as variações grandes, onde estão os erros.
- Arquivo dos recibos, das declarações e dos comprovativos de entrega, por cliente.
Administração de pessoal: da admissão à cessação
- Admissão: ficha do trabalhador (NIF, NISS, IBAN), contrato (tipo, categoria, salário, datas) e comunicação da admissão à Segurança Social, que tem de ser feita até ao início do contrato, pelo cliente ou pelo bureau, conforme o acordado.
- Férias e ausências: saldo e marcação segundo o Código do Trabalho e a convenção aplicável, com o efeito das faltas no salário e nas férias. Nas baixas por doença, o sistema regista o que a empresa tem de declarar, e a Segurança Social trata do subsídio nos termos das regras em vigor.
- Licenças parentais e outras ausências com regras próprias.
- Cessação: cálculo de férias não gozadas e proporcionais de subsídios, compensação quando devida, e geração dos documentos que o trabalhador e a Segurança Social exigem, nos formatos em vigor.
- Relatório único anual: o que o sistema já sabe (quadros de pessoal, remunerações) deve poder alimentar o relatório entregue todos os anos.
Recrutamento e seleção
- Funil de candidaturas por vaga de cada cliente: receção, triagem, entrevistas, avaliação e proposta, com o registo das interações de cada candidato.
- Pedidos dos clientes: num exemplo para uma agência de recrutamento fictícia, um cliente pede 8 operadores de armazém com formação em empilhador: a pesquisa cruza função, zona, disponibilidade e formação, três candidatos confirmam por mensagem e o pedido mostra 5 lugares por preencher.
- Base de candidatos: guardar dados de candidatos não selecionados para vagas futuras exige consentimento e um prazo de conservação definido e cumprido. O sistema deve registar o consentimento e eliminar ou anonimizar os dados no fim do prazo definido com o encarregado de proteção de dados.
Portal do colaborador e ausências online
Um portal onde o trabalhador consulta recibos, saldo de férias e documentos, pede férias ou atualiza o IBAN, e onde o gestor do cliente aprova, reduz pedidos de segundas vias e erros de transcrição. Veja o guia de intranet e portal do colaborador para PME.
Dados pessoais e separação entre clientes
Num bureau, o cliente é o responsável pelo tratamento e o bureau é o subcontratante. O artigo 28.º do RGPD exige um contrato (ou outro ato jurídico) que defina o que o subcontratante pode fazer, as medidas de segurança, a autorização para recorrer a outros subcontratantes e o apoio ao responsável em caso de violação de dados, para que este cumpra a sua obrigação de notificar a CNPD, em regra, em 72 horas. Os dados de salários, faltas e baixas são dados pessoais que exigem proteção reforçada.
- Segregação entre clientes: os dados de um cliente nunca podem ser visíveis a utilizadores de outro.
- Perfis por operador, com clientes atribuídos, e registo de todos os acessos.
- Cifra em trânsito e em repouso, cópias de segurança testadas e alojamento na União Europeia.
- Ficheiros das declarações: conservados o tempo necessário e em local seguro.
Indicadores que vale a pena seguir
- Recibos corrigidos depois de emitidos, em percentagem, por cliente e por operador; a meta vem da experiência do bureau.
- Declarações entregues dentro do prazo, e quais ficaram de fora e porquê.
- Clientes por operador e horas por cliente, para o preço do serviço cobrir o trabalho.
- Saídas de clientes e motivos.
Programa de salários pronto ou à medida
Os programas de salários do mercado têm anos de atualizações legais. Para o cálculo e as declarações, recomendamos compará-los antes de construir. O à medida compensa sobretudo nas camadas à volta:
- O cálculo já sai certo no programa que usa: fique com ele.
- O fecho atrasa por faltas, horas e variáveis que chegam dos clientes em email ou folhas soltas: um portal para o cliente validar.
- A poucos dias do prazo, não sabe que clientes estão em risco: um painel do ciclo mensal por cliente.
- Vários operadores veem todos os clientes: confirme a separação e o registo de acessos no programa pronto; se faltarem, resolvem-se à medida.
- Poucos clientes e poucos pedidos dos trabalhadores: o programa pronto chega, e é o que recomendamos.
O retorno depende de onde o bureau perde hoje: correções de recibos, declarações em cima do prazo, pedidos repetidos dos trabalhadores.
Quanto custa
- Automação pontual (lembretes de prazos por cliente, relatório de clientes por fechar, alerta de faltas por confirmar): a partir de €300.
- Dashboard com o estado do ciclo mensal por cliente: a partir de €500.
- Aplicação web com portal do colaborador, pedidos de ausência e aprovações: a partir de €800.
- App mobile para consulta de recibos e pedidos: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal, que num bureau inclui acompanhar as alterações legais: a partir de €50.
- Motor de processamento de salários multi-cliente, declarações legais e integrações: orçamento personalizado, caso a caso.
O preço final fixa-se na proposta.
O que perguntar a um fornecedor
- Quem atualiza as regras legais, com que rapidez, e quanto custa?
- Como se separam os dados de cada cliente, e como fica registado quem aceda a quê?
- Como se configuram convenções coletivas e regras diferentes por cliente?
- Como são entregues as declarações, e como fica o comprovativo?
- Como exporto os dados se mudar de sistema?
- Quais são os custos ao fim de três anos, incluindo as atualizações legais?
Por onde começar
Começamos pelo processo mais repetitivo. Num bureau, costuma ser o painel do ciclo mensal por cliente e os alertas de prazo, que são de baixo risco e dão visibilidade imediata; o motor de cálculo fica para o fim, se justificar. Orçamos caso a caso. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo. Veja também as soluções para recrutamento e RH, o guia de software para recrutamento e RH e os exemplos por setor.