Um atelier de arquitetura ou de design de interiores faz trabalho criativo com uma parte técnica e contratual exigente: fases, aprovações do cliente, especialidades de outros técnicos, licenciamento na câmara, revisões sucessivas e uma obra à espera das peças desenhadas certas. Este guia é para quem gere um atelier de arquitetura ou um gabinete de design de interiores. Escrevemo-lo como quem constrói este tipo de software e, onde temos, mostramos exemplos em vídeo com empresas fictícias. Cobre as funções, a escolha entre prateleira e à medida, e o custo.
Projetos e fases de trabalho
Um projeto de arquitetura percorre fases, como o programa preliminar, o estudo prévio, o anteprojeto, o projeto de execução e a assistência técnica à obra. Em obras públicas, o conteúdo de cada fase segue a Portaria n.º 701-H/2008, e em obras particulares os elementos dependem do procedimento e do regulamento de cada município. O software pode organizar o projeto por fases, com os entregáveis, o estado de cada um, a aprovação do cliente e a faturação de cada fase concluída.
- Especialidades: estruturas, climatização, eletricidade, telecomunicações, acústica e paisagismo, feitas por outros técnicos. O sistema pode guardar contratos, prazos e versões de cada projeto, e o que foi faturado e pago a cada consultor.
- Qualificação dos técnicos: os projetos têm de ser subscritos por técnicos legalmente habilitados (Lei n.º 31/2009), e o software pode guardar as declarações e os seguros de cada um.
- Licenciamento: o estado de cada processo, os pedidos de elementos adicionais com os prazos de resposta e as datas das licenças ou de outras decisões. No exemplo que fizemos para um gabinete fictício, um pedido de elementos da câmara cria logo as tarefas de arquitetura, estruturas e segurança contra incêndio. O sistema acompanha o processo; a submissão faz-se na plataforma da câmara. O regime jurídico da urbanização e da edificação (RJUE) foi alterado em 2024 pelo Simplex Urbanístico (Decreto-Lei n.º 10/2024): confirme em cada caso o procedimento e a plataforma de submissão.
Honorários, horas e rentabilidade
Os honorários podem ser fixados por fase, como percentagem do custo da obra, por horas ou por um valor global. As tabelas de honorários de referência que circulam no setor não são vinculativas, e cada atelier acorda livremente com o cliente. Em qualquer modelo, a pergunta é se o projeto deu dinheiro: revisões, reformulações e esperas comem horas que o orçamento não previu.
- Registo de horas por projeto e por fase, para comparar o custo real (horas × custo horário) com os honorários. No exemplo do mesmo gabinete fictício, o licenciamento passa as horas previstas e a margem da fase cai à vista antes de faturar.
- Adiantamentos: o saldo de adiantamento de cada projeto, deduzido na faturação de cada fase.
- Despesas: deslocações, impressões e taxas, repassadas ao cliente como acordado.
- Revisões: quantas revisões cada tipo de projeto ou de cliente gera, para fixar no contrato o número incluído e o preço das seguintes. Num exemplo que fizemos para um estúdio de design, fictício e de outro setor, quando o cliente pede uma ronda além das duas incluídas, o sistema assinala-a e prepara o orçamento adicional.
- Faturação certificada: a fatura sai de programa certificado pela AT, ligado por API se der acesso ou por exportação. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal e, para propostas e orçamentos, o de software de orçamentação e propostas.
Arquivo de peças e controlo de versões
Um projeto gera dezenas ou centenas de peças desenhadas, de plantas a mapas de acabamentos, em várias revisões. O que mais custa numa obra é executar uma peça já alterada. O sistema pode dizer qual é a revisão em vigor, o que mudou, quem a aprovou e a quem foi enviada.
- Ligação ao desenho e ao BIM: o sistema não substitui as ferramentas de projeto. Recebe as peças que elas geram, por exemplo em DWG, PDF ou IFC, por exportação, ou liga-se por API se o programa der acesso.
- Caderno de encargos: especificações de materiais e trabalhos por capítulos e especialidades, com as condições de medição e pagamento, base do contrato de empreitada.
- Aprovações do cliente: comentários, revisão e aprovação de cada fase registados com data e versão, o que protege o âmbito e sustenta a faturação. No gabinete fictício, a cliente comenta a cozinha na planta do estudo prévio e aprova-o no portal, com data.
Design de interiores
- Cadernos de especificação por divisão: mobiliário, revestimentos, iluminação, têxteis e acessórios, com a biblioteca de produtos e fornecedores e moodboards para partilhar com o cliente.
- Encomendas e prazos: quando o designer adjudica o mobiliário, cada encomenda acompanha-se até à montagem, porque uma peça à medida que atrasa pode atrasar o projeto inteiro.
- Orçamentos: honorários mais mobiliário e decoração, muitas vezes com cotações de vários fornecedores por item e a margem do designer, apresentados ao cliente num só documento.
Indicadores úteis
- Utilização da equipa: horas imputadas a projetos face às horas disponíveis. O objetivo é uma decisão de cada atelier, não uma regra geral.
- Margem por projeto e por tipo de projeto: honorários menos horas, subconsultores e despesas, para saber que projetos rendem e quais consomem mais revisões.
- Prazo de licenciamento por município: o tempo entre a entrega e a decisão, para gerir expectativas e planear a equipa.
- Fases concluídas e faturadas: o que está feito e ainda não foi faturado.
Prateleira ou à medida
Na nossa opinião, um atelier pequeno, com projetos parecidos e poucos processos na câmara, fica bem servido com um programa de prateleira. O caso muda se o atelier se reconhece nestes pontos:
- A margem de cada fase só se vê juntando à mão horas, subconsultores e despesas.
- Muitas peças e revisões circulam entre o atelier, as especialidades e o empreiteiro.
- Correm vários licenciamentos em paralelo, com pedidos de elementos a vigiar.
- Os clientes pedem revisões além das incluídas e as aprovações ficam espalhadas pelo email.
- No design de interiores, cada projeto junta vários fornecedores e peças por medida.
Se se reconhece em vários, começamos pelo processo mais repetitivo e orçamos caso a caso.
Quanto custa
- Automação pontual, como avisos de prazos de resposta a câmaras ou lembretes de faturação por fase: a partir de €300.
- Dashboard com margem por projeto, utilização da equipa e fases por faturar: a partir de €500.
- Aplicação web com projetos, fases, horas, peças desenhadas e faturação: a partir de €800.
- App mobile para registar horas, visitas à obra e fotografias no terreno: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Integrações com ferramentas de desenho e BIM e com a faturação certificada, se derem acesso, e sistemas completos para ateliers com várias equipas: orçamento caso a caso.
O preço final fixa-se na proposta. Ao avaliar um fornecedor, pergunte: compara a revisão em vigor, enviada e em uso em obra? Mostra o custo real das horas contra os honorários? Guarda as aprovações com data e versão? E como se exportam os dados se mudar de sistema? Para a gestão da empreitada, com autos de medição e subempreiteiros, veja o guia de software de gestão de obras.
Na Soluções à Medida desenhamos o software à volta do processo de cada atelier ou gabinete de design de interiores. Contacte-nos para uma conversa sem compromisso, com estimativa de custo e prazo, e veja também as soluções para arquitetura e engenharia, as soluções para construção e os exemplos por setor.