Em psiquiatria, o acompanhamento dura anos, o registo é mais narrativo do que noutras especialidades e a informação é das mais sensíveis que uma clínica guarda. Um software de agenda e faturação não responde ao que o psiquiatra precisa: ver a evolução das escalas, não perder uma análise de monitorização e ter à mão o plano de segurança de um doente em risco. Escrevemos este guia como quem constrói este tipo de software; onde temos exemplo em vídeo, mostramo-lo. É para quem dirige uma clínica ou um consultório de psiquiatria ou de pedopsiquiatria em Portugal: o que o software deve tratar, que regras interessam, quando chega um programa de prateleira e quanto custa. Se a sua equipa é sobretudo de psicólogos, veja o guia de software para psicólogos e saúde mental; para a gestão geral de uma clínica, o de software de gestão de clínicas.
Registo clínico longitudinal
A primeira avaliação é extensa (queixa, história da doença, antecedentes psiquiátricos e somáticos, história familiar e de substâncias, exame do estado mental e diagnóstico segundo a CID-11 ou o DSM-5-TR). No seguimento, importa a comparação com a consulta anterior: melhor, igual ou pior, que efeitos secundários, que mudanças de medicação. O software deve suportar:
- Notas estruturadas e texto livre, podendo separar as notas de psicoterapia do resto do processo, se o clínico quiser.
- Escalas aplicadas na consulta (PHQ-9, GAD-7, YMRS, PANSS, Conners, consoante o caso), com data, pontuação e gráfico da evolução. Num exemplo que fizemos para um consultório de psicologia e bem-estar, fictício, o questionário de acolhimento segue por email antes da primeira sessão: o cliente responde no telemóvel e as respostas chegam ao processo, visíveis só para a psicóloga. Em psiquiatria pode servir para escalas; a leitura é do médico.
- Medicação atual e histórico, com datas de início e de ajuste.
- Acesso por perfil e registo de quem abriu cada ficha. No mesmo consultório fictício, a receção abre o processo e vê sessões e pagamentos, mas não as notas; quando a Dra. Inês Sá escreve a nota, o acesso fica registado.
O sigilo profissional e o RGPD (dados de saúde, categoria especial) pesam aqui mais do que noutras áreas. Acesso restrito ao que cada pessoa precisa, cópias de segurança cifradas e registo de acessos são o mínimo; se o doente é menor, atenção a quem pode consentir e aceder.
Avaliação de risco e plano de segurança
Quando há ideação suicida, a clínica precisa de ter o risco avaliado, registado e revisto, e um plano de segurança construído com o doente. O papel do software é que isso não se perca: alerta ao clínico quando uma escala ou um registo sugere risco (por exemplo, uma resposta diferente de zero no item 9 do PHQ-9), ficha assinalada até a avaliação estar feita, e plano acessível na consulta seguinte.
O software não avalia o risco nem substitui o juízo clínico, e os alertas devem ser validados pela equipa. Em emergência, o contacto é o 112.
Psicofármacos e monitorização analítica
Muitos psicofármacos exigem exames periódicos: a litemia e a função tiroideia e renal no lítio, os enzimas hepáticos no ácido valproico, o hemograma na clozapina (que tem protocolo de monitorização hematológica próprio). Os intervalos dependem do medicamento, da fase do tratamento e do doente, e são decididos pelo psiquiatra e pelo resumo das características do medicamento. O software guarda esse plano por doente, calcula o que vence ou está em atraso e põe-no na lista do dia.
Nas prescrições, use um programa de prescrição certificado e cumpra as regras próprias dos psicotrópicos (Decreto-Lei n.º 15/93). O alerta de interações pode vir de uma base de dados de terceiros, integrada em vez de mantida à mão.
Internamento, hospital de dia e tratamento involuntário
Se a clínica tem internamento ou hospital de dia, o software deve tratar os episódios (admissão, motivo, regime, notas diárias, prescrições, alta) e o calendário de atividades e presenças. Atenção à lei: a Lei n.º 36/98, que muitos textos ainda citam, foi revogada pela Lei n.º 35/2023, de 21 de julho (Lei da Saúde Mental), em vigor desde 20 de agosto de 2023. O novo regime substituiu o internamento compulsivo pelo tratamento involuntário, que depende de decisão judicial e de condições legais próprias. Se a unidade pode vir a ter doentes nessa situação, peça a um jurista que confirme circuito, prazos e documentos; o software pode depois tê-los como modelos e alertas.
O licenciamento de uma unidade com internamento depende da ERS, e as regras de faturação ao SNS ou a seguradoras dependem dos acordos de cada clínica. O tratamento de dependências com terapêutica de substituição opiácea está organizado, em Portugal, sobretudo na rede pública (SICAD); uma clínica privada deve confirmar o que pode fazer, e com que articulação, antes de planear o registo.
Pedopsiquiatria e relatório para a escola
A avaliação de PHDA e de perturbações do espetro do autismo envolve escalas (Conners, SNAP-IV), entrevistas com os pais e, muitas vezes, vários profissionais. O software pode guardar instrumentos, respostas de pais e professores e o plano de intervenção. O relatório clínico para a escola, que fundamenta medidas de suporte à aprendizagem e à inclusão (Decreto-Lei n.º 54/2018), pode ser pré-preenchido, mas é um ato médico: deve ser revisto e assinado pelo clínico, e partilhar só o necessário, com autorização de quem representa a criança.
Faturação
A clínica pode faturar consultas, hospital de dia e internamentos a seguradoras, subsistemas e ao doente. O software liga cada ato ao pagador, acompanha os pagamentos e emite por programa certificado. Os atos médicos com finalidade terapêutica estão, em regra, isentos de IVA (artigo 9.º do CIVA); confirme o tratamento de cada serviço com o contabilista. Veja o guia de faturação eletrónica em Portugal.
Indicadores que vale a pena seguir
- Seguimento após uma crise: doentes com consulta, no prazo que a clínica definir, após uma urgência ou alta.
- Abandono: doentes que não voltaram após a primeira avaliação ou um ajuste.
- Monitorizações em atraso por medicamento.
- Escalas aplicadas face às previstas, e evolução média por diagnóstico.
- Ocupação da agenda e faltas. No consultório fictício, a agenda junta sessões no gabinete e online de dois psicólogos; quando um cliente desmarca, a lista de espera propõe a vaga.
Amostras pequenas variam muito e nenhum indicador substitui o juízo clínico; evite comparar doentes ou clínicos sem contexto.
Prateleira ou à medida
Para um consultório pequeno que precisa de agenda, ficha e faturação certificada, recomendamos um programa clínico de prateleira. É caso de software à medida quando se reconhece nisto:
- Escalas com alerta: gráfico e alerta de risco na ficha, com regras da equipa.
- Monitorização por medicamento: que análise vence ou está em atraso, por doente.
- Acessos por função: receção, psicoterapia e psiquiatria veem partes diferentes do processo.
- Internamento ou hospital de dia: episódios, atividades e presenças.
Se a clínica já tem programa de agenda e faturação, costumamos construir ao lado, por API se der acesso ou por exportação.
Quanto custa
- Automação pontual (lembrete de consulta, aviso de análise em atraso, alerta de escala em falta): a partir de €300.
- Dashboard com faltas, abandono, monitorizações em atraso e faturação: a partir de €500.
- Aplicação web com ficha clínica longitudinal, escalas, plano de segurança e painel de monitorização: a partir de €800.
- App mobile para o doente preencher escalas antes da consulta: a partir de €2.500.
- Manutenção mensal: a partir de €50.
- Sistema completo com internamento, faturação certificada e integrações (prescrição, laboratórios, seguradoras): orçado caso a caso.
O preço final fixa-se na proposta. Antes de a pedir, veja onde há hoje mais risco e tempo perdido: análises esquecidas, escalas em papel, planos de segurança que ninguém encontra.
O que perguntar a um fornecedor
- Onde ficam os dados de saúde mental, quem lhes acede e como fica o registo de acessos?
- Posso separar as notas de psicoterapia do resto do processo?
- Como se ligam as escalas ao gráfico e aos alertas de risco, e quem define as regras?
- Como calcula análises em atraso por medicamento e por doente?
- Como se integra com o meu programa de prescrição e de faturação certificados?
- Como exporto os dados se mudar de fornecedor, e quanto custa ao fim de três anos?
Por onde começar
Comece pelo que protege doentes e clínicos: acesso por perfil, escalas com gráfico e painel de análises em atraso. O plano de segurança e as integrações seguem depois.
Na Soluções à Medida começamos pelo processo mais repetitivo da clínica e orçamos caso a caso. Contacte-nos para falarmos do seu caso. Veja também as soluções para psicologia e bem-estar, as soluções para saúde e os exemplos por setor.