Agenda e gestão para consultórios e clínicas de psicologia

Num consultório com dois ou três gabinetes cruzam-se sessões presenciais e por videochamada, pacotes pagos antecipadamente, uma lista de espera e notas que só o psicólogo responsável deve abrir. Com tudo entre um caderno, uma folha de cálculo e o WhatsApp, o sigilo depende da atenção de cada pessoa. Um sistema feito para a sua prática pode separar o que a receção vê do que fica no processo.

O seu consultório ainda funciona assim?

014 problemas

Três psicólogos, dois gabinetes e uma receção que não deve ler notas

  1. O gabinete 2 está marcado duas vezes às 18h

    Cada profissional gere a sua agenda, mas as salas são partilhadas. A sobreposição descobre-se quando dois clientes esperam pela mesma sala.

  2. Para remarcar, abre-se a pasta onde estão as notas

    Quem atende o telefone só precisa de datas e contactos. Com a agenda no mesmo dossiê que as notas de sessão, o acesso deixa de se limitar a quem acompanha o cliente.

  3. Uma vaga às terças e uma lista de espera num caderno

    Quando um acompanhamento termina, preencher o horário obriga a percorrer nomes e lembrar quem só pode online ou ao fim do dia.

  4. Pais separados, dois emails e uma declaração

    Na consulta de crianças e jovens, um dos pais pede uma declaração e o outro também a pode receber. Saber a quem se enviou cada documento fica na memória de quem o escreveu.

026 passos

Do primeiro telefonema ao arquivo do processo

Exemplo hipotético, numa clínica com vários psicólogos.

  1. Pedido de consulta

    Hoje

    Chega por telefone, email ou mensagem e fica anotado onde calhar.

    Com software à medida

    Um formulário pode registar o motivo geral, a preferência entre gabinete e videochamada e a disponibilidade, e pôr o nome na lista de espera.

  2. Primeira sessão

    Hoje

    O consentimento é explicado em sessão e a anotação fica no caderno do psicólogo.

    Com software à medida

    O consentimento pode ficar documentado no processo, com data, forma e versão do documento informativo entregue.

  3. Acompanhamento

    Hoje

    As notas ficam em cadernos ou ficheiros soltos no computador de cada profissional.

    Com software à medida

    As notas podem ficar no processo do cliente, abertas apenas ao psicólogo responsável.

  4. Pagamento

    Hoje

    Pagamentos por MB WAY ou numerário apontados numa folha à parte.

    Com software à medida

    Cada sessão realizada pode descontar o pacote e preparar o pedido de fatura.

  5. Troca de psicólogo

    Hoje

    Quando um colega sai da clínica, as pastas mudam de mão sem registo.

    Com software à medida

    A passagem do processo pode pedir confirmação do consentimento do cliente e ficar registada.

  6. Fim do acompanhamento

    Hoje

    A pasta vai para um armário e o ficheiro digital fica onde estava.

    Com software à medida

    O processo pode ser encerrado e mantido em arquivo com o mesmo acesso restrito.

035 funcionalidades

Gabinetes, consentimentos e famílias, além da agenda

Além das quatro demonstrações, estas peças pedem-se em separado.

Aplicações web

Mapa de gabinetes

Cada sessão presencial pode reservar uma sala, e as online não ocupam espaço. Quem cede gabinetes a outros profissionais pode ver a ocupação por pessoa.

Aplicações web

Registo de consentimentos

Documento informativo por tipo de intervenção, com versão, data e forma, ligado ao processo. Um pedido de gravação pode ficar bloqueado até haver consentimento escrito registado.

Aplicações web

Ficha de menores com dois representantes

Contactos de ambos os progenitores ou representantes legais, com registo de cada declaração ou relatório enviado, a quem e em que data.

Dashboards

Painel da clínica

Ocupação por gabinete e por profissional, faltas, sessões por faturar e pacotes por consumir, sem qualquer conteúdo clínico à vista.

Apps mobile

App para o cliente

Marcar, remarcar, entrar na videochamada e responder a questionários no telemóvel.

044 demonstrações

Veja a funcionar

Demonstrações de 15 segundos, construídas pela nossa equipa com dados fictícios. Abra cada uma para ver as funcionalidades em detalhe.

Demonstração · 15 s

Agenda com Sessões Presenciais e Online

Sessões no gabinete e online na mesma agenda, por psicólogo. Quando um cliente desmarca, a lista de espera pode propor a vaga por mensagem.

Demonstração · 15 s

Notas de Sessão com Acesso Restrito ao Psicólogo

A receção vê o contacto mascarado, as sessões e os pagamentos, mas não as notas. O psicólogo responsável regista o necessário e cada acesso às notas fica registado.

Demonstração · 15 s

Questionário Enviado ao Cliente antes da Sessão

Antes da primeira sessão, o questionário de acolhimento segue por email. O cliente vê quem trata os dados e responde no telemóvel; as respostas chegam ao processo.

Demonstração · 15 s

Pacotes de Sessões e Faturação por Sessão

Cada pacote mostra as sessões feitas e as que faltam. A sessão realizada pode seguir para faturação e o cliente ser avisado antes do fim do pacote.

05Cenário

Uma clínica, várias profissões, um só processo por cliente

Exemplo ilustrativo

Exemplo ilustrativo: uma clínica em Aveiro com cinco psicólogos, uma nutricionista e três gabinetes.

As consultas dividem-se entre gabinete e videochamada, e a receção gere tudo numa folha de cálculo com um separador por profissional.

Aplicações web Automações APIs e integrações

  1. Agenda por profissional e por gabinete, com as sessões online sem sala atribuída

  2. Processo do cliente com notas fechadas ao psicólogo e área separada para a nutricionista

  3. Ficha de menores com os dois representantes legais e histórico de documentos enviados

  4. Lembretes de sessão e envio dos dados de cada sessão ao programa de faturação certificado

065 obrigações

Registos, consentimento e sessões à distância no Código da OPP

  • Privacidade dos registos (Código Deontológico da OPP, Regulamento n.º 898/2024, normas 2.1, 2.2 e 2.5) — aplica-se a psicólogos inscritos na Ordem

    Os registos são propriedade do cliente e ficam sob responsabilidade do psicólogo. Regista-se só a informação estritamente necessária, e arquivo e destruição asseguram a confidencialidade. Se um colega assumir o acompanhamento, a informação passa no melhor interesse do cliente e com o seu consentimento.

    Fonte: ordemdospsicologos.pt

  • Consentimento e intervenção à distância (mesmo Código, normas 1.15 e 2.9) — aplica-se a psicólogos inscritos na Ordem, também em sessões online

    O consentimento, oral ou escrito, fica documentado no processo. Gravar áudio ou vídeo exige consentimento escrito que explicite o uso posterior dos dados; a eliminação de registos também depende de consentimento escrito. À distância, o cliente é informado dos riscos para a privacidade e a confidencialidade.

    Fonte: ordemdospsicologos.pt

  • Dados de saúde (RGPD, art. 9.º, n.º 2, al. h)) — aplica-se a consultórios e clínicas que tratem dados de saúde dos clientes

    Só se tratam ao abrigo de uma exceção do artigo, como a prestação de cuidados por profissionais obrigados a sigilo. No sistema, isso pode traduzir-se em perfis: agenda para a receção, notas para o psicólogo.

    Fonte: eur-lex.europa.eu

  • Mensagens a clientes (Lei n.º 41/2004, art. 13.º-A) — aplica-se a SMS e emails de marketing direto a pessoas singulares

    Convidar antigos clientes para um workshop de gestão do stress é marketing direto e pede consentimento prévio e expresso. Um lembrete de sessão tem outra finalidade; a clínica decide a base de licitude e pode omitir o motivo da consulta.

    Fonte: uc.pt

  • ATCUD nas faturas das sessões (Portaria n.º 195/2020) — aplica-se a cada fatura ou fatura-recibo emitidas pela clínica ou pelo psicólogo

    Faturas de sessões avulsas e de pacotes levam o código ATCUD. A emissão pode continuar no programa certificado da clínica, que recebe do sistema os dados de cada sessão realizada.

    Fonte: info.portaldasfinancas.gov.pt

Cada empresa responde pelas suas obrigações legais; o software pode guardar os registos e avisar dos prazos.

085 pontos de partida

Por onde pode começar e a que preço

Um consultório pequeno pode arrancar por uma linha e juntar as outras quando a agenda o pedir.

Selecionar Ponto de partida Serviço Preço
Lembretes de sessão, avisos à lista de espera e envio de questionários Automações a partir de €300
Painel de ocupação dos gabinetes, faltas e pacotes por consumir Dashboards a partir de €500
Agenda partilhada, processo do cliente com notas restritas e consentimentos Aplicações web a partir de €800
App do cliente para marcar, entrar na sessão online e responder a questionários Apps mobile a partir de €2.500
Ligação ao programa de faturação certificado ou à plataforma de videochamada APIs e integrações orçamento personalizado

Marque as linhas que lhe interessam: o pedido de orçamento segue com a sua escolha.

Valores de entrada. O preço final depende do âmbito e é fechado na proposta.

Pedir orçamento

096 perguntas

Sigilo, menores, gravações e orçamento

A receção consegue marcar sessões sem ver as notas?

Sim: os perfis podem ser desenhados para que quem marca veja apenas nome, contacto, horário, gabinete e estado do pagamento. As notas de sessão ficam no processo, abertas só ao psicólogo responsável. Cada acesso a um processo pode ficar registado, com data e utilizador.

O que acontece ao processo quando um psicólogo deixa a clínica?

Fica no sistema da clínica, e o acesso de quem saiu pode ser desativado. O Código Deontológico da OPP admite que a informação passe a um colega que assuma o acompanhamento, no melhor interesse do cliente e com o seu consentimento. O sistema pode pedir essa confirmação antes de mudar o responsável e guardar o registo da passagem.

Como se trata a consulta de um menor com pais separados?

A ficha pode guardar os dois progenitores ou representantes legais, cada um com os seus contactos. Segundo o Código da OPP (norma 2.6), uma declaração ou relatório pedido por um deles é fornecido a ambos, salvo se algum estiver legalmente inibido das responsabilidades parentais. O sistema pode registar cada envio, com destinatário e data.

As sessões online ficam gravadas?

Não, a menos que o decida: o sistema pode limitar-se a criar a ligação da videochamada, sem gravar nada. Se houver motivo para gravar, o Código da OPP exige consentimento escrito que explicite o uso posterior. Esse consentimento pode ficar no processo antes de a gravação ser possível.

Quanto custa começar num consultório com dois psicólogos?

Uma entrada contida são os lembretes de sessão e os avisos à lista de espera, a partir de €300. Juntar agenda partilhada e processo do cliente com notas restritas numa aplicação web fica a partir de €800. A tabela acima indica onde começa cada outra peça.

Nutricionistas ou coaches da clínica podem usar o mesmo sistema?

Podem, cada um com a sua área e as suas notas. O Código da OPP admite partilha de informação dentro da equipa só no estritamente necessário e com conhecimento prévio do cliente, que a pode recusar. Por isso, o que um profissional vê do trabalho do outro define-se caso a caso.

Como funciona

Do primeiro contacto à entrega

Um processo transparente, iterativo e sem surpresas.

1

Conversa Inicial

Ouvimos as suas necessidades e entendemos os processos do seu negócio.

2

Proposta à Medida

Apresentamos uma proposta clara com funcionalidades, prazos e investimento.

3

Desenvolvimento

Construímos por fases, com demos regulares para validar cada funcionalidade.

4

Entrega e Suporte

Formação da equipa, migração de dados e suporte contínuo incluído.

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